Introdução
A maioria das pessoas reclama da falta de tempo que dispõe para suas atividades
diárias devido à enorme carga de tarefas que tem para executar.
O que ocorre é que as pessoas quando aprendem em um curso acadêmico, ou mesmo
ingressam de alguma forma em uma função, profissão, são sempre instruídas sobre
“O que” fazer sendo ignorado o modo como se fazer o trabalho, principalmente aos
detalhes que fazem o diferencial para se obter uma maior eficiência e eficácia.
Não basta ser especialista no que se faz, é que preciso ter noções da melhor
maneira de realizar o trabalho.
Como administrar melhor o seu tempo?
Tempo é das coisas mais indefiníveis e paradoxais: o passado já se foi, o futuro
ainda não chegou, e o presente se torna o passado, mesmo enquanto procuramos
defini-lo, e como se fosse um relâmpago, num instante existe e se extingue.
Na maioria dos casos, a análise revela que, com alguns ajustes, o indivíduo
poderá produzir muito mais, com menos dispêndio de esforços. Chama-se “trabalho
inteligente”.
ORGANIZE UMA AGENDA DO TEMPO.
Para identificar com precisão como você ocupa o seu tempo, faça uma
agenda, dimensione exatamente o percentual de tempo utilizado em cada tipo de
atividade. Pois não podemos controlar nosso tempo se não sabemos exatamente como
o estamos utilizando. Geralmente somos levados a achar que sabemos como
utilizamos nosso tempo, mas nem sempre isso é verdade. O princípio básico para
utilizar bem o tempo é priorizar as tarefas realmente importantes e que nos
trazem maiores resultados, aquelas que sempre deixamos para executar depois das
mais fáceis!
Avaliar a forma como utilizamos nosso tempo é o primeiro passo que devemos dar,
e após isso questionar: Os resultados seriam melhores se eu pasasse o meu tempo
trabalhando em outra atividade? Como eu poderia executar as tarefas mais
importantes com mais freqüência e eficiência?
Um outro aviso importante: Geralmente seus colegas de trabalho tem o costume de
lhe passar material, assuntos e tarefas que não dizem respeito à sua atividade
principal(ao seu foco). Este tipo de material deve imediatamente ser retornado à
pessoa que realmente deve dar continuidade. Responda na própria correspondência
e retorne imediatamente. Não deixe nada entulhando sua mesa ou caixa postal de
e-mail. Sempre que possível evite dar respostas como: Vou ver e lhe retorno
depois!. Assim que tiver um retorno lhe informo!. Dê as informações necessárias
já no momento para que a pessoa mesmo pesquise sozinha!. Não atue como
intermediário de nada.
Você realmente sabe como usar seu tempo?
A primeira medida para melhorar a utilização do tempo é verificar como ele
vem sendo empregado. Muitas pessoas imaginam que sabem como usam seu tempo, mas
quando eles são registrados, numa “tabela de tempo”, o resultado é surpreendente
para estes indivíduos.
Algumas situações comuns observadas numa tabela de tempo:
- Decisões sobre assuntos importantes;
- Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente;
- Períodos de interrupções constantes;
- Concentração em assuntos poucos importantes;
- Períodos de “escravidão ao papel”, onde se manuseiam muitos papéis
sem importância;
- Falta de tempo para pensar e planejar, ficando escravo da rotina;
- Períodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades
anteriores.
- Para efetivamente avaliar a utilização do tempo, é necessário
questionar o efetivo uso do mesmo.
- Quanto tempo utilizar em cada tarefa?
A lei de Parkinson diz que o trabalho tende a preencher (ou adaptar-se)
ao tempo disponível ou alocado para ele. Se você alocar uma hora para uma
determinada tarefa, terá mais chances de terminar o trabalho dentro desse
prazo, caso estabeleça duas horas para o mesmo trabalho provavelmente
utilizará as duas horas para o trabalho.Estabeleça sempre a quantidade de
horas e datas para conclusão de projetos, provalvelmente descobrirá um meio
de fazê-lo dentro do prazo estabelecido por você, e sua produtividade
aumentará bastante.
