A preocupação diária de um gestor está na capacidade de administrar o fluxo
de produção de informações estratégicas para o êxito empresarial. Nesta mesma
linha de atuação, o gestor das questões fiscais e tributárias de uma organização
precisa estabelecer parâmetros para a administração estratégica de informações
fiscais. Mas na verdade toda essa ação atende à necessidade do fisco de realizar
o controle fiscal para a arrecadação plena. A quantidade de exigências que as
empresas devem cumprir alimenta um sistema moroso de trabalho que só interfere
na competitividade do negócio, além de gerar altos custos. Reduzir o impacto
fiscal sobre a estrutura financeira é um grande objetivo hoje do gestor.
No decorrer de minhas pesquisas, conversando com diversos dirigentes e
acadêmicos, percebi que a questão fiscal deve ser tomada mais para uma linha
estratégica, pois hoje se percebe que os problemas fiscais alimentam uma
estrutura de custo inviável para qualquer processo. A empresa hoje está à mercê
de ações adversas, como o caso de fiscalizações e autuações em relação aos
fornecedores, muitos deles inaptos ou com problemas fiscais que podem
inviabilizar qualquer processamento de créditos tributários. Nesse sentido,
penso que a ação fiscal e tributária devam ter algumas direções básicas para o
mínimo de resposta positiva ao gestor da organização. Assim, a constituição de
dez mandamentos da inteligência fiscal é uma forma de apresentar alguns pontos
básicos na perfeita gestão fiscal e de informações fiscais da organização. Os
dez mandamentos são:
1. A transformação da questão fiscal-tributária da empresa em uma questão
estratégica. O conhecimento da questão fiscal-tributária deve ser mote de
reuniões estratégicas para análise e decisão.
2. A ampliação do conhecimento da situação fiscal da empresa para a sua alta
direção. Isso porque, muitas vezes, percebemos que ela não tem conhecimento da
situação fiscal, mas legalmente é a responsável direta por ela.
3. A criação de um sistema de monitoramento da situação fiscal da empresa. O
controle apurado da situação fiscal determina o grau de qualidade e de redução
do risco fiscal da organização. Este monitoramento serve para evitar autuações e
fiscalizações constantes.
4. A situação fiscal regular é um conjunto de fatores que integram todo o escopo
de informações fiscais - ou seja, a união das informações da sede, das filiais,
dos sócios e diretores e das empresa coligadas e o controle das informações com
fornecedores. Hoje o escopo de controle por parte do fisco é uma integração de
informações que possam constituir um cenário de atuação. Problemas fiscais com
essas linhas de integração geram, assim, autuações e possíveis fiscalizações,
tanto que algumas empresas vêm sofrendo problemas em relação aos fornecedores
inaptos, inclusive com glosagem de créditos.
5. A criação de uma escala de prioridades para a manutenção da situação regular
e para a necessidade de certidões. Percebo constantemente nas empresas a
necessidade de certidões negativas e o desespero para obtê-las. A empresa não
consegue obter uma certidão negativa por falta de controle da situação e, ao
mesmo tempo, por não acompanhar os diversos problemas, processos, débitos e
autuações de forma regular, o que gera impedimentos.
6. O desenvolvimento de estratégias fiscais e tributárias com domínio total do
conhecimento da situação fiscal, com informações reais do ponto de vista do
fisco e cuidados com o desenvolvimento de teses e planejamentos tributários.
Muitas vezes acompanho departamentos jurídicos ou tributários desenvolvendo
teses e planejamentos tributários sem entender os procedimentos operacionais da
gestão fiscal.
7. Todo o contato com a repartição pública deve ser realizado por meio de
pessoal especializado. Essa é outra questão importante. A empresa relega a
questão de contato com o ente público através do office-boy, mas a questão
tributária é de suma importância e depende de boa qualificação para atuação.
8. A informação prestada ao fisco deve ter um sistema de controle rigoroso, pois
a mesma é o instrumento principal de fiscalização. A maioria das autuações e
processos que as empresas sofrem deve-se a motivos de falhas nas declarações
prestadas.
9. A checagem constante de pagamentos e processos para evitar duplicidades,
autuações e impedimentos de certidões. É muito comum ouvir dos gestores que a
empresa já pagou tributos em duplicidade ou pagou a maior e não consegue o
devido reembolso. Isso é uma falha tremenda de controle da informação fiscal e
pode, sim, gerar autuação por parte do fisco para verificações.
10. Todo contribuinte tem, de acordo com a Constituição Federal, o direito à
informação, o direito à consulta e o direito à defesa. O direito fica
qualitativo a partir do momento em que o contribuinte dominar a informação
fiscal, produzindo informação de forma continua.
Os mandamentos citados servem para construir uma inteligência de gestão da
situação fiscal e reduzir o impacto fiscal na estrutura financeira e competitiva
da empresa.