Ata de reunião de franqueados.
ATA DE REUNIÃO .......... FRANQUEADOS
Período: Dias ...... de ........... de ........
Local: Hotel ............. - Cidade de ................./.......
"Devemos seguir nossa estrela. Se o caminho estiver correto, faremos sucesso. A
vontade é o que importa."
Abertura: Sr ........... dá boas vindas a todos os presentes, iniciando com a
apresentação do Sr. ..............., pessoa que ficará responsável por todas as
ações de Marketing junto a ..............., cujo perfil é de extremo
conhecimento e experiência na área. Sr. .............. ressaltou a necessidade
de trabalharmos cuidadosamente no marketing ............... para que os
objetivos a nível geral fossem atingidos, considerando este, um dos assuntos
principais desta reunião.
Vale acrescentar que houve mudanças na pauta de reunião no tocante à seqüência
dos assuntos que também deveriam estar sendo questionados, porem, a pedido dos
............... franqueados esta seqüência foi modificada.
Após as considerações feitas, deu prosseguimento o Sr. ........ .............,
palestra enfocando temas voltados à historia da Franchising, Pioneirismo e o
Marketing em geral, relatando sua vasta experiência na área, e temas abordando
os seguintes assuntos:
à Imagem Corporativa,
à Linha de Comunicação e sua definição,
à Diferentes públicos e comunicações,
à Espírito corporativo,
à Forma de publicidade,
à Sistema mercadológico,
à Suporte de Marketing
à Construção de uma Grande marca,
à Conceito de marketing,
à Relacionamentos entre cliente e Agência,
à Campanhas,
à Linguagem do marketing
à Planos de mídia.
(Projeto que está sendo formatado pelo Sr. ............ para ................).
Sr. ........ salientou a importância no conhecimento e aprendizagem de todos os
assuntos envolvidos no Marketing, exemplificando outras empresas que estão
atuando em grandeza no mercado de Franchising por suas inovações e atualizações
dentro dessa atividade.
Sr. ..........., também fez alguns comparativos sobre custos, mão de obra dos
produtos importados, os quais apresentam uma realidade superior, colocação feita
em virtude de dúvidas que surgiram dos .............. Franqueados, durante a
palestra que estava sendo dirigida, porém, ressaltou que o Brasil está
mundialmente no segundo lugar em consumo na área de Cosméticos.
O ........... Franqueado ..................... (representante de
................../.........), questionou sobre a possibilidade na confecção das
sacolas plásticas através de um custo inferior ao atualmente aplicado, resolução
informada no final desta ata.
Prosseguindo com a palestra, o Sr. ........... argumentou sobre a criação de um
comitê de varejo, trabalho direcionado aos lojistas os quais deverão estar
atentos à padronização, e o envolvimento com promoções, salientando que todo
esse trabalho deverá estar com anuência e autorização da Franqueadora
(...............).
Durante a palestra foi esclarecido sobre as formas de divulgação e propagação da
marca, citando como exemplo a colocação de OUTDOOR, veículo de grande
importância numa campanha publicitária, Ilustrações, custos, procedimentos para
propaganda em jornais de grande veiculação e outros, assuntos que foram
questionados pelo ............ Franqueados, dirimindo dúvidas existentes.
Na oportunidade, ficou esclarecido pelo Sr. ............... (Designer
..............), o motivo de a logomarca ter sido publicada no anúncio da Folha
de ................ com padronização antiga.
Sr. ..............., finalizou a palestra enfatizando a importância de todos os
temas que foram abordados, esclarecendo que a empresa deverá vivenciar o assunto
profundamente, mantendo uma equipe bem treinada, exigindo respostas, falando uma
mesma linguagem e sempre "pensar" grande e, em conjunto, fator primordial para o
desenvolvimento da Instituição.
Sr. .................. prosseguiu a reunião esclarecendo sobre os pontos frágeis
da .................., resultando atualmente em 50% da linha com prejuízo e
outros aspectos negativos que a empresa vinha sofrendo. Diante das considerações
feitas, mudanças deveriam ser feitas imediatamente, e teríamos que investir
arduamente na Publicidade e, para, tanto deveríamos alterar todo o sistema de
remunerações e descontos que, atualmente vinham sendo aplicados, assim, as
propostas iniciais apresentadas foram as seguintes, principalmente no tocante à
publicidade ....................:
- Trazer toda a mídia para dentro da empresa (Franqueadora) ou seja:
- as Ações de Publicidade serão de total responsabilidade da ...............,
tanto na parte do desenvolvimento como na parte financeira, e em parceria com a
nossa nova Agência de Publicidade contratada, a ................. empresa
extremamente conceituada e premiada mundialmente neste ramo de atividade.
