Já parou para pensar que no ambiente de trabalho suas atitudes são observadas
o tempo todo? A vigilância vai desde o horário que chega e sai, até naquilo que
se faz no desenvolvimento de atividade e no bate-papo com os colegas na hora do
café. As reuniões não poderiam ser diferentes. Apesar do cara a cara com o
gestor ser uma situação de altíssima exposição, esse é o momento de apresentar
projetos e de mostrar suas capacidades e é nele também que muitos profissionais
perdem a chance de deixar boa impressão por causa de erros básicos.
Para ajudar você a evitar problemas diante dos gestores, colegas de trabalho,
fornecedores e clientes, o Universia consultou diversos especialistas que
apontaram o que pode colocar tudo a perder quando você participa de um encontro
corporativo. Confira os dez erros mais cometidos numa reunião!
Chegar atrasado
"Chegar atrasado, seja qual for o compromisso assumido, é falta de educação.
Regra que não muda quando o assunto é reunião de negócios. Atraso é desrespeito
com aqueles que compareceram na hora marcada. Lembre-se: o evento geralmente
envolve uma série de profissionais e todos eles possuem compromissos alheios ao
encontro. Por isso, por mais que tenha trânsito, organize-se para não se
atrasar. Em caso de contratempos, ligue para informar o ocorrido e orientar que
a reunião comece sem sua participação. Ao chegar ao local do encontro, seja
discreto para não atrapalhar o andamento das discussões. Nada de fazer perguntas
para saber o que ocorreu anteriormente. O atrasado perde esse direito. Use a
pausa para o café para se inteirar dos acontecimentos ou faça isso depois da
reunião".
Não se preparar
"De nada adiantaria participar de uma reunião se não há o que contribuir
para o seu desenvolvimento. Gastar tempo e dinheiro para fazer volume não é uma
estratégia eficiente nem para você, nem para a empresa. Para que de fato o
encontro seja produtivo é preciso que os profissionais envolvidos se prepararem
para ele. Por isso, ao receber uma convocação, notifique-se sobre os assuntos
tratados e os objetivos do evento. Se no convite esses aspectos não estiverem
descritos, procure o organizador para esclarecê-los. Com as informações nas
mãos, vá atrás de saídas e soluções para que elas sejam apresentadas na reunião.
Uma atitude que provavelmente será reconhecida pelo gestor, já que demonstrará
iniciativa, empenho, além de dedicação. Caso contrário, a única característica
que ficará ressaltada é o desinteresse".
Não saber quando falar e calar
"Ao participar de uma reunião, é preciso se fazer notar tanto para marcar
presença como para expressar sua opinião. No entanto, é fundamental saber quando
falar e quando calar. Pedir a palavra para dizer algo que não está ligado à
pauta ou para fazer um comentário que nada acrescenta na discussão só para
chamar atenção não é uma boa estratégia. Essa intervenção pode prejudicar sua
imagem, além de demonstrar desconhecimento e insegurança. O mesmo também
acontece quando um profissional sai do encontro sem falar absolutamente nada.
Para não errar a mão, a dica é conhecer o ambiente e as pessoas envolvidas e
saber ouvir".
Não ter objetividade
"Não é o tempo de uma reunião que determina sua produtividade. Ao contrário,
quanto mais objetivo for o encontro, mais eficiente ele será. O ideal é que o
evento tenha não só hora para começar, mas também para acabar, e é fundamental
que esses limites sejam cumpridos. Uma responsabilidade que não se restringe
apenas ao gestor. Os profissionais participantes também devem ficar atentos ao
horário. Todos têm direito de emitir opinião, mas cada um deles tem o
compromisso de fazê-lo de forma clara e objetiva. O tempo é um recurso caro,
além do mais não é só a sua disponibilidade que está em jogo. Por isso fique
atento ao que acontece. Nada de conversas paralelas ou de desviar o foco central
da reunião para discutir assuntos que não estão em pauta".
Não prestar atenção
"É extramente importante prestar atenção em tudo o que é dito na reunião.
