Negócios / Empreendedorismo - Como funciona uma intranet  

Quatro letras podem fazer muita diferença. Intranet não é só uma forma incorreta de grafar "internet". De acordo com o dicionário online Merriam-Webster, o prefixo latino "intra" quer dizer "dentro". O que faz sentido, porque uma intranet funciona exatamente da mesma maneira que a Internet, se excetuarmos o fato de que é uma rede restrita a uma empresa, escola, governo ou organização.

Por exemplo, o HowStuffWorks é um site hospedado em um servidor de Web conectado à internet. Qualquer pessoa no mundo que tenha acesso à internet pode visitar o HowStuffWorks e ler artigos como este.

Vamos fingir que os funcionários do HowStuffWorks empreguem outro site, chamado HWSIntranet.com.br, para postar eventos em um calendário comunitário, ler mensagens e ter acesso à lista de telefones da empresa. O HSWIntranet fica hospedado em um servidor na sede da HowStuffWorks, e está conectado à rede de área local (LAN) da empresa. Apenas funcionários conectados à LAN por meio de uma senha especial de rede tem acesso à intranet da companhia.

Tanto a internet quanto a intranet operam com um padrão de comunicação conhecido como TCP/IP (protocolo de controle de transmissão/protocolo de internet), que conecta anfitriões e usuários por meio de uma rede. Tanto a internet quanto a intranet empregam páginas de Web para exibir informações nos computadores dos usuários. Portanto, ambas utilizam linguagens de programação de Web como HTML, Flash, Java e XML a fim de construir páginas com textos, imagens, áudio e vídeo.

Algumas empresas e organizações permitem que parceiros de negócios e clientes tenham acesso a suas intranets de locais fora da LAN da empresa. Essas extensões de uma intranet são conhecidas como extranets.

Neste artigo do HowStuffWorks, estudaremos as principais vantagens de usar uma intranet, em especial para pequenas e grandes empresas. Depois explicaremos como planejar e desenvolver uma intranet. E por fim publicaremos as especificações técnicas para estabelecer uma intranet.

Vamos começar pelas vantagens de usar uma intranet.

A principal vantagem de utilizar uma Intranet em uma pequena ou grande empresa é que sua implementação e operação são baratas, o que eleva consideravelmente o retorno sobre o investimento (ROI).Em um escritório moderno, a maioria dos computadores já está equipada para acesso à Internet e navegação na Web. Com uma intranet, não existe necessidade de adquirir equipamento ou software novo para o usuário final, ou reestruturar de maneira significativa a rede de uma empresa. A única coisa que precisa ser comprada e configurada é um servidor de Web (hardware e software) a fim de hospedar a intranet. E o mais popular dos softwares para servidores de Web, o Apache, é grátis.

Outro benefício do uso de uma intranet é um melhor compartilhamento de informações e colaboração, no interior de uma organização. Tomemos como o exemplo o departamento de vendas de uma empresa de software. Em lugar de cada vendedor manter uma lista própria de possíveis compradores e salvá-la em sua máquina, essas informações podem ser armazenadas e acompanhadas em um site centralizado na intranet da empresa. Os vendedores podem postar e compartilhar roteiros para apresentação de produtos, vídeos de treinamento e relatórios setoriais. Em lugar de enviar centenas de mensagens de e-mail a grupos separados, todas as informações estão armazenadas em uma localização centralizada. Isso economiza tempo, o que resulta em economia de dinheiro.

As intranets se tornam mais poderosas quando estão conectadas a bancos de dados corporativos. Subitamente, todas as informações em uma rede empresarial estão abertas a buscas e acesso por uma interface simples de Web. Esse pode ser outro recurso para que a empresa economize dinheiro. Em lugar de adquirir e licenciar software para cada computador do escritório, a empresa pode optar por aplicativos disponíveis em redes e acessíveis via browser. O Peo­plesoft­ é um aplicativo disponível via Web que pode ser hospedado em uma intranet empresarial. O departamento de recursos humanos pode manter registros de funcionários atualizados, e o pessoal de assistência técnica ao cliente pode acompanhar as solicitações de assistência por meio de um site de intranet.

Outro benefício financeiro das intranets é que elas são ampliáveis e flexíveis. Uma pequena empresa pode transformar um computador simples em servidor de Web, criar algumas páginas de Web em HTML básico, e a intranet estaria em operação sem praticamente qualquer custo adicional. À medida que a empresa cresça, poderia investir em um servidor de Web mais robusto, contratar um programador para designar páginas de intranet mais dinâmicas e colocar mais informações e software à disposição dos funcionários via rede.

Além de seus benefícios financeiros tangíveis, as intranets também podem desenvolver e reforçar a cultura empresarial de uma companhia. Executivos podem manter blogs no site da empresa alertando funcionários quanto a novos e interessantes desdobramentos. Especialistas em relacionamento com funcionários podem postar boletins, manter calendários de eventos e organizar grupos de voluntários pela intranet. E os funcionários mesmos podem criar blogs e wikis que expliquem todos os aspectos da vida da empresa.

