"Pesquisa recente realizada nos Estados Unidos mostrou que uma pessoa só
consegue permanecer concentrada em uma tarefa por 11 minutos. E, uma vez
incomodada, seja por um colega de trabalho, um e-mail ou um toque de telefone,
demora em torno de 25 minutos para se concentrar novamente. Isso pode gerar uma
perda de produtividade de até duas horas diárias", explica o consultor de
empresas Luiz Fernando Garcia.
A dificuldade de concentração e a necessidade de produtividade cada vez maior
nas organizações são questões ainda mais críticas quando o assunto é reunião.
Afinal, como tornar uma reunião eficiente e evitar que ela seja pura perda de
tempo? "Ao conhecer estudiosos da mente humana, descobri que cobrar metas em uma
empresa é muito mais eficaz na segunda-feira do que na sexta e que é melhor
fazer pequenas reuniões, para discutir temas específicos, do que longos
encontros que tratam de assuntos diferentes", afirma Garcia.
Falhas nas reuniões
Ele cita ainda outras falhas em reuniões, como os horários marcados não
cumpridos, o excesso de participantes, quando o assunto não é pertinente a
todos, e a falta de objetividade das pessoas.
Daí a necessidade de um líder, explica o consultor. "Para que a empresa seja
organizada e os funcionários vejam o gestor de maneira positiva, sua atuação
como líder nas reuniões é fundamental".
Assim, caso o líder tenha um compromisso inadiável no horário, ou, por algum
motivo, não possa participar do encontro, é importante eleger um colaborador
para tomar as rédeas da reunião. No dia seguinte, ele pode conversar com aqueles
que estiveram presentes no encontro e se mostrar por dentro daquilo que foi
discutido.