- Comunicação integral a toda a rede.
- A Franqueadora sempre deverá estar informada sobre ações publicitárias locais
por parte dos franqueados, sendo que a respeito deste assunto, Sr. ............
exemplificou que a publicidade em .................. seria feita inicialmente
através de um trabalho com ........ funcionários contratados pelo
................. Franqueado desta região Sr. ................., o que
poderíamos chamar de "Marketing de Guerrilha", uma forma de divulgação que
apresenta um retorno bastante favorável quanto à propagação da marca.
Após estas definições, Sr. ................ informou sobre a verba anual
necessária para o inicio do programa de mídia, totalizando em U$
..................... (........................... de dólares), anuais, valor
este que deverá estar sendo liberado pela ................ a partir de
............... ou ................ deste ano (.........) dependendo apenas da
negociação do espaço publicitário que atualmente está negociado.
- Quinzenalmente será veiculado na revista "................"a publicidade
..............., em uma página muito lida, por uma população de mais de
.................. leitores, na sua maioria público feminino, cuja inserção será
feita na página intitulada "AMOR" (custo de cada inserção para este item também
foi informado aos ............. franqueados - R$ ..............), perfazendo um
total de - R$ ........... mensais.
- Mensalmente também, será veiculado nas revistas ".........." e
".................." a publicidade ..................., em uma página
indeterminada, porém muito lida por uma população de mais de ...................
leitores, na sua maioria público feminino ( o custo de cada inserção para estes
itens também foi informado aos ............. franqueados - R$ ...............)
mensais.
Sr. ............. informou outra Ação de Marketing que estaria sendo implantada
relativamente ao site na Internet que, atualmente, esta designado no endereço:
.........................., o qual passará, após negociações:
..................... no entanto, o valor solicitado pelo proprietário do
domínio é muito alto, podendo este negócio não ser concretizado.
Prosseguindo a reunião na parte da tarde, foi feita apresentação do Sr.
................, responsável pela empresa ............., o qual abordou assunto
referente implantação de Softwares aos franqueados, através do programa
.................., mencionando toda a linha de trabalho através do respectivo
programa, sua utilização, acessórios, telas do sistema e filosofias da empresa,
cujo custo deste programa oferecido pela ................ para a ............
corresponderá a um pacote no valor de R$ ......... (..............), sendo que o
referido programa é auto instalável, possuindo o respectivo MANUAL DE
INSTALAÇÃO.
Após esta explanação, os ................ Franqueados solicitaram em conjunto,
uma reunião visando opinar sobre as propostas que foram apresentadas, sendo que
cada um deles pode oferecer o seu ponto de vista abertamente sobre o assunto. Em
síntese, discordaram sobre alguns pontos, principalmente sobre a parceria com
agência ..............., mudanças nas atribuições dirigidas aos
................. franqueados, retorno financeiro e comissionamento (ganhos)
que, até aquele momento a proposta inicial era de 10%.
Porém, após considerações relevantes e importantes feitas pelo Sr.
................ e Sra. ................. sobre a nova sistemática que estaria
sendo implementada, os benefícios, a filosofia da empresa, a construção de uma
grande empresa, a viabilidade de negócios para todos, trabalhos com pessoas
experientes e competentes nas diversas áreas, ressaltando que, a construção de
uma "GRANDE" empresa depende do trabalho em conjunto e, não, de trabalhos ou
problemas isolados de cada um, foi possível concluir todos os questionamentos
relativamente às mudanças, que deverão vigorar à partir de ..../..../....., as
quais estarão sendo discriminadas abaixo para melhor entendimento:
ATRIBUIÇÕES EFETIVAS DO .......... FRANQUEADO
- Povoar sua região de lojas;
- Contato diário com o franqueado, dirimindo dúvidas e problemas que por ventura
ocorram, confeccionando semanalmente, relatórios diretamente à franqueadora
(...............);
- Deverá existir o trabalho de LIDERANÇA junto aos franqueados;
- Suporte aos franqueados;
- Os pedidos dos franqueados deverão ser enviados diretamente aos
............... franqueados via e-mail com cópia para a ..................., ou
seja, o .......... franqueado deverá ter o conhecimento do pedido e,
consequentemente, autorizar o mesmo.