Afinal, você poderá ser cobrado daquilo a qualquer momento. Em casos de dúvidas,
não tenha medo de perguntar. Mas, se as questões não estiverem relacionadas ao
assunto pautado, deixe para abordar o gestor ao final do encontro. Para garantir
que não esqueça de nada do que foi abordado, anote as orientações. Ao sair da
reunião, é recomendável refletir sobre tudo o que foi discutido e traçar os
próximos passos profissionais. Se você não seguir as direções do chefe, sua
credibilidade pode ser abalada. A realização de uma ata pode ser a bússola que
irá nortear as ações dos funcionários e ainda as cobranças do gestor".
Não saber ouvir e fazer críticas
"É comum que numa reunião haja confronto de idéias. Mas é preciso ter
postura tanto para receber como para fazer críticas. Caso contrário, você pode
perder a razão na discussão, além de transmitir aos participantes uma postura de
inflexibilidade, agressividade ou até mesmo de chatice. Uma atitude que, ao
invés de colaborar com o desenvolvimento da reunião, só tende a atrapalhar.
Espere a conclusão de uma idéia antes de pedir a palavra para fazer a
intervenção. Saiba aceitar as críticas, pondere os pontos positivos das
observações e conclua com a defensiva. Ao fazer críticas, evite as expressões
´mas´ e ´não concordo´, elas abalam a resistência emocional do criticado. Deixe
de lado os ataques infundados e as pressões com base em problemas pessoais".
Ser muito informal ou formal demais
"Há reuniões que permitem e até pedem a informalidade, outras não. Portanto
é preciso saber quando ousar ou não na linguagem. Errar na medida pode tornar a
reunião improdutiva, além de comprometer a imagem do profissional que não se
atentou a esse detalhe. Ele pode ser taxado de arrogante ou descompromissado. O
que determina os limites é a lista dos participantes, bem como o objetivo do
encontro. Quando é uma reunião de equipe, as gírias e as brincadeiras são
permitidas, desde que usadas moderadamente. Agora, se nessa mesma reunião, o
presidente da empresa for participar, é preciso tomar mais cuidado. A tática é
observar o comportamento de quem convocou o encontro".
Desviar a atenção com posturas corporais
"Alguns comportamentos e posturas podem comprometer o desenvolvimento da
reunião. Manias como bater os dedos na mesa, os pés no chão ou abrir e fechar a
tampa da caneta repetidamente até podem parecer inofensivas, mas geralmente elas
desviam a atenção dos demais participantes e, consequentemente, colocam em xeque
o rendimento do encontro. As conversas paralelas, risos, cochichos ou
bilhetinhos também devem ser banidos, mesmo quando se referem ao o mesmo assunto
do evento. Ou você comenta com todos os participantes ou permanece em silencio.
Se a reunião está cansativa e o sono já começa a incomodar, opte por anotar o
que está sendo falado. Nada de ficar fazendo desenhos ou mexendo no laptop.
Demonstrar desinteresse sobre a reunião pode ser um grande erro, além de
transparecer falta de maturidade e comprometimento profissional".
Atender o celular
"Não esqueça de desligar o celular. Ao entrar numa sala de reunião, essa é a
primeira atitude que deve ser tomada. O toque do telefone móvel no decorrer do
encontro pode atrapalhar o ritmo das discussões. Se você espera uma ligação
importante, o ideal é avisar o gestor a respeito do ocorrido antes de iniciar a
reunião. Nesses casos, opte por deixar o telefone no silencioso. Caso ele toque,
não o atenda se abaixando na cadeira. Peça licença e saia da sala".
Não propagar as informações discutidas na reunião
"Todo e qualquer comentário referente ao assunto pautado deve ser discutido
na reunião. Nada de omitir a participação e deixar para tecer opiniões nos
corredores. A roupa suja deve ser lavada, passada e guardada no encontro. Há
ainda reuniões com caráter sigiloso. Nesse caso, a discrição deve ser ainda
maior. Propagar os assuntos discutidos dentro da sala para a empresa não é uma
atitude nada ética. Além do mais, o profissional pode perder a credibilidade
junto ao gestor".