A legislação previdenciária, além da obrigação principal que diz respeito ao recolhimento das contribuições sociais, determina que a empresa é também obrigada a:
• Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos.
1- Esta deverá ser elaborada mensalmente, de forma coletiva por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização, devendo:
• discriminar nome dos segurados, indicando cargo, função ou serviço prestado;
• agrupar os segurados por categoria, assim entendido: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual;
• destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
• destacar as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais; e
• indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
• Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma descriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos.
2- Estes lançamentos, devidamente escriturados nos livros Diário e Razão, serão exigidos pela fiscalização após 90 dias contados da ocorrência dos fatos geradores das contribuições, devendo, obrigatoriamente:
• atender ao princípio contábil do regime de competência; e
• registrar em contas individualizadas, todos os fatos geradores de contribuições previdenciárias de forma a identificar, clara e precisamente, as rubricas integrantes e não integrantes do salário-de-contribuição, bem como as contribuições descontadas do segurado, as da empresa e os totais recolhidos, por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços.
3- Desobrigados de apresentação de escrita contábil:
• pequeno comerciante, nas condições estabelecidas pelo Decreto-Lei nº 486, de 03/03/69 e seu Regulamento;
• a pessoa jurídica tributada com base no lucro presumido, de acordo com a legislação tributária federal, desde que mantenha a escrituração do Livro Caixa e Livro de Registro de Inventário; e
• a pessoa jurídica que optar pela inscrição no SIMPLES, desde que mantenha escrituração do Livro Caixa e Livro de Registro de Inventário.
• Prestar ao INSS e a Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida.
• Informar mensalmente ao INSS, por intermédio da GFIP, dados cadastrais, todos os fatos geradores de contribuição previdenciária e outras informações de interesse daquele Instituto.
A empresa deverá manter à disposição da fiscalização, durante 10 anos, os documentos comprobatórios do cumprimento destas obrigações, observadas as normas estabelecidas pelos órgãos competentes.