Tem dias em que a lista de pendências só parece aumentar. E por mais que você
se atente a ela, mais tarefas surgem e o que parecia ser para amanhã era para
ontem. A falta de organização no trabalho não só prejudica o desempenho do
profissional, como aumenta o estresse, a ansiedade e piora a qualidade de vida.
Afinal, quem nunca ficou além do horário tentando terminar aquela tarefa que não
conseguiu fazer ao longo do dia?
A nova dinâmica do mercado de trabalho, que exige cada vez mais profissionais
multitarefas distribuídos em equipes cada vez menores, muitas vezes não
acompanha a dinâmica dos próprios colaboradores. Nesse cenário, o excesso de
pendências é consequência direta do volume de trabalho ou da falta de
organização dos profissionais.
Independentemente do motivo, dá para organizar as pendências sem pirar e sem
ficar fazendo horas e mais horas extras. Basta se habituar a uma estratégia de
planejamento. “As pendências vão surgindo de acordo com a falta desse
planejamento”, avalia a consultora da Triad PS, consultoria especializada em
tempo e produtividade, Valeria Nakamura. “Só existe uma solução: disciplina e
método”, completa o diretor regional São Paulo da De Bernt Entschev, Julio
Bonrruquer.
Relacionando as pendências
Quem costuma ter muitas pendências já deve ter feito isso: listá-las. E,
como muitos devem ter percebido, a simples listagem das tarefas a fazer pode não
dar muito certo. “A lista de pendências é o primeiro passo para você se enrolar
ainda mais”, acredita o gerente de Projetos em Desenvolvimento de Pessoas do
Idort-SP, Danilo Afonso.
Colocar uma pendência atrás da outra pode ser eficaz para mostrar ao
profissional a quantidade do trabalho a fazer. E o tamanho da lista pode fazer
os profissionais ficarem desesperados em demasia ou relaxarem ainda mais. A
grande questão no método mais simples de organização não é a quantidade, mas a
qualidade e tempo de duração das tarefas. “Para planejar, você deve perceber o
que pode ficar para depois”, afirma Bonrruquer.
No planejamento, é preciso, sim, listar, mas definindo prioridades. “Quando você
coloca no papel, você sabe o tamanho do problema e fica mais fácil”, diz
Bonrruquer. “Mas é preciso classificar as tarefas, até para diminuir a ansiedade
do profissional”, ressalta. O especialista recomenda aos colaboradores
registrarem na lista as tarefas que são urgentes, as que são indiferentes e
aquelas que não têm prazo para serem entregues.
Para além da priorização, Valeria acredita que é preciso definir um planejamento
semanal das atividades, com tempo de início e término. Para ela, ficar atento ao
e-mail de cinco em cinco minutos, tanto o pessoal como o corporativo, demorar
excessivamente ao tomar café e resolver problemas pessoais durante o horário de
trabalho diminuem significativamente o tempo ativo do profissional. “Perdemos
mais tempo nessas pequenas coisas”, afirma. E quando se lista as tarefas com
tempo pré-determinado fica mais fácil saber em que ponto estamos gastando tempo
demais.
Evidente que a especialista considera importante reservar um momento do dia para
resolver pendências pessoais, uma vez que os profissionais passam a maior parte
do seu tempo dentro da empresa. Além disso, deixar de resolver alguns problemas
podem aumentar a ansiedade e o estresse. Resultado: ainda que o profissional não
se atente aos seus problemas durante o trabalho, ele não conseguirá ficar focado
o suficiente para produzir bem. Tudo deve ser bem dosado.
Afonso utiliza um método um pouco diferente da lista de pendências. Para ele,
dividir uma planilha em quatro quadrantes ajuda a visualizar melhor o que deve
ser feito agora e o que pode ser feito depois, sem pressa. No primeiro
quadrante, lista-se as pendências que são urgentes e importantes. “Essas têm de
ser resolvidas na hora”, enfatiza.
No segundo quadrante ficam as tarefas que são urgentes, mas não são importantes.
“E por que não resolver em segundo lugar as que são importantes? Porque as
urgentes não permitem que pensemos. É preciso tirar as pendências urgentes da
frente, porque senão elas ficam martelando na nossa cabeça”, explica o
especialista.
Depois de resolver as pendências urgentes, mas não importantes, você terá mais
tempo para pensar em como tirar da lista as tarefas importantes e não urgentes.
Nessa hora, atenta Afonso, é preciso ponderar, pois corre-se o risco de o
profissional ficar apenas no segundo passo, o de resolver as tarefas urgentes.
“Nesse estágio, é preciso não perder de vista o que é importante”, enfatiza. Por
último, no quarto quadrante da planilha, coloque as tarefas que não são urgentes
nem importantes. “Acumulamos pendências porque, no dia a dia, resolvemos essas
tarefas primeiro”, explica.
De olho no SEU trabalho
Manter o foco e o planejamento certamente fará o profissional não se perder
no meio de tanto trabalho. E, embora os métodos indicados pelos especialistas
ouvidos sejam consolidados, eles podem variar de acordo com o próprio perfil do
profissional. Antes disso, porém, é importante que cada um fique atento ao que
de fato lhe compete fazer. “Será que as tarefas que estão comigo são realmente
minhas?”, questiona Afonso.
“É importante que ao fazer esse planejamento os profissionais tenham um
propósito, adotem uma metodologia e se disciplinem”, afirma Valeria, da Triad
PS. “Essa mudança não é fácil, mas a partir do momento em que você se organiza,
você demora de três a quatro semanas para sanar as pendências”, explica.
Para Bonrruquer, da De Bernt, adotar um planejamento é uma questão de hábito,
que deve ser internalizado. “O importante é resolver no seu tempo”, afirma. Ter
clareza no que se tem de fazer e na relevância dessas atividades é outro fator
importante nesse planejamento, na avaliação de Afonso. “Que ele saiba o que é
urgente e urgente para quem. Temos de aprender a dizer não e a negociar, quando
for preciso. E entender que não dá para fazer tudo ao mesmo tempo porque nem
tudo tem o mesmo grau de importância”.