Um dos maiores motivos para o fracasso da produtividade coletiva do mundo
corporativo atualmente é, sem dúvida, o excesso de reuniões desnecessárias e mal
conduzidas. Muitas empresas ainda não dão a devida importância para esse
problema que, além de atrapalhar o bom desempenho de sua equipe, leva a muitos
gastos que poderiam ser evitados. Segundo um estudo que realizamos na Triad
Consultoria, o desperdício que se tem com reuniões improdutivas é de,
aproximadamente, 500 mil reais a cada 100 funcionários.
Esse é um grande problema a ser enfrentado pelas corporações e é perceptível
para os funcionários. Uma pesquisa recente da Triad com 2000 pessoas mostra que
64% dos participantes dizem que as reuniões nas empresas em que trabalham são
desnecessárias ou mal conduzidas. O condutor de uma reunião tem a missão de
fazer com que ela atinja os objetivos propostos e, para isso, deve seguir
algumas técnicas que sugiro que aplique no seu ambiente de trabalho:
- Estabeleça previamente os objetivos da reunião - Evite ao máximo
convocar uma reunião de última hora! Para que ela seja produtiva, todos
participantes devem estar bem preparados e esclarecidos sobre o motivo da
convocação e os temas que nela serão discutidos.
- Convoque certo - Analise o motivo da reunião e convoque as pessoas que
realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Algumas
vezes há pessoas que não precisariam estar ali naquele momento e poderiam
aproveitar para fazer outras coisas ao invés de fazer número na sala de reunião.
- Abra a reunião clarificando os objetivos - Inicie lendo o objetivo e a
pauta da mesma. Certifique-se de que todos os presentes agregam algo ao tema e
que concordam no tempo proposto para a discussão. Deixe o objetivo e a pauta
escritos e visíveis durante toda a reunião.
- Permaneça em pé – Sempre que conduzo reuniões para clientes eu ajo
dessa maneira. Isso me permite evitar conversas paralelas em função do meu
posicionamento, observar os participantes e também me ajuda a referenciar
visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido.
- Utilize um relógio no centro da mesa – Um dos principais desafios para
os condutores que começam a aplicar essas técnicas é o controle do tempo da
reunião. Como sugestão, deixe um relógio grande no centro da mesa para que seja
visível a todos e não apenas a você. Assim, todo o grupo será conscientizado e
se preocupará com o tempo.
- Registre a memória da reunião – Para evitar que a conversa se perca ou
fique prolixa, convém registrar as principais idéias discutidas na reunião e os
próximos passos.
- Avalie o processo – Após a reunião faça uma pesquisa com os
participantes sobre a mesma e seu processo de condução, pois isso ajudará você a
aprimorar sua técnica.
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, nem sempre o líder da equipe tem que
ser o condutor do encontro. Ele pode delegar essa função para algum outro membro
do grupo que consiga fazer com que a reunião seja objetiva e, principalmente,
produtiva. Inclusive, essa é uma ótima oportunidade para que os funcionários
mostrem as suas qualidades e capacidade de liderança, desde que tenham
objetividade, foco, autocontrole, percepção aguçada e boa comunicação. Uma
condução efetiva, além de destacar as características pessoais, permite que a
sua produtividade e a da equipe aumentem consideravelmente para que a empresa
atinja os resultados esperados.