Introdução
Você decidiu começar seu próprio negócio, calculou os riscos, viu que o
projeto se encaixa nos seus objetivos de vida e que tudo isso promete
ser desafiante e promissor. Se estiver começando do zero ou comprando uma
franquia, a necessidade de planejamento deve ser avaliada. Um plano de negócios
é uma ferramenta muito útil que pode ajudar a saber tudo o que é
necessário antes de se arriscar em uma nova empreitada.
Mesmo que não se esteja procurando investidores, é preciso tempo e esforço ao
se preparar um plano de negócios. Além dos planos de negócios certamente serem
uma exigência para os novos empreendedores que procuram financiamento, também
são uma maneira excelente para traçar estratégias. Pode-se pensar no plano de
negócios como um mapa rodoviário. O mapa rodoviário permite que você não só veja
exatamente onde está, mas também para aonde irá e o que verá ao longo do
caminho.
Neste artigo, vamos analisar como formular um plano que possa ajudá-lo a
determinar a base de seus negócios, otimizar suas chances de ser bem-sucedido e,
além disso, gerar entusiasmo e empolgação sobre o negócio ao definir o plano
para levantar investimentos. Vamos saber o que deve ser abordado no plano, como
fazer pesquisas, projeções realistas, como definir os pontos principais e outras
dúvidas que surgem quando se começa um processo de planejamento.
Aliás, o processo de planejamento faz parte do que torna a formulação do
plano de negócios tão importante. Pensar em tudo o que deve fazer parte do plano
fará com que você pense na logística do investimento do seu negócio e talvez até
apareçam algumas idéias que não haviam sido consideradas antes.
Algumas instruções
Por onde começar
O plano que você escrever definirá o panorama do seu negócio. Você irá
determinar metas concretas que incluem prazos, pensar no esquema organizacional
do RH e atribuir responsabilidades, assim como descrever o negócio e fazer
projeções financeiras. Entretanto, antes de começar, lembre-se de estabelecer
metas realistas. Não cometa falhas, certifique-se também de que seu plano está
direcionado aos resultados. Em outras palavras, o plano deve influenciar
opiniões sobre o negócio e seu futuro. Tendo isso em mente, vamos começar.
Planejamento prévio do plano
Como todos os negócios são diferentes e os planos de negócios são
escritos por diferentes motivos, a primeira coisa a pensar é para quem você está
escrevendo. Se você estiver planejando usar o plano para levantar investimentos,
então lembre-se disso à medida que o escreve, certificando-se de ser
completamente objetivo sobre a mensagem mais importante do negócio. E se você
estiver se dirigindo a credores em vez de investidores, seus lucros projetados
não serão tão importantes (em geral, eles associam altas projeções com alto
risco) Saiba quais são seus objetivos e estratégias antes de articular o plano
de negócios.
Lembre-se: os objetivos devem ser específicos, concretos e mensuráveis e as
estratégias devem explicar com clareza como você irá atingir esses objetivos.
Por fim, mantenha o plano claro e conciso, tendo, de preferência, 15 a 30
páginas com anexos. Lembre-se do acrônimo KISS: "keep
it short and simple"
(mantenha-o curto e simples). Quando estiver concluído, o plano de negócios deve
ser consultado sempre. Além disso, deve ser atualizado e alterado com freqüência
para atender ao ambiente de mudanças do seu negócio.
Elementos do plano
O plano deve incluir informações que se encaixam nestas categorias:
- seu produto/o negócio
- o mercado
- finanças
- sua equipe de administração
Se você estiver analisando muitos recursos de negócios disponíveis, irá observar
com rapidez que cada descrição de plano de negócios será um pouco diferente.
Apenas certifique-se de abordar essas categorias básicas, incluir um resumo
executivo e, em seguida, acrescentar outras seções que pareçam necessárias para
o público do plano e para seu próprio uso.
Agora, vamos ao resumo executivo.
