Negócios / Empreendedorismo - Cuidados e Vantagens ao Usar um Escritório Virtual 

O Virtual Office, ou Escritório Virtual, é um serviço através do qual empresas ou profissionais podem ter um endereço e telefone para sua empresa rapidamente, sem a necessidade de gastar com o aluguel de um espaço próprio. Nestes escritórios, você não terá um espaço físico fixo para trabalho, mas poderá alugar salas de reuniões e usar diversos serviços como copiadora, motoboy, recebimento de correspondência, etc.

Nos últimos anos a presença de escritórios virtuais tem crescido fortemente no Brasil. Existem desde opções de baixo custo em prédios fora dos grandes centros de negócios, até opções nos melhores prédios das grandes metrópoles com luxo e alta visibilidade.

O importante para aqueles que pensam em usar um escritório virtual é conhecer bem suas necessidades e avaliar com cuidado o que cada empresa oferece. A seguir listo algumas situações nas quais o escritório virtual é útil, as vantagens em usar o serviço e os cuidados que se devem ter.

Situações de Uso

• para realizar o registro de empresas sem a necessidade de assumir um alto custo fixo
• profissionais que trabalham em uma home office, mas precisam de um endereço e telefone comerciais, além de espaço para eventuais reuniões com clientes
• empresas que não possuem filiais em certas cidades, mas querem disponibilizar uma estrutura de trabalho local para funcionários ou equipes que visitem regularmente.
• para qualquer profissional ou empresa que precise de velocidade na contratação de um escritório e não tem o tempo ou paciência para cuidar de todos os detalhes de um local próprio.

Vantagens

• Atendimento Personalizado. Você terá seu número de telefone, e a secretária atenderá a ligação com o nome de sua empresa. Todas suas chamadas podem ser transferidas para outro número de sua escolha, seu celular ou para um correio de voz.
• Baixo Custo Fixo. O custo de usar um escritório virtual é 60-70% menor do que alugar um espaço próprio. Se você não precisa estar a maior parte do tempo em um escritório fixo, o sistema virtual é uma ótima opção.
• Tranqüilidade. Você só se preocupa em pagar a conta no final do mês. Nada de administrar o pagamento do condomínio, contas de concessionárias, contratar pessoal ou instalar telefones e internet. Nem mesmo com o cafezinho você precisa se preocupar.
• Agilidade. Você pode ter um escritório com uma velocidade que seria impossível em um lugar próprio. Em algumas empresas, a ativação é feita em horas.
• Visibilidade. Existem empresas que oferecem escritórios em prédios de altíssimo padrão nas melhores regiões das grandes metrópoles.

Cuidados

• Assegure que o nível do local é adequado para seu tipo de negócio.
• Evite fazer um contrato de 12 meses logo de cara. Faça uma avaliação por um período mais curto (por exemplo 3 meses), para que você tenha certeza de que o formato é adequado para você. Avalie também seus planos de crescimento, já que você pode acabar precisando de um lugar próprio.
• Se você pretende usar muitas horas das salas de reuniões, tenha cuidado. Faça as contas com calma e tenha certeza de que a conta final não vai ser maior do que a opção do escritório próprio.
• Leia bem as propostas e contratos e tire suas dúvidas sobre cada serviço antes da contratação. Por exemplo, algumas empresas incluem algumas horas de sala de trabalho em seu pacote básico, mas estas horas não podem ser usadas para receber clientes. Não deixe perguntas em aberto, porque isto poderá lhe custar caro depois.
• Não se baseie em fotos de websites para escolher a empresa. Visite várias opções para que a decisão seja tomada com o devido cuidado.
• Caso você tenha muita pressa, entenda o processo de contratação. Existem desde empresas que ativam o serviço em poucas horas, até aquelas que exigem uma grande quantidade de documentos e demoram 2 semanas para liberar seu serviço.
• Sempre que possível, faça um trial. Algumas empresas oferecem o primeiro mês sem custo e você pode testar o sistema e minimizar seus riscos.

Espero que estas dicas lhe ajudem a escolher o lugar adequado para sua empresa quando estiver procurando um escritório virtual.