Dividindo seu trabalho de rotina em lotes.
A divisão em categorias e o agrupamento de seu trabalho podem ser
chamados de "agrupamento". Processe as informações e as tarefas semelhantes
em lotes, reduzindo dessa forma, o desperdício e o deslocamento. Você
executará cada tarefa de forma mais eficiente.Muitos elementos de seu
trabalho podem ser reduzidos a simples rotinas que lhe permitirão concluir
tarefas semelhantes no mínimo tempo possível. Esses tipos de tarefas
realmente se prestam ao agrupamento. As vantagens de abordar o seu trabalho
dessa maneira são várias.Você verá que o trabalho em lotes permite que você
se prepare e se organize para ele de uma só vez, ao invés de ter de fazê-lo
várias vezes se o trabalho for feito aleatoriamente.
Superando o adiamento
O adiamento provavelmente consumirá mais tempo no seu local de trabalho
do que em qualquer outro lugar. Se você for uma pessoa que costuma adiar, a
mudança de atitude para o Faça Agora será um elemento chave para ajudá-lo a
identificar onde existe adiamento nos seus hábitos profissionais e a
superá-lo.
A maioria das pessoas é muito inteligente, até mesmo engenhosa, no que diz
respeito a adiar as coisas. "Eu não tenho muito tempo" é uma desculpa comum.
"Eu acho que eles disseram que não estariam aqui hoje, então eu não liguei."
"Não é tão importante." A lista e motivos pelos quais uma tarefa não pode
ser concluída é interminável.
Seja tão esperto para concluir as coisas quanto o é para adiá-las. Insista
até encontrar a solução para cada problema sem adiá-lo. É aí que você deve
concentrar o poder de sua mente, e não em desculpas inteligentes.
As oito maneiras de superar o adiamento:
1) Faça agora e fará uma vez somente: Não fique lendo e relendo para fazer uma
ação. Leia e aja.
2) Clareie a sua mente: Não postergue nada. Programe o que você vai fazer e
realmente faça ou esqueça o que você não vai fazer.
3) Resolva os problemas enquanto eles são pequenos: Caso contrário seus
problemas crescerão e consumirão mais tempo.
4) Diminua as interrupções desnecessárias: Isso o ajudará a ser mais produtivo.
5) Coloque os atrasos em dia: Os trabalhos atrasados criam o seu próprio
trabalho extra.
6) Comece a operar visando o futuro e não o passado: Trabalhe sempre de forma
preventiva, antecipando-se.
7) Pare de se preocupar: O grande dano do adiamento é o cansaço mental e
psíquico que isso causa.
8) Agora sinta-se melhor em relação a si mesmo: A conclusão de tarefas evita o
estresse e a ansiedade e traz mais autoconfiança e auto-respeito.
Esqueça lembrando
A maioria das pessoas tem certo orgulho da sua capacidade de se lembrar de
"tudo" o que deve ser feito. É um jogo mental que fazem. Embora possam ter sido
bem-sucedidas em uma certa época, o ritmo atual do trabalho e da vida particular
e o volume de atividades com as quais devemos estar em dia aumentaram tanto que
é impraticável estar por dentro de mil coisas a fazer. Essa preocupação
constante de tudo o que precisa fazer, lembrar-se de tudo, simplesmente lhe
sobrecarregam, principalmente porque acaba se lembrando de "tudo" nos momentos
menos interessantes.
Os executivos e gerentes deveriam se interessar mais em esquecer todas as coisas
que têm a fazer. Sim eu disse esquecer. O que as pessoas precisam é de ter um
sistema adequado em prática para se lembrar dessa infinidade de detalhes quando,
e só quando, for preciso.
Parece loucura? Na verdade não é.
Três princípios gerenciais clássicos de administração de tempo
Três princípios gerenciais clássicos de administração de tempo estão sendo
seriamente questionados pelos estudiosos.