- Treinamento de produtos aos franqueados;
RESOLUÇÕES A PARTIR DE .../..../.....
- A venda e a distribuição dos produtos e materiais será feita diretamente pela
................... aos franqueados, sendo que a mesma correrá todos os riscos
de créditos;
- Aumento médio de .......% nos produtos (tabela será confeccionada e
posteriormente encaminhada) à partir de ...../...../...... Os pedidos somente
serão aceitos com o preço antigo até .../.../...... as ....... hs da manhã;
- Comissão do ........... Franqueado para produtos faturados após
...../..../........:
.....% a partir de ..../...../...... até ......./......
.....% de ..../..../..... até o final do Contrato.
O pagamento da comissão será efetuado mensalmente, e sobre valores faturados e
recebidos no mês anterior.
Devera ser emitido pelo ............ franqueado N. Fiscal de Prestação de
Serviços relativo às comissões acima mencionada, às quais, deverão estar em
poder da ............ até o dia .... (.....) de cada mês.
O informativo referente ao valor da comissão será liberado pela ............ até
o dia ..... (.........).
Após procedimentos, será efetuado respectivo depósito das comissões.
Para emissão da Nota Fiscal de Prestação de Serviços o ...............
Franqueado deverá ter empresa de representação.
- Prazo do Contrato: ..... (.....) anos. Renováveis por mais ........ anos.
- Desconto nos produtos para o Franqueado:
50% sobre o preço final consumidor.
- Taxa de franquia para novos contratos: R$ ................
- Comissão sobre a venda da franquia: R$ ............. (para este item deverá
ser emitida pelo ............. franqueado a respectiva N. Fiscal processo não
será aceito sem este documento);
- IMPORTANTE: Os candidatos que já se encontram em processo de negociação com
taxa inicial de franquia informada em R$ ............., o comissionamento será
de R$ ............... (negócios prováveis), sendo que para estes casos haverá
obrigatoriedade no envio de e-mail, comunicando o fato.
- Prazos de faturamento para franqueados: 28 e 45 dias;
- O material deverá ser liberado com preço inferior, próximo ao preço de custo e
repassado aos ............. Franqueados e franqueados;
- Esta disponível os endereços na INTERNET para os .......... franqueados
relativamente ao envio dos resultados de vendas e pedidos assim descriminados:
............. e .................
- Serão firmados contratos com transportadoras, visando um custo inferior do
frete para os franqueados, porém, será pesquisado um preço médio por produto,
para que o Franqueado mais distante pague o mesmo valor que um Franqueado que
esteja em ........... por exemplo;
- O trabalho "PORTA / PORTA" deverá ser demonstrado através de vendedoras fixas
da loja, as quais deverão aos interessados toda a linha de produtos (Será
confeccionado um manual específico para este trabalho);
- Os contratos de ............ e Franquia assinados deverão ser substituídos
pelos novos contratos, nos quais, estarão inseridas as novas cláusulas
contratuais definidas em reunião;
- Mensalmente será informada a quantidade de lojas abertas;
Na oportunidade, foram apresentados os novos produtos a serem lançados dentro de
um prazo máximo de .......... dias, os quais abaixo informamos:
- XAMPU EM BARRA
- SABONETE EM METRO (Fragrâncias: chocolate, baunilha, morango, óleo de oliva).
- LÁPIS AUTOMÁTICO PARA CONTORNO DOS OLHOS (metálico)
- O PORTFÓLIO (NOVO MATERIAL DE FRANQUIA)
Encerramento: Concluindo a reunião, Sr. ............. e Sra. .............
salientaram que mudanças são necessárias, e, sempre para melhor, visando o
aperfeiçoamento e aprimoramento da empresa além de demonstrarmos um trabalho
diferenciado e competitivo no mercado, buscando alternativas, qualidade nos
serviços prestados, o fortalecimento institucional da marca e, objetivando
sempre o espirito de união, liderança e confiança dentro de uma "GRANDE" empresa
a ..................
Os assuntos que não puderam ser abordados nesta reunião, conforme seqüência da
pauta, serão discutidos no próximo encontro à ser informado pela
....................
Agradeceram a participação de todos, desejando que o SUCESSO seja o alvo
principal a ser atingido.
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ASSINATURAS