O resumo executivo
Geralmente, a primeira seção de um plano de negócios é o resumo executivo. Esse
resumo é a parte mais importante do seu plano se você estiver procurando
investimentos (e mesmo se você não estiver) porque ele fornece uma visão geral
de todo os outros elementos do plano. Com freqüência, esse resumo é
a oportunidade que seu plano tem quando fica empilhado junto a outros planos que
almejam a mesma atenção do investidor.
Embora seja o primeiro item no plano de negócios, o resumo executivo é
geralmente escrito por último, depois de você ter desenvolvido todos os detalhes
de seu plano. Depois de redigir o seu plano, volte para essa seção e escreva o
resumo executivo.
O resumo executivo deve abordar brevemente:
- a demonstração de objetivo: os objetivos do plano (levantar dinheiro,
atuar como um guia de políticas, etc)
- o background da empresa
- o produto e/ou serviço da empresa
- a visão geral da estratégia: por que o produto e/ou serviço é exclusivo
- o potencial de mercado: descobertas de pesquisa
- as projeções financeiras de, no mínimo, 3 anos
- as qualificações da equipe de administração
- as exigências financeiras: como você planeja gastar o capital levantado
Certifique-se de afirmar no resumo por que seu negócio terá êxito. Você
também pode incluir a declaração da missão no seu resumo introdutório/executivo.
O perfil do negócio
Estrutura jurídica
Explique brevemente a estrutura jurídica de sua empresa. É uma
proprietorship, uma parceria, uma corporação ou alguma outra variação destes
modelos?
Resumo do negócio/conceito
Nesta seção, dê ao leitor o "Panorama Geral". Explique a oportunidade de
negócio que você vislumbrou no mercado atual. Forneça uma visão geral do setor e
explique por que seu negócio é exclusivo, assim como por que ele terá êxito.
Descreva seu produto e/ou serviço de forma simples, dando enfoque ao que você
está fazendo para conseguir destacá-lo no mercado. Por exemplo, você pode ter
observado que os produtos da concorrência não atendem às necessidades de
determinados mercados. Sua estratégia é criar um produto que atenda a essas
necessidades para chegar aos mercados que não são atingidos e, dessa forma,
obter uma vantagem competitiva maior. Certifique-se de destacar esse tipo de
estratégia nesta seção.
Descreva o panorama atual do setor e as projeções futuras. Se você achar que
não consegue descrever o negócio de forma clara e simples, é provável que não
tenha refletido o bastante. Se esse for o caso, pare onde está e reserve um
tempo para raciocinar sobre todos os aspectos da sua idéia de negócios, do
início ao fim.
Situação atual
Explique como está o negócio neste exato momento. Para os iniciantes,
deve ser uma explicação breve que afirma simplesmente se você tem um produto ou
só uma idéia e em que estágio de desenvolvimento está. Para os empreendedores
experientes, basta explicar seu background, os níveis atuais de vendas e o
posicionamento no mercado.
Objetivos
Liste os objetivos da sua empresa. Por exemplo, você deseja se tornar uma
das dez maiores empresas no setor nos próximos quatro anos? Você deseja ter uma
equipe de dez pessoas nos próximos dois anos? Você deseja multiplicar por cinco
uma quantia determinada em um ano? Você deseja obter um retorno positivo no
investimento no final do segundo ano? Faça com que as respostas sejam claras e
específicas.
O mercado
Determinar o tamanho do mercado é muito mais fácil hoje do que há dez ou quinze
anos. Se você tem computador e acesso à Internet, já é metade do caminho. Você
pode acessar uma série de dados de pesquisa secundária via Internet (é útil
saber a Classificação Industrial Padrão do seu negócio - ou mercado-alvo - ao
pesquisar esses bancos de dados). Talvez você também tenha que fazer sua própria
pesquisa principal para obter uma melhor impressão das preferências e aversões
do mercado. Não se esqueça de verificar as associações comerciais do setor do
seu produto ou serviço. Muitas associações comerciais monitoram de forma ativa o
mercado, controlando as vendas, projeções e tendências do setor. Também há
muitos outros sites que fornecem informações demográficas do setor e análises de
mercado .
