“O tempo perdido não se encontra nunca mais.”
(Benjamin Franklin)
No mundo corporativo, há uma legião de ladrões de tempo, os chamados
desperdiçadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia,
comprometendo suas metas, causando-lhe até mesmo stress. Veja a seguir os
principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida.
1. Interrupções: significa que você tem valor, amigos ou detém
informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone,
e-mail ou visitam você pessoalmente. Para reduzi-las:
- aprenda a dizer NÃO e seja firme;
- atenda às pessoas em pé;
- mantenha a porta da sala fechada;
- continue escrevendo enquanto atende alguém;
- filtre telefonemas e e-mails;
- evite ser receptivo a visitantes inesperados;
- retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de
terceiros;
- use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.
2. Comunicação Deficiente: ocorre quando responsabilidades e
autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados
em excesso. A posologia consiste em:
- defina com clareza metas e objetivos;
- determine responsabilidades e atribuições;
- utilize linguagem simples, concisa e sem ambigüidades;
- na dúvida, pergunte: procure fazer certo na primeira vez;
- forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente
e ação imediata;
- lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.
3. Reuniões: muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram
muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las
produtivas:
- agende as reuniões com antecedência;
- convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;
- defina a pauta e comunique a todos com antecedência;
- determine horário de início e término;
- mantenha a pauta e busque a objetividade;
- não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;
- promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir;
- faça ata ou memorando com resumo da reunião constando a assinatura dos
participantes;
- faça reuniões curtas em pé.
4. Telefone: imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior
vilão das interrupções e, por conseguinte, numa das fontes mais significativas
de desperdício de tempo. Algumas dicas:
- reserve horários para fazer e receber ligações;
- relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;
- prepare-se para cada uma das ligações, munindo-se previamente de
informações;
- identifique-se no início da ligação – as pessoas não são obrigadas a
reconhecer sua voz;
- deixe recados claros e concisos;
- concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando
desviar a atenção;
- nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou
não desejar fazê-lo;
- nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que não pode
atender naquele momento;
- encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.
5. Celular: na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também
atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões
para otimizar seu uso:
- desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que
exija concentração;
- mantenha-o em vibracall para atender urgências;
- utilize o olho mágico para selecionar as ligações que merecem ser
atendidas;
- recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as
ligações em horários pré-determinados;
- grave uma mensagem personalizada no correio de voz;
- considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para
emergências, mas divulgue o número com seletividade;
- evite atendê-lo quando estiver em casa.
6. E-mail: substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando
utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal-entendidos e até
disputas judiciais.
Formas de gerenciá-lo:
- instale um serviço anti-spam;
- baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários
pré-definidos;
- responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para
fazê-lo;
- utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;
- organize pastas diversas para arquivamento;
- crie regras de mensagens;
- tenha uma assinatura eletrônica;
- utilize um corretor ortográfico.
7. Internet e Intranet: são instrumentos importantes para acelerar a
comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser
mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega. Além disso:
- avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como
ICQ e Messenger;
- tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e
recebimento de mensagens;
- atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spys
(programas espiões);
- solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma
irregularidade;
- deixe de assinar e-zines e não autorize a divulgação de dados seus ou da
empresa.
Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar.
Mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal
aumentará.
E esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são
imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje
seu dia e sua vida tendo em mente: “e se...”.