Como redigir um email e carta com perfeição
Para redigir uma carta ou email com perfeição precisa ter cuidado com alguns
detalhes. Observe os principais detalhes que deve estar atento.
Se a carta for de rotina, não há razão para se falar a cada instante em
"honra", "satisfação", "prazer" e outras palavras semelhantes.
Essas palavras, usadas freqüentemente, desgastam-se e não produzem mais o efeito
desejado.
Elas devem ser reservadas para ocasiões muito especiais, para transmitir
mensagens que realmente sejam motivo de honra, satisfação ou prazer etc..
- Temos a honra de convidar V. Sas...
- Temos o prazer de comunicar a V. Sas. a abertura...
- Temos a satisfação de enviar-lhes...
Importante solicitações e pedidos não são favores
Depois de tanto tempo da mudança da redação, ainda hoje encontramos cartas
com:
- "Temos em mãos seu estimado favor..."
- "Em nossa resposta a seu prezado obséquio..."
Assim falando, estamos rebaixando a qualidade de nossos produtos. Você não
precisa agradecer de joelhos os pedidos recebidos.
"O começo de uma carta deve ser rápido e sem preparação. As palavras mais
difíceis sempre serão as cinco primeiras porque são as que mais atraem a atenção
do leitor. Delas depende continuar ou suspender a leitura. Sempre que possível,
nas cinco primeiras palavras de uma carta, diga ao destinatário tudo o que ele
está esperando você dizer." (José Roberto Whitaker Penteado)
Veja como obter a atenção do leitor
Primeira dica é como fazer o Inicio da carta
Devemos sempre chamar a atenção do leitor no primeiro parágrafo, para que ele
continue a ler a carta, pois as primeiras impressões são as que ficam, tanto no
contato pessoal como por carta.
O chamariz do primeiro parágrafo deve ser sempre breve e atrativo, pois dele
dependerá o interesse do leitor em continuar ou não a ler a carta.
É evidente que maus escritores não têm lugar na organização para escrever
cartas comerciais. Quem continuaria a ler uma carta com estes inícios:
- Vimos pela presente agradecer seu estimado obséquio...
- Com referência a seu estimado pedido, gostaríamos de dizer...
- Acusamos o recebimento de sua prezada carta...
Final da carta
No final da carta não há lugar para dúvidas, pois o leitor poderá perder a
confiança no que está lendo. Verifique os seguintes finais tirados de cartas
comerciais:
- Se desejarem comprar os nossos produtos, aceitaremos seus pedidos
com prazer.
- Pedimos tenham um pouco de paciência para ler nossa longa carta, mas
ela era necessária para mencionar todos os nossos serviços.
Esses finais contêm palavras negativas e revelam que o remetente não tem
certeza do "peixe" que está vendendo.
Se você não sabe o que dizer no final de uma carta, eis a resposta para seu
problema: "NÃO DIGA NADA."
Assinatura na carta comercial
A assinatura na carta comercial é muito mais importante do que se pensa. Ela
serve para conferir a responsabilidade do que foi escrito.
O leitor tem o direito de saber o nome da pessoa que assinou a carta. Assim,
devemos escrever o nome de modo legível, ou mencioná-lo abaixo da assinatura.
Não faça com que o leitor tenha de decifrar a assinatura de quem escreveu a
carta, se desejar que a resposta seja endereçada à atenção da própria pessoa que
a escreveu.
Importância da correspondência comercial
Deve-se dar vital importância à carta comercial, pois é um instrumento de
trabalho de grande valor. Além de intermediar as relações cliente-empresa, é o
laço que une a maior parte das transações comerciais. Ela não reflete única e
exclusivamente a imagem da empresa, mas dela depende muitas vezes o bom êxito de
um negócio.
Siga a estética americana, colocando a data, a saudação e o início dos
parágrafos do lado esquerdo.
Se o papel for timbrado, não será preciso mencionar novamente o nome da
cidade ao colocar a data.
Exemplo: 27 de fevereiro de 20...
Se o papel não for timbrado, mencione o nome da cidade.
Referência: é muito importante, inclusive para relacionar a carta de imediato.
À atenção de: também é sumamente importante colocar à atenção de alguém,
quando se quer que a carta chegue às mãos da pessoa certa.
Se o destinatário ocupar um cargo, este virá depois do nome. Exemplo: SR.
[Nome]
Diretor Presidente das INDS. [Nome]
[Cidade] (Estado)
Coloque o fecho da carta também do lado esquerdo: Atenciosamente.
(Nome da empresa ou da pessoa) A assinatura deverá constar entre o
"Atenciosamente" e o nome.