Assim que você tiver terminado sua pesquisa, transforme todo o material
bruto em uma descrição clara do mercado atual, do público-alvo, da
concorrência e de como o produto irá entrar nessa grande montanha-russa.
Certifique-se de responder a estas perguntas:
- qual é o tamanho do mercado potencial?
- o mercado está crescendo, diminuindo ou estabilizado? Quais mudanças
estão acontecendo?
- o mercado está segmentado por preço, qualidade, faixa etária, renda ou
uso do produto?
- quem é o seu público-alvo?
- quem são os seus concorrentes?
Nas seções a seguir, vamos discutir cada uma dessas perguntas.
Análise e segmentação de mercado
Análise de mercado
Na primeira seção da análise de mercado, defina o mercado usando números
concretos e porcentagens. Em outras palavras, quantos usuários potenciais há
para o seu produto ou serviço? Se você estiver oferecendo um serviço regional e
descobrir que há cerca de 80 mil clientes potenciais em sua área geográfica,
então é aí que você coloca a informação. Explique o crescimento e outras
mudanças que você vê no mercado e como a concorrência está caindo, subindo ou se
mantém estável.
Inclua algum histórico de mercado, caso isso se aplique ao seu produto ou
mercado. Consulte as estatísticas e dados que você descobriu através da pesquisa
de mercado e certifique-se de mencionar a fonte e a data. Você também pode
incluir informações sobre as influências externas (regulamentações do governo,
atividades de sindicatos, etc), sazonalidade do mercado e o ciclo de vida do
setor.
Segmentação
Seu mercado pode ser segmentado por preço, qualidade, região, faixa
etária, renda, comportamento de compra, setor ou qualquer outra coisa. Determine
quais são os segmentos e descubra os que você vai direcionar. Você terá uma
chance maior de sucesso ao enfocar segmentos específicos. Lembre-se de que é
difícil agradar a tudo e a todos. Tenha em mente que seu produto provavelmente
irá atravessar vários segmentos de mercado, por isso aborde cada segmento no seu
planejamento de marketing.
Pontos fortes e pontos fracos
Pontos fortes
Qual é sua especialidade? Exponha seus pontos fortes e quaisquer
elementos da sua estratégia que darão ao seu produto uma chance melhor no
mercado. Se seu negócio estiver consolidado e já tiver uma posição segura em uma
parte do mercado, então é onde você pode fazer a diferença. Explique as
particularidades do negócio que o direcionaram para o ponto em que está agora
(seu plano de marketing, prestação de serviço excepcional ao cliente ou a
introdução de produtos novos e inovadores).
Pontos fracos
Por outro lado, por mais difícil que seja, descreva os pontos fracos que
sua empresa pode enfrentar no mercado. Provavelmente, isso pode ser
corrigido. Observe também que pontos fracos são inerentes ao próprio mercado.
Pode ser que eles não sejam corrigidos tão facilmente, mas lembre-se de que a
concorrência também deve lidar com eles. Lembre-se também de observar quaisquer
ameaças possíveis ao seu produto, como problemas com regulamentação ou
preocupações ambientais.
Público-alvo e concorrência
Público-alvo
Determinar o público-alvo é provavelmente a parte mais importante de seus
esforços de marketing, porque não importa o que você diga se isso não for
direcionado à pessoa certa. Nesta seção do plano de negócios, dê o máximo de
detalhes possível sobre quem é seu mercado. No mínimo, você deve descrever seu
cliente. Qual é a faixa etária, sexo, tamanho da família, renda e localização
geográfica. Para mercados voltados aos negócios, certifique-se de incluir o tipo
do setor (ou Classificação Industrial Padrão), o tamanho da empresa,
títulos/departamentos de trabalho, renda anual e áreas geográficas. Inclua o
máximo de informações demográficas e psicográficas extras que puder coletar
(como quais são seus padrões de gastos, se têm consciência da marca no que diz
respeito ao tipo de produto, o que influencia seus comportamentos de compra, a
quais esforços promocionais eles respondem com maior freqüência, etc).
