No dia a dia, a correria torna o tempo insuficiente para que as pessoas
realizem suas atividades sem deixar qualquer pendência na agenda. E isso vale
tanto para a vida pessoal quanto profissional. Nas organizações, o que mais se
vê são profissionais com acúmulo de atividades que precisavam ser entregues na
"semana passada". Mas toda organização sempre possui períodos em que se exige do
profissional e em outros, chega a ter certa "calmaria". Não que isso signifique
uma "paralisia" temporária, mas sim que a agitação está controlada e é possível
realizar outras ações que agregarão valor ao desempenho do profissional e ao
próprio negócio. Abaixo seguem algumas sugestões que podem ser aplicadas por
qualquer profissional, quando a agitação do setor der uma trégua.
1 - Não há profissional que deixe de ficar com os cabelos,
ao abrir uma gaveta e encontrar um amontoado de papéis sem qualquer ordenação em
meio a canetas, lápis e outros materiais de escritório. Por isso, não custa
dedicar uns 15 minutos do seu dia para organizar as documentações e jogar fora
as anotações sem valor algum. Use uma pasta, para que a papelada não se espalhe
novamente e você tenha um retrabalho.
2 - Para os demais itens (lápis, canetas, marcadores,
réguas, etc), tenha um espaço destinado a eles. Para aqueles que você usa com
pouca frequência, uma caixinha pode acomodá-los tranquilamente e quando for
preciso, será fácil encontrá-los. Para os de uso contínuo, um porta-lápis é a
solução.
3 - Tenha próximo a você sempre um bloco de notas, um
caderno para anotar alguma informação importante. Não confie apenas na sua
memória, pois com tantas atividades, é possível deixar fugir algo que poderá
atrapalhar até mesmo a conclusão de um relatório importante.
4 - Agenda de celular é uma maravilha, mas como qualquer
outra tecnologia é passível de ser danificada. Por esse motivo, para seus
contatos mais importantes vale aquela velha agenda digitada no Word ou, então,
as tradicionais em forma de caderneta.
5 - Por falar em tecnologia, ela já está presente em nossa
vida e não há como negar esse fato. Pensar em sair sem um celular, deixar de ter
acesso a um micro é sinônimo de desespero para grande parte dos profissionais.
Isso levar os mais cuidadosos a fazerem back-ups dos seus arquivos,
principalmente aqueles considerados indispensáveis para suas atividades.
6 - Os e-mails tornaram-se uma ferramenta indispensável para
quem precisa manter contato com outros profissionais, tanto para enviar quanto
para receber informações. Para deixar sua caixa sempre otimizada, abra pastas do
tipo: "Pendências", "Mensagens respondidas" ou "Documentos enviados". Isso o
ajudará a ter uma visão mais ordenada do conteúdo que você tem. Ah, não se
esqueça de deletar os lixos que, porventura, chegarem e nem deixe de deletá-los
da pasta de excluídos.
7 - Se você trabalha com vários números de telefones ou
ramais da empresa que o mantém em contato com outros colegas que fazem parte da
sua logística, tenha sempre a vista esses números.
8 - Muitas pessoas deixam de otimizar o tempo porque possuem
uma série de atividades, mas não ordena o que deve ser priorizado. Antes de
expediente terminar, anote em sua agenda o que tem mais urgência para ser
concluído e ao passo que for realizando cada trabalho, sinalize como concluídos.
9 - Se algum colega do seu departamento depende de algum
trabalho seu, pergunte diretamente: "Carlos, tenho alguma pendência com você?",
"Juliana, o material que você solicitou e enviei, foi suficiente?". A recíproca
também vale. Se alguém te "deve" algo que comprometa seu desempenho, peça. Mas,
faça o pedido com serenidade e nunca com rispidez, pois isso pode ser o início
para um conflito.
10 - Ao término do expediente, mesmo que você já esteja no
elevador e se esqueceu de anotar alguma pendência para o dia seguinte, pegue uma
caneta e anota no seu bloco. Se deixar para depois ou pensar: anotarei quando
chegar a sua casa, sua mente pode "arquivar" aquela prioridade e pregar uma
peça, já que você se desconectou do ambiente de trabalho. Essas são atitudes
simples, mas que podem ajudar a otimizar e melhorar o seu desempenho.