Negócios / Empreendedorismo - Como produzir com sucesso um evento em áudio para a Web  

Você é um gerente de vendas e coordena uma equipe de duas dúzias de vendedores espalhados pelo país inteiro. Sua empresa está lançando um novo produto que terá forte impacto sobre sua estratégia nos meses vindouros. É essencial que sua equipe de vendas compreenda as nuanças do novo produto, bem como a maneira pela qual ele se encaixa na estratégia da empresa. Cabe a você difundir essa mensagem, e rápido.

Ou, você faz parte da equipe do presidente de sua empresa, e precisa se comunicar com centenas de pessoas. É preciso achar um modo de se comunicar com essa audiência dispersa, mas você não quer tirá-los de seus lugares de trabalho ou pagar as despesas que uma grande reunião acarretaria.

São situações comuns no mundo dos negócios atual, já que a comunicação rápida e eficiente se tornou imperativa para o sucesso. No passado, essas tarefas eram realizadas por meio de tecnologia complicada, mas os líderes de negócios modernos podem usar recursos de audioconferência na Web e seminários a fim de manter o contato com suas equipes.

Eventos de áudio realizados via Internet, como conferências e seminários, oferecem um método simples e conveniente de reunir pessoas. Quer você precise organizar um desses eventos de improviso, quer tenha semanas para planejá-lo, é preciso que compreenda alguns parâmetros importantes para garantir o sucesso nessa tarefa. Planejar é essencial para o sucesso de uma audioconferência via Web, da mesma forma que para qualquer outro encontro ou evento.

É preciso pensar em questões como definir os participantes - quantas pessoas, e em quantos lugares? Que plataformas tecnológicas estão em uso? Você terá também de considerar a duração do evento e, evidentemente o seu orçamento.

Neste artigo, discutiremos o planejamento de eventos de negócios em áudio via Web, como conferências e seminários. Estudaremos as questões envolvidas e ofereceremos alguns exemplos de empresas de tecnologia que fornecem recursos para eventos em áudio na Web.

Vamos estudar alguns dos pontos que você terá de levar em consideração ao planejar uma audioconferência via Web, usando um dos exemplos mencionados anteriormente, aquele no qual você é ó líder de uma equipe de vendas espalhada por todo o país.

Nesse caso, é necessário informar ao pessoal sobre a situação de um novo projeto. Isso significa que será preciso falar a eles e permitir que façam perguntas, por meios sonoros, ou seja, telefone ou um microfone conectado ao computador, ou por e-mail. Você estima que precisará de cerca de uma hora para realizar a tarefa, mas conhece seu pessoal. Dada a importância do produto que está sendo lançado, deseja garantir que eles estejam plenamente informados. Ao procurar quem forneça a infra-estrutura para a audioconferência via Web, você precisa incluir certa flexibilidade quanto à duração do evento.

Também é necessário levar em consideração a plataforma de tecnologia usada por sua equipe. Alguns desses funcionários trabalham em filiais, nas quais empregam os computadores padronizados da empresa. Mas alguns trabalham em casa, e é preciso garantir que não sejam excluídos por incompatibilidade técnica. Além disso, alguns deles empregam apenas tecnologia sem fio, como organizadores pessoais ou aparelhos BlackBerry.

Essas questões todas precisam se enquadrar ao orçamento de que você dispõem para esse tipo de evento. Você consegue se arranjar com recursos mínimos ou precisará de alguns serviços adicionais? Melhor pagar pelo serviço em base de caso a caso ou você realizará esse tipo de evento com freqüência suficiente para justificar uma assinatura anual? Depois de fazer algumas pesquisas, você decide que recursos modestos serão suficientes, mas ainda assim desejaria saber o quanto poderia custar a realização de uma série de conferências como essa. Caso o primeiro evento funcione bem, você poderia economizar seu tempo e o de seu pessoal, e economizar os custos de viagem em que a companhia incorre ao enviar pessoal a reuniões em outras cidades.

Depois de pesquisar na Web, você descobre pelo menos uma dúzia de empresas com ofertas promissoras de serviços de audioconferência.

Na próxima página, falaremos sobre o uso desses fornecedores de serviços de áudio.

As práticas dos fornecedores desses serviços variam muito, mas para a maioria deles o processo de montar e realizar uma audioconferência via Web é bastante simples. Os serviços que oferecem permitem que você baixe software de interface que o orienta quanto ao processo de montagem de uma audioconferência de negócios online. Essas interfaces oferecem métodos diversos de agendamento, como programas de mensagens instantâneas, e-mail ou o programa de agenda da rede de sua empresa.

Usualmente, você precisa se registrar no site do fornecedor e criar uma conta, fornecendo algumas informações biográficas e selecionando uma senha ou código de acesso.

Muitas vezes a empresa que fornece o serviço permite que o organizador do evento se registre em área separada, como "moderador". O moderador pode incluir outros participantes e dirige o evento por meio de uma interface online.

Assim que todos os participantes estiverem conectados, é possível começar seu evento de áudio. Diversas interfaces com a Web permitem que cada participante ajuste o volume de som ou grave o evento.

As empresas que oferecem serviços de audioconferência muitas vezes oferecem atualizações simples e de custo acessível, como videoconferência, hospedagem de documentos compartilhados ou apresentações em computadores. Algumas permitem o uso de sistemas de mensagens instantâneas para conversações separadas entre participantes, caso necessário.

Porque você imaginou que a reunião estouraria o horário, optou por um pacote de duração flexível. A equipe pode usar o serviço pelo tempo que for necessário, a um preço fixo. A maior parte dos fornecedores oferece assinaturas mensais e anuais, além de taxas para uso único. Os custos variam de US$ 50 ao mês a US$ 500 ao ano. Outros fornecedores cobram por minuto. Há tarifas diferenciadas para números distintos de participantes, conjuntos de eventos, e outras opções. Cabe a você escolher o pacote que o atenda melhor.

A maior parte dos fornecedores permitem que os clientes administrem suas contas online, com acesso à sua fatura atual e outras informações. Os termos do pacote podem ser modificados dessa forma. A administração de contas online também permite que os usuários marquem eventos em áudio na Internet ou os iniciem sem aviso prévio.

Empresas que conduzem seminários online, conhecidos como Webinars, muitas vezes requerem que o cliente que atua como moderador baixe software em seus sites. O software permite que o moderador empregue diferentes recursos interativos. Os seminários na Web reúnem pessoas em locais dispersos e podem incluir áudio e outros recursos, como apresentações em PowerPoint, outros documentos e recursos gráficos.

Algumas empresas oferecem software com recursos de planejamento, que ensina passo a passo ao cliente como criar um evento em áudio ou Webinar.

A realização de eventos em áudio na Web deve continuar a ser uma atividade importante no mundo dos negócios. Os avanços na tecnologia de comunicação sem fio vão tornar possível a realização de reuniões de negócios em praticamente qualquer lugar. À medida que a banda disponível crescer, porém, é provável que as empresas optem por recursos adicionais para suas audioconferências via Web, como videoconferências ou recursos que facilitem ou barateiem as trocas de documentos e outros arquivos. As audioconferências de negócios via Internet continuarão a ser um dos pilares do lugar de trabalho virtual que está emergindo.