Em geral, embarcar em uma jornada para o pensamento do público-alvo, também
chamada de psicográficos, é a chave para seus esforços de marketing.
Assim como em todas as outras seções do plano de negócios, não há regras para
organizar seu plano. Organize a seção de análise do mercado de modo que pareça
mais lógico e que ilustre melhor o mercado de seu produto.
A concorrência
Forneça uma visão geral completa do mercado competitivo. Quem são os
maiores concorrentes? Quais são seus pontos fortes e fracos? Identifique as
diferenças entre suas ofertas de produtos e as deles. Qual é sua estrutura de
preço?
Às vezes, seus fornecedores são boas fontes de informação sobre a
concorrência. Visite as instalações, sites, lojas da concorrência, etc.
Informação é sempre a chave para uma maior vantagem competitiva.
Estratégias
Retome os objetivos da seção Negócios/Conceito. Como você irá atingi-los? Esta é
a seção do plano de negócios em que você realmente pode detalhar como vai fazer
para tornar as metas e objetivos realidade.
Para cada meta, atribua uma estratégia. Para cada estratégia, descreva sua
tática: como irá implementar as etapas para atingi-la? Por fim, identifique os
detalhes como as atividades principais e específicas que irão ajudar a tornar o
negócio bem-sucedido.
Por exemplo, se sua meta for obter 20% do mercado nos primeiros dois anos de
operação, então sua estratégia deve ser oferecer aos seus clientes uma
experiência de compra bastante tranqüila. Sua tática deve incluir a implantação
de uma linha de atendimento ao cliente que funcione 24 horas por dia, 7 dias por
semana e além disso, você deve oferecer uma garantia de satisfação
incondicional. As etapas específicas e pontos principais desse plano poderiam
incluir sessões de treinamento voltadas ao consumidor (com duração de uma
semana) para sua equipe de vendas, estabelecer um help desk ao vivo no
site, custear o envio do produto devolvido dos consumidores que não ficaram
satisfeitos e, por fim, realizar pesquisas de opinião com os consumidores para
determinar e otimizar os níveis de satisfação.
Nas seções a seguir, vamos discutir as duas principais áreas de estratégia:
marketing e vendas.
Estratégias de marketing
Quando se trata de identificar as estratégias de marketing, pense em como
você irá fazer para que seu produto se destaque no mercado. Se você tem um
produto que mais ninguém oferece, sua tarefa não é tão difícil. Caso não tenha,
então terá um pouco mais de trabalho. Encontre (ou crie) um diferencial
competitivo.
Qual é a sua vantagem exclusiva de venda? Se seu produto faz a mesma coisa
que os outros, mas puder vendê-lo mais barato, estará criando um diferencial. Se
seu produto for embalado com recursos que os outros não oferecem, você também
estará criando um diferencial. Seja qual for o caso, encontre as diferenças no
seu produto ou serviço e capitalize em cima delas.
Um método de identificar novas idéias é se colocar no lugar dos clientes, Aja
como eles agiriam. Pergunte-se por que você compra um produto e não o outro. A
qual mídia você dá atenção? Todos estes processos irão ajudá-lo a escolher as
melhores estratégias para colocar seus produtos nas mãos de consumidores
potenciais.
Nesta seção, apresentamos uma visão geral das suas estratégias e, em seguida,
discutiremos como você irá posicionar seu produto, como irá determinar o preço e
como planeja promovê-lo e distribuí-lo.
