O gerenciamento de projetos é uma das poucas atividades que praticamente
exige que o profissional tenha a capacidade de coordenar vários eventos
simultaneamente.
Esta característica é valorizada para diversas funções, mas para o gerente de
projetos é uma obrigação e necessidade.
Os fatores que geram esta situação são inerentes ao gerenciamento de
projetos:
- Vários projetos simultâneos
- Várias atividades simultâneas em cada projeto
- Mudança constante de prioridades
- Mudança constante no ambiente do projeto
- Imprevisibilidade das atividades diárias
- Pressões externas para concluir certas atividades
Agora, o que é ser multitarefas? Uma confusão comum é achar que significa
fazer tudo ao mesmo tempo. Muito pelo contrário, fazer tudo ao mesmo tempo é o
primeiro passo para reduzir a produtividade do trabalho.
Sempre que você muda sua atenção de uma atividade para outra, sua mente
demora alguns instantes para se adaptar à nova tarefa. Isso varia de uma pessoa
para outra, mas somente computadores conseguem fazer a migração entre tarefas em
centésimos de segundos. Em outras palavras, quanto mais você pula de uma tarefa
para outra, mais tempo de adaptação precisará ao longo do dia.
Recentemente li uma analogia interessante: imagine o que aconteceria se ao
passar no caixa do supermercado o atendente registrasse um item de cada cliente
por vez. Cada conta demoraria muito mais para ser fechada, e quanto mais
clientes entrassem na fila, maiores seriam as confusões e os atrasos.
A solução para realizar várias tarefas de forma eficiente é realizar pequenas
atividades por completo antes de iniciar outra. Por exemplo, se começou a
escrever um e-mail, vá até o final antes de dar uma olhada naquele SMS que
acabou de chegar. Caso se lembre de algo importante no meio de outra atividade,
resista à tentação de mudar de tarefa e faça uma breve anotação em algum lugar.
Você também não deve ficar frustrado quando tenha que parar uma tarefa para
começar outra. Isto acontece e faz parte do dia-a-dia em qualquer projeto. A
diferença é fazer isto quando a nova tarefa realmente exige uma atenção imediata
e fará diferença nos resultados globais.
É importante que o Gerente de Projeto saiba organizar suas atividades diárias
e segui-las da forma mais estrita possível. É claro que nenhum planejamento é
totalmente fixo, mas também não precisa ser mudado a cada pequeno evento (cada
um tem suas prioridades e tudo sempre parecerá ser urgente).