Negócios / Empreendedorismo - Como Fazer Reuniões Criativas 

• Só convoque uma reunião quando totalmente indispensável;
• Estabeleça os objetivos;
• Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto;
• Coloque só as pessoas às quais o assunto interessa;
• Não castigue os pontuais, premiando os atrasados;
• Mantenha o rumo da discussão;
• Designe um participante para secretariar a reunião;
• Sintetize as conclusões;
• Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.

A administração do tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada tanto nas empresas quanto na nossa vida particular, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais, com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração do tempo é, provavelmente, o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.

"O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, e ele proporciona oportunidades iguais para todos"

• PLANEJAMENTO - Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados;
• ORGANIZAÇÃO - A organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações;
• DELEGAÇÃO - Atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz;
• TELEFONE - Use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter informações;
• COMUNICAÇÃO - A linguagem simples, concisa e isenta de ambigüidades assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos;
• TOMADA DE DECISÕES - A análise de decisão tem que ser precisa e baseada em informações seguras, para que possa ser atacado o problema, imediatamente;
• CONCENTRAÇÃO - Tempo mínimo (anterior a ação) em que se julgar necessário para conseguir progresso em menos tempo.

Economizadores de Tempo

• Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões;
• Criação de listas de afazeres;
• Definição de metas;
• Manutenção de suas metas em vista;
• Definição de prioridades;
• Acompanhamento das prioridades;
• Organização das tarefas;
• Organização e acesso com rapidez de informações usadas com freqüência.
   

Erros e Falhas na Administração do Tempo

• Excesso de tempo em conversações;
• Consolidação insuficiente de conclusões;
• Sou o dono do meu tempo. Ele só depende de mim;
• O subordinado sempre pode me esperar;
• Nunca vou me tornar escravo do relógio;
• Não vejo diferença entre o urgente "para ontem" e o importante;
• Eu faço o tempo: os outros devem fazer o seu tempo, em função do meu;
• Pela posição que ocupo, não preciso dar satisfação do meu tempo para ninguém;
• Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, não tenho condições de planejar o meu tempo.

Causas do Desperdício do Tempo

• Falta de:

- Planejamento;
- Informações eficientes;
- Disciplina no cumprimento da agenda;
- Definição clara de objetivos na execução das tarefas;
- Delegação;

Compromisso com os resultados;

• Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades;
• Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua;
• Fragmentação e superficialidade;
• Excesso de reuniões e burocracia interna;
• Indefinição de prioridades;
• Incapacidade de dizer "não"; Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);
• Centralização de poder;
• Execução de serviço particular, em horário comercial;
• Resistências às mudanças.

Soluções Práticas Para Economizar Tempo
 

• Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;
• Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;
• Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas;
• Faça as coisas em ordem de prioridade;
• Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados;
• Saiba onde seu tempo é realmente empregado;
• Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;
• Elimine desperdiçadores de tempo;
• Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.

Processos envolvendo reuniões

• Custos de ambiente organizacional improdutivo e ineficiente
  
  Promover a conscientização dos custos reais de reuniões improdutivas e veículos de comunicação organizacional limitados.
  Gargalos de produtividade em reuniões nas organizações.
  Os sete pecados de reuniões improdutivas!
   
• Redefinindo o processo de reuniões
  
  Promover discussão sobre os problemas encontrados no processo de reuniões e como solucioná-los.
  Razões para as pessoas se reunirem.
  Porque as reuniões são improdutivas?
   
• Três níveis de trabalho em grupo e três processos de produtividade
  
  Identificar os níveis de trabalho em grupo e as tecnologias necessárias para suportar estes níveis.
  Os níveis individual, coordenação e grupo.
  Os processos de comunicação, pensamento e acesso a informação
   
• Forças que impulsionam a utilização de Tecnologia da Informação para aumentar a produtividade
  
  Identificar na organização as forças que impulsionam as mudanças.
  Porquê precisamos mudar? (O sucesso de hoje não garante o sucesso de amanhã!)
   
• As fases de um processo decisório
  
  Identificar e explorar as fases do processo decisório.
  Fase de Discussão
  Fase de Projeto
  Fase de Escolha
  Fase de Acompanhamento
   
• A importância do Brainstorming
  
  Promover novas idéias, explorando o fato de que boas idéias são uma fração do número de idéias geradas.
  A importância de gerar idéias.
   
• Os papéis dos participantes
  
  Explorar a funcionalidade e as responsabilidades dos participantes de uma reunião.
  O papel do coordenador
  O papel do relator
  O papel do facilitador
   
• Ferramentas para aumentar a produtividade
  
  Análise e exemplificação de algumas ferramentas de tecnologia ou não para auxiliar o processo de reuniões.
  Estudos de Caso
  Ferramentas de Groupware
  Ferramentas Intranet
  Procedimentos Gerais
   
• Resultados: fazendo as reuniões produtivas
  
  Avaliação e discussão dos resultados aplicáveis na empresa.