Como você posiciona seu produto é como você deseja que o mercado-alvo o
reconheça no mercado. É um produto novo para executivos de negócios ou é uma
alternativa mais barata ao produto de outras empresas? Você quer que seu produto
seja visto como um investimento ou uma despesa? Transforme em palavras as idéias
surgidas quando você agiu como os clientes agiriam. De acordo com David Ogilvy,
fundador da agência de publicidade Ogilvy & Mather, o posicionamento é o aspecto
mais importante dos seus esforços de marketing. Você tem de encontrar seu nicho.
Explique também como você determina o preço do seu produto nessa seção.
Comece mostrando como seus principais concorrentes determinam o preço de seus
produtos. Seu produto é melhor (seja objetivo!) ou é apenas comparável aos da
concorrência? Você fez algum tipo de pesquisa sobre quais pessoas pagariam pelo
produto? Obtenha o máximo de informação possível sobre os preços da concorrência
e combine-as com uma comparação de recursos. Se seu produto for muito melhor,
então provavelmente você poderá determinar seu preço igual ou acima dos preços
estabelecidos pela concorrência. Caso não seja, pode ser que você deva reduzir o
preço para obter uma fatia do mercado. Os aumentos de preço podem acontecer no
futuro, assim que tiver um bom posicionamento em uma parcela do mercado.
Quando você tiver estabelecido a posição e o preço do seu produto, passe
para a promoção e da publicidade. Isso deve abranger todos os lugares pelos
quais se deve passar mencionando seu negócio ou seus produtos e serviços. Desde
a promoção gratuita através de press releases, exibições comerciais,
até campanhas de publicidade na TV. Suas promoções sempre devem atender a metas
específicas. Por exemplo, você está tentando formar uma consciência da marca,
fazer vendas imediatas, promover um evento especial ou apenas gerar interesse e
tendências?
Assim que tiver estabelecido as metas, baseie-se nas informações que você já
reuniu sobre o mercado-alvo e as estratégias de marketing e, novamente, pense
como se fosse um possível cliente. Qual mídia ele usa? Qual é seu hábito de
compras? Onde ele empregaria melhor o investimento com publicidade? Quais são
seus interesses? Como você pode usar estas informações para vender seu produto
ou atingir as metas que acabou de determinar?
Vamos usar o exemplo da Brady Bunch e dizer que estamos no ramo de venda de
automóveis grandes com capacidade para vários passageiros. Se a Brady se
enquadrar no nosso público-alvo, saberemos que nosso público assiste pouca TV,
lê jornal, tende a tomar decisões como uma família (portanto atrair a atenção
das crianças é a chave) e gosta de fazer longas viagens de carro rumo ao oeste.
Portanto, nossa publicidade e promoções provavelmente funcionariam melhor se
fossem impressas, principalmente em jornais, e o material de vendas e outras
táticas devem ser desenvolvidas tendo as crianças em mente.
Apesar de o exemplo ter sido completamente simplificado, você entendeu sobre
o que deve pensar. Você tem de decidir com base nos hábitos do seu público:
- sobre o que deve ser sua mensagem publicitária
- como você deve transmiti-la
- onde você deve transmiti-la
Na seção de promoções do plano de negócios, explique de forma resumida os
itens: o que, como e onde listados acima. O "onde" é chamado de mix de
publicidade e, às vezes, é o item mais fácil de determinar. Essa seção nem
sempre precisa ser tão detalhada. Em outras palavras, você não tem de descrever
exatamente quais serão os temas da publicidade a menos que ache que eles são a
chave para o sucesso do seu negócio. Deixe esses detalhes para seu plano de
marketing.
A seguir, vamos discutir como seu produto será distribuído. Você irá vendê-lo
em cadeias varejistas, haverá vendas online, diretas? Descreva os canais de
distribuição padrão do seu setor e explique os pontos fortes e fracos de cada
método. Um canal é melhor de um ponto de vista financeiro, mas não do ponto de
vista do serviço ao consumidor? Você terá uma rede de distribuidores? Há
diversas opções de canais de distribuição, incluindo outlets de varejo (seja o
seu ou de uma cadeia que já existe), outlets de atacado, equipe de vendas,
telemarketing, marketing pela Internet ou marketing direto na TV e nos canais de
compras da TV a cabo.