Estes conceitos são:
- Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e
concentre-se nelas até que todas estejam executadas.
- Cuide primeiro dos assuntos urgentes.
- Distribua uniformemente sua carga de trabalho.
O fato é que todo mundo já utilizou estas técnicas freqüentemente com algum grau
de sucesso. No entanto, renomados experts como Peter Drucker, Merrill Douglass e
o filósofo do século XX, Vilfredo Pareto, afirmam que elas precisam ser
descartadas a fim de abrir caminho para métodos mais eficazes.
Aparentemente, as regras são boas. Cada uma delas, entretanto, contém aspectos
negativos. Analisemos em separado estas diretrizes para descobrirmos por que
elas precisam ser riscadas do livro de regras gerenciais.
1. Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e
concentre-se nelas até que todas estejam executadas.
O que há de errado nisto? Uma porção de coisas. Conforme Drucker aponta, é
preciso equilibrar o trabalho com o tempo. Lembre-se que o tempo é imutável, ao
passo que o trabalho é flexível como massa para modelar. Ele pode ser
pressionado, moldado, reformulado e dividido. Portanto, o trabalho deve sempre
subordinar-se ao tempo disponível. Atacar com entusiasmo sua lista diária de
itens a fazer não é suficiente. O tempo deve ser realisticamente programado para
que as tarefas certas realmente sejam feitas.
2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes.
Se é urgente, deve ser importante, certo? Errado! Quem é que diz que o
assunto é urgente? É você, seu chefe, sua secretária, um cliente, um empregado,
um vizinho? Urgente implica em necessidade de atenção imediata. Mas quem está
exigindo atenção imediata? Como a tarefa em questão se relaciona com os
objetivos a serem atingidos? Na realidade, existe um relacionamento matricial
entre assuntos urgentes e importantes. Esta correlação pode ser simplesmente
citada como: "Assuntos urgentes podem ser importantes, mas não necessariamente."
São quatro os possíveis relacionamentos. O assunto pode ser:
Tanto importante quanto urgente
Ex.: você está quase perdendo seu principal cliente.
Importante mas não urgente
Ex.: planejamento estratégico para os próximos três anos.
Urgente mas não importante
Ex.: a maioria do telefonemas.
Nem urgente nem importante.
Ex.: conversa fiada ou comentários excessivos sobre o jogo de futebol da semana
passada.
Conclui-se, portanto, que assuntos importantes (os que têm vínculo com os
objetivos) deverão sempre ter prioridade sobre assuntos meramente urgentes (os
que pressionam pelo tempo), uma vez que atenção deixará pouco tempo para fazer o
que realmente é importante.
3. Distribua uniformemente sua carga de trabalho.
Há quase 100 anos, Pareto questionou este conceito. O Princípio de Pareto
postula que para qualquer número de itens, um pequeno número destes itens é
muito mais importante do que o restante. Por exemplo, 20% dos clientes de uma
companhia provavelmente são responsáveis por 80% das vendas, ao passo que 20%
dos itens em estoque podem representar 80% do inventário. O Princípio de Pareto
é uma prescrição de discriminação. Ele propõe dedicar mais atenção aos itens
importantes e menos atenção aos itens de menor importância.
Conclui-se, portanto, que uma carga de trabalho uniforme, que trata de todas as
tarefas da mesma maneira, não atende à necessidade do executivo. O esforço
concentrado em poucos assuntos importantes é que abre o caminho para a
produtividade gerencial.
Alguns passos para gerenciar seu tempo com maior eficácia
Mesmo com os três conceitos "furados" colocados em perspectiva, a questão
permanece. Que regras poderão realmente ajudar-me a melhor administrar meu
tempo?
O primeiro passo para melhor administrar o tempo é determinar como é utilizado.
A maioria as pessoas acha que sabe como ocupa seu tempo mas, comumente, quando
os fatos são registrados num quadro de tempo, o resultado é surpreendente.
