A teoria diz que documentar lições aprendidas é uma atividade importantíssima
durante qualquer projeto. Qualquer gerente de projeto concordará com isto, mas
nem sempre esta atividade é realmente executada com a seriedade necessária.
É fácil entender porque as lições aprendidas são muitas vezes deixadas de
lado:
- Pressões para cumprir prazos, que leva o gerente a se preocupar mais com
as atividades diretamente relacionadas ao produto do projeto.
- Mudança de foco ao terminar um projeto. As pessoas e organizações acabam
mais concentradas no próximo projeto do que no fechamento correto do projeto
anterior.
- Falta de interesse da alta gestão neste tipo de documentos.
- Problemas culturais na empresa que levam o gerente a acreditar que
documentar lições aprendidas é uma perda de tempo, já que não terá
verdadeira influência sobre os próximos projetos da organização.
Independente de todos estes fatores, o gerente de projeto deve entender que
as lições aprendidas são uma ferramenta essencial para seu crescimento
profissional e para a melhoria contínua da organização.
Trata-se muito mais do que um documento para cumprir a formalidade do
projeto. São as informações que permitirão que os erros passados não se repitam
e os acertos possam ser feitos novamente. Por isso é importante registrar tanto
as boas quanto as más experiências do projeto. Estes registros ajudarão a moldar
as atividades e controles dos projetos futuros.
A forma de fazer a documentação de lições aprendidas varia muito de uma
organização para outra (ou de um projeto para outro). A maioria das empresas,
mesmo as que adotaram o gerenciamento de projetos de uma forma ou outra, não
possuem uma forma única de criar estes registros. Cabe ao gerente de projeto
tomar a iniciativa para criar algo que seja:
- Útil: se a informação não ajudará a empresa, equipe e gerente nos
próximos projetos, provavelmente não vale a pena registrá-la.
- Prático: a forma de registro deve ser simples, ou a burocracia tornará
difícil o acompanhamento das lições aprendidas.
- Compreensível: é importante que o gerente lembre que as informações para
todos, e não deve cometer o erro de documentar as informações de uma forma
que somente ele compreenderá.
Na maioria dos casos, devem-se evitar tabelas complexas que demandarão muito
tempo para ser preenchidas. Eu recomendo os seguintes campos no registro de
lições aprendidas: atividade, tipo (neste caso há que definir algumas
categorias), situação, lição aprendida, ações preventivas e ações corretivas
para o futuro.
Outra prática que recomendo aos gerentes de projeto é a criação de um arquivo
pessoal de lições aprendidas. É importante lembrar que o documento “oficial” é
de propriedade da empresa e deve ser aberto às equipes e outros gerentes.
Portanto, algumas informações confidenciais do projeto ou que não devam estar em
um documento oficial pode ir em um registro que outros não terão acesso. Não se
trata aqui de tomar uma atitude antiética, e sim de preservar informações
importantes para os stakeholders corretos.
A importância da documentação de lições aprendidas é um fato. Cabe ao gerente
de projeto definir a melhor forma de criá-la e fazer bom uso das informações
obtidas.