Para empresas que também mantêm sites de Internet dinâmicos e com bom tráfego, a intranet da companhia pode ser um local de teste de novas idéias e de recursos emergentes de Web 2.0. Talvez uma empresa esteja entretendo a idéia de lançar uma rede social online própria, ou um canal de TV via Internet. Todas as dificuldades técnicas e de uso podem ser resolvidas na intranet, para que tudo corra bem quando novos recursos forem oferecidos ao público.

Agora que tratamos de algumas vantagens, vamos descobrir como uma organização deve planejar e desenvolver sua intranet.

Quando estiver planejando uma intranet, a coisa mais importante é que alguém precisa estar encarregado da tarefa. A depender do tamanho da organização, o comando pode caber a uma pessoa ou a uma equipe. Esse profissional ou grupo de intranet determinará que conteúdo será publicado na intranet e que tecnologia será usada para esse fim.

Depois que a equipe de intranet estiver formada, é preciso que seus integrantes considerem diversas questões importantes que ditarão o tamanho, custo e funcionalidade da intranet. Eis algumas considerações gerais quanto ao planejamento de uma intranet.

• Quem forma a audiência primária da intranet? Todos os funcionários? Ou apenas alguns departamentos ?
• Quais são os objetivos da intranet? Melhor acesso a documentos? Melhor colaboração? Redução nos custos de impressão?
• Como o sucesso da intranet será avaliado?
• Que tipos de documento e que bancos de dados empresariais serão utilizados?
• Que aplicativos via Web estarão disponíveis na intranet?
• De que maneira o site será estruturado? O que estará na home page, nas diferentes páginas principais de seções e nas subpáginas?
• Todos os funcionários terão direito a publicar conteúdo na intranet ou apenas alguns deles?
• Quem cuidará das normas editoriais e de manter a consistência editorial ?

Para conseguir que uma intranet decole, a equipe de intranet terá de considerar diversas questões técnicas, igualmente. Eis alguns pontos técnicos que precisarão ser tratados durante a fase de planejamento.

• Quem se encarregará de configurar e manter o servidor de Web?
• O servidor e a rede serão administrados pela equipe de informática da casa ou serão terceirizados?
• Que precauções de segurança serão adotadas (firewalls, software de segurança) para limitar acesso à intranet?
• Que largura de banda a intranet exigirá, como parte da rede da empresa? Por exemplo, ela utilizará streams de áudio e vídeo, muitos recursos gráficos, fotos, etc.?
• Como os aplicativos serão testados antes de serem adicionados à intranet?
• Que sistema de gestão de conteúdo (CMS) será utilizado para criar e publicar conteúdo?
• Como os funcionários serão treinados no uso do CMS?
• Quem servirá como contato para questões e dúvidas técnicas sobre o CMS?
• Como a empresa fará o backup dos dados de intranet? Como os dados da intranet se enquadram ao plano de recuperação de desastres mais amplo da empresa?

Depois de responder a todas essas importantes questões a equipe de intranet precisa desenvolver uma proposta de orçamento a ser apresentada aos executivos responsáveis. Em organizações maiores, eles seriam o vice-presidente de tecnologia e/ou o vice-presidente de informações. Projeções de custos quanto aos seguintes itens devem ser incluídas no orçamento da intranet:

• servidores de Web;
• pessoal para administrar servidores (interno ou terceirizado);
• design e desenvolvimento de Web (interno ou terceirizado);
• sistema de gestão de conteúdo;
• desenvolvimento de aplicativos (software e pessoal);
• hardware e software de segurança;
• custos de manutenção em longo prazo;

Assim que o orçamento estiver aprovado, você estará pronto para implementar a intranet. Na página seguinte, discutiremos as bases tecnológicas do estabelecimento de uma intranet segura e efetiva.

Montar uma intranet segura e confiável requer os seguintes componentes:

• servidor de Web (hardware e software);
• computadores em rede;
• hardware e software de firewall;
• aplicativo de gestão de conteúdo;
• outros aplicativos.

Um servidor de Web tem dois componentes: hardware e software. O hardware usado como servidor de intranet depende do tamanho da intranet, do conteúdo a ser publicado e do número de pessoas que tenham acesso à intranet em cada dado momento.

Por exemplo, se a sua intranet lidará apenas com páginas de texto em formato Web para acesso por cinco pessoas, não será necessária uma máquina poderosa para executar o software de servidor. Se você pretende usar a intranet para fornecer streams de vídeo aos quais milhares de funcionários terão acesso a um só tempo, será necessário um servidor exclusivo de maior porte, ou um conjunto de servidores dotados de banda larga.