Situações típicas demonstradas nesse quadro são:
- Julgamentos bruscos feitos em relação a assuntos altamente importantes;
- Conversas telefônicas que se estendem em demasia;
- Períodos de incessantes interrupções nos quais nada de significativo é
feito;
- Longo envolvimento em assuntos de pouca importância que poderiam ser
delegados ou ignorados;
- Períodos de escravidão à burocracia, nos quais a "papelada" domina o
dia;
- Ausência de tempo para pensar ou planejar.
- A percepção de como você usa seu tempo implica num esforço de
cronometrar suas atividades diárias e registrar os resultados para análise.
Para ajudar a capturar seu dia como ele realmente é, siga estes passos:
Passo 1 - Faça um quadro de tempo.
Use uma agenda, um caderno ou um bloco e anote de 30 em 30 minutos o que você
esteve fazendo durante a meia hora que passou. Registre suas atividades por uma
semana.
Passo 2 - Reveja o quadro.
Faça um resumo dos resultados. Veja quanto tempo você gastou em assuntos
realmente importantes, quanto tempo foi gasto inutilmente e quanto foi dedicado
à rotina.
Passo 3 - Reflita.
Você está realmente aplicando o tempo nos assuntos que o ajudarão a atingir seus
objetivos? (você poderá concluir que, certamente, seu tempo não está sendo bem
utilizado, mas justifica assim "não existem horas suficientes no dia e, além
disso, as pessoas vivem me interrompendo.") Para resolver este problema, examine
os maiores estranguladores de tempo e deixe mais tempo livre para os assuntos
importantes.
As seguintes atividades tendem a dominar o dia do gerente/profissional:
- Papelada - Aguardando assinatura ou leitura;
- Reuniões - Programadas ou não;
- Diálogos - Conversas e discussões;
- Chamadas Telefônicas - Recebidas e/ou feitas por você.
Para ganhar tempo, analise seu dia visando eliminar atividades inúteis.
Passo 4 - Pergunte a você mesmo se realmente precisa ver toda aquela
papelada.
O fato de ter sido mandada para você não significa que deva perder tempo com
ela. Faça uma lista dos documentos que recebe; classifique-os em grupos de
prioridades A, B e C. Então, delegando, eliminando e condensando, reduza
drasticamente seu gasto de tempo com os itens C e, em menor grau, com os
assuntos B, permitindo desse modo, mais tempo para os de prioridade A.
Passo 5 - Discipline suas reuniões para obter resultados mais eficazes
em menos tempo.
Volte às bases. Todos conhecem o assunto e o objetivo da reunião? É comum os
participantes não saberem o objetivo da reunião (às vezes, nem o líder tem uma
idéia clara). Estabeleça o objetivo da reunião de forma cristalina. Antes dela,
faça uma agenda detalhada e, finalmente, registre os resultados em ata.
Pergunte-se também se a reunião realmente é necessária. Talvez não seja e, sim,
uma perda de tempo para todos os participantes.
Passo 6 - Determine quanto tempo você dispõe para diálogos (para
ouvir, resolver problemas, conversar); então, racionalize o seu tempo de acordo.
Precisa receber todas as pessoas que querem falar com você? E pelo tempo que
elas quiserem? Obviamente não. Muitos dos seus visitantes poderão ser bem
atendidos por outra pessoa que não você. Se tem outras prioridades, é uma
prerrogativa sua determinar os limites de tempo dos seus diálogos. Redobre,
portanto, seus esforços para organizar sua agenda de entrevistas.
Passo 7 - Estabeleça um código de conduta telefônica.
Evite escravizar-se ao telefone. Agrupe as ligações para logo se ver livre
delas. Evite interrupções telefônicas quando estiver trabalhando em assuntos
importantes (desligue o aparelho, ou peça a alguém para anotar recados). Se
precisa fazer ligações diariamente, tente estabelecer um horário para isso.
Evite pegar o telefone impulsivamente - organize seus pensamentos e discuta os
assuntos em uma seqüência ordenada.