Estratégias de vendas
A seção de vendas deve detalhar como a transação realmente irá acontecer. Quais
etapas seus representantes de vendas irão seguir para fechar a venda? Qual é sua
estrutura de comissão? Quais são seus incentivos para vender? O quanto eles
estão envolvidos na entrega efetiva do produto ou serviço? Qual é o seu papel no
pós-vendas? Eles estão divididos em áreas de acordo com as regiões geográficas,
linhas de produto ou outro fator? Qual é a organização do seu departamento de
vendas e como essa maneira específica de organização e pagamento irá colocá-lo à
frente da concorrência?
Previsões de vendas
A previsão de vendas é um assunto meio complexo. Use seu instinto, o
conhecimento que você tem do mercado, a experiência da sua equipe de vendas e a
força do seu programa de marketing para emitir uma opinião embasada sobre as
previsões das suas vendas. Se já tiver determinado uma meta de vendas para sua
equipe, talvez faça sentido se basear nas projeções sobre a porcentagem da meta
que você imagina que será atingida por cada representante. Calcule um montante
de vendas para cada representante mensalmente e é provável que você tenha um bom
ponto de partida para suas projeções.
Alianças estratégicas
Você enxerga oportunidades de alianças estratégicas com empresas que não
são concorrentes? Esses tipos de estratégias podem ser muito vantajosos para os
iniciantes. Certifique-se de que o acordo seja bastante ponderado e de que sua
empresa não ficará com a menor parte do acordo.
Seção de administração e cargos na equipe
A primeira coisa que muitos investidores podem olhar no plano é a estrutura de
administração. Se não estiver procurando investidores, esta seção irá ajudá-lo a
planejar a estrutura da organização e a se certificar de que os conjuntos de
habilidades de que necessita irão funcionar. Os investidores querem ter certeza
de que você dispõe dos recursos necessários para planejar, organizar, controlar
e dirigir seu negócio de forma adequada. Eles irão procurar pontos fracos na
experiência da equipe de administração. Você deve fazer isso antes deles.
Considerando que você já tem uma equipe técnica montada, forme uma equipe de
administração que tenha uma boa experiência e que lide com o marketing, o
departamento financeiro e as operações. Isso pode fazer a diferença no
funcionamento do seu plano de negócios. Na verdade, 98% das pequenas empresas
abrem falência devido aos pontos fracos de sua equipe de administração.
A equipe
A equipe necessária irá depender do tipo e do tamanho do negócio e do
escopo do que você está oferecendo. Como uma instrução geral, você irá precisar
de:
- uma equipe técnica para desenvolver e formar seu produto ou serviço
- uma equipe que saiba gerenciar suas finanças
- uma equipe que saiba comercializar o produto
- uma equipe que saiba supervisionar as operações
- uma equipe administrativa
Formulando a seção de administração
Comece com um resumo da filosofia da empresa. Identifique os fundadores
da empresa e o quadro de diretores. Responda perguntas óbvias, como quantos
funcionários você terá em determinado período, quantos serão gerentes, qual é a
experiência e titulação necessária, etc.
Forneça resumos dos currículos das pessoas que você já contratou, destacando
a experiência e realizações pertinentes, níveis salariais e suas áreas de
responsabilidade. Faça um resumo das exigências mínimas junto com as
responsabilidades dos prováveis candidatos dos cargos que você ainda estiver
tentando preencher ou contrate profissionais especializados na área por
um período de experiência. Talvez isso seja a melhor solução no início.
Certifique-se de incluir as titulações e tempo de experiência. Lembre-se também
de incluir horários para contratar uma equipe extra.
Inclua uma seção de suporte externo, como seu contador, advogado, gerente de
banco e corretor de seguros. Além disso, acrescente outros recursos externos,
como seu quadro de diretores ou consultores administrativos.
Dê uma olhada no seu plano de administração de forma crítica e procure pontos
fracos na sua empresa. Descreva esses pontos fracos e identifique os planos que
se adaptam a eles. Mesmo que você não visualize os pontos fracos, é bem provável
que seus investidores potenciais o façam.
Organograma, custos com a equipe e instalações
Organograma
Crie um organograma. Ter uma ilustração facilita que você e outros
membros da empresa compreendam a organização e enxerguem possíveis lacunas.
Custos com a equipe
Inclua uma tabela ou uma descrição identificando seus custos pessoais.
Esses custos também são usados na sua declaração de lucros e prejuízos descrita
na seção anterior. Você pode detalhá-los por pessoa ou departamento. Inclua o
cargo, departamento ou nível de salário do grupo e, em seguida, em uma linha
separada, acrescente de 15 a 20% para cobrir benefícios do funcionário,
impostos, etc (também é chamado de Encargos da Folha de Pagamento). Amplie essa
tabela para abranger os próximos dois a três anos.
Instalações
Descreva o tipo de espaço que seu negócio requer, os custos, o prazo e os
termos do aluguel, seu período para mudar para instalações maiores e quaisquer
outras informações pertinentes.
Diversos
São as áreas básicas que precisam ser abrangidas na sua seção de
administração, mas há informações adicionais que podem ser incluídas, se você
achar que elas ajudariam um investidor a tomar a decisão de investir no seu
plano. Por exemplo, se grande parte da sua estratégia for ganhar participação de
mercado com base na excelente prestação de serviço ao consumidor, então talvez
você queira incluir uma seção sobre seu plano de serviço ao cliente. Ou, se
estiver começando um negócio em um setor que tem grande dificuldade em manter a
equipe técnica, talvez você queira incluir seu plano de recursos humanos e
benefícios a fim de traçar uma estratégia para atrair e manter os profissionais
mais talentosos.
Mais algumas coisas que devem ser lembradas ao formular essa seção:
- algum membro da equipe possui acordos de não concorrência ao qual está
vinculado? Há alguma outra limitação que deve ser considerada?
- os recursos externos têm experiência neste setor em específico?
- os recursos externos ou a equipe de administração têm experiência com
iniciantes?
- você tem acionistas? Se tiver, eles terão alguma participação nas
decisões de administração?
- qual é o papel que os investidores irão desempenhar?
Plano financeiro e resumo das necessidades
Se estiver procurando investimentos para seu negócio, você tem duas opções: pode
se dirigir a bancos e financeiras e procurar um empréstimo ou pode procurar
capitalistas de investimento. A fonte escolhida irá depender da quantidade de
investimento de que você precisa. E o tipo de investimento necessário irá ditar
como seu plano (principalmente a seção financeira) será escrito. Em outras
palavras, os investidores vão querer saber como irão lucrar com esse
investimento, enquanto as instituições que fazem empréstimos vão querer saber
como você irá pagar o montante levantado.
Independentemente do investidor, você irá precisar de projeções financeiras
sólidas que abranjam todas as bases. O plano financeiro do seu plano de negócios
é fundamental. Para a maioria das pessoas, a parte financeira é a parte mais
importante do plano de negócios. Se pensar nisso, por qual outro motivo você
está entrando no negócio? Para preencher uma necessidade que identificou no
mercado? Talvez, mas é mais provável que você realmente esteja querendo ganhar
dinheiro! E os investidores ou instituições financeiras potenciais estão lendo
seu plano para ver quando (ou se) você vai ganhar dinheiro.
A parte central do seu plano de negócios é a declaração de lucro e prejuízos
(ou renda), o balanço patrimonial e a declaração de fluxo de caixa. Se seu
negócio estiver no começo, estes itens serão projeções ou declarações de
pró-forma. Se você estiver formulando o plano para um negócio