O software do servidor lida com todos os pedidos de arquivos armazenados no servidor, localiza o conteúdo e o encaminha à máquina certa. O mais popular dos softwares para servidores de Web, o Apache, é gratuito. O segundo mais popular entre esses softwares é o Microsoft Internet Information Server.

Quando chega a hora de instalar o servidor de Web como parte de uma rede, a empresa precisa primeiro considerar que importância a intranet terá em suas operações cotidianas. Quanto mais a intranet for usada para "processos de negócios essenciais", mais capacidade sobressalente precisa existir no sistema.

Em organizações nas quais a intranet é uma aplicação de baixa prioridade, não há problema em colocar tudo na mesma caixa - servidor de Web, bancos de dados, aplicativos e conteúdo de páginas da Web. Em empresas nas quais os funcionários dependem mais da intranet para acesso a aplicativos disponíveis via Web, é inteligente utilizar um servidor de apoio ou mesmo um sistema de servidores em rede que compartilhem as responsabilidades. Nesse caso, também é inteligente hospedar bancos de dados em máquinas separadas, para que caso um servidor caia, os demais continuem dispondo de acesso aos bancos de dados.

Para que funcionários ganhem acesso à intranet, seus computadores precisam estar conectados à rede de área local (LAN) da organização. Eles também precisarão dispor de browsers para a Web como o Internet Explorer, Firefox ou Safari.

O hardware e software de firewall servem ao mesmo fim - são os guardiões. O firewall se interpõe entre a Internet externa e a intranet da empresa, monitorando todos os dados que chegam e saem em busca de solicitações suspeitas ou não autorizadas. Um firewall é essencial para a segurança da intranet, especialmente se ela possui extensões em formato extranet ou permite acesso remoto de fora da LAN da empresa.

Para criar, publicar a administrar o conteúdo de uma intranet, a maioria das empresas utiliza um sistema de gestão de conteúdo (CMS), aplicativo disponível via Web que facilita a criação de conteúdo padronizado para a Web sem que o usuário precise saber HTML ou outras linguagens de programação. O CMS pode ser hospedado no servidor de Web ou em um servidor de aplicativos separado.

Outros softwares podem ser carregados no servidor de Web da intranet ou no servidor de aplicativos, como a empresa preferir. Eles podem incluir sistemas de conferência online, ferramentas de gestão de projetos ou uma ferramenta abrangente de CRM como as da ­SAP ou PeopleSoft.

Se você não deseja se preocupar com a configuração de servidores e instalação de software, pode assinar um serviço de hospedagem de intranets que hospedará sua intranet mediante uma taxa mensal. O acesso à intranet é realizado por login no provedor do serviço.

Vamos ver agora o futuro das intranets.

As tendências das intranets acompanham de perto as mais recentes tendências de Internet. O termo mais usado na Internet hoje é Web 2.0. A Web 2.0 gira em torno de mídia e conteúdo social, em oposição à natureza estática, apenas para leitura da Web 1.0.

Muitos dos sites de maior tráfego na Web são alimentados pelos princípios da Web 2.0. Eles explicam a explosão dos blogs, a proeminência da Wikipédia e a imensa popularidade de sites de redes sociais online como o MySpace, Facebook e LinkedIn.

As intranets empresariais estão sendo aperfeiçoadas agora que estudantes da geração net estão se tornando parte da força de trabalho. A geração net cresceu em um mundo saturado de tecnologia de comunicação. Muitos deles não se lembram de como era a vida antes de terem uma conta no MySpace, e eles estariam perdidos sem os seus celulares.

Os trabalhadores da geração Net esperam que seus empregadores pensem e se comuniquem da mesma maneira que eles. O e-mail é só o começo. Eles querem ter blogs próprios em suas empresas, e assinar por RSS (Really Simple Syndication) para ler as atualizações nos blogs de seus patrões e colegas. Eles desejam ajudar a criar o wiki de uma empresa, e fazer contato com amigos pela rede social da companhia.

As empresas despertaram apenas recentemente para a necessidade da chamada intranet 2.0, a fim de atrair e reter funcionários mais jovens. De acordo com uma recente pesquisa entre vice-presidentes de informações, apenas 18% das empresas norte-americanas mantêm blogs em suas intranets, e apenas 13% lançaram wikis empresariais. Mas 40% das companhias afirmam ter programas desse tipo em desenvolvimento e teste.

As intranets corporativas assumirão crescente importância à medida que mais e mais empresas recorrem a aplicativos via Web para executar funções essenciais de negócios, com sistemas como os da SAP e PeopleSoft. As empresas estão aprendendo que serviços disponíveis a pedido na Web são mais baratos de manter e mais fáceis de usar do que instalar software em seus sistemas. Todos os aplicativos baseados na Web podem ser oferecidos em pacotes via intranet empresarial, de modo que se possa ganhar acesso seguro a eles com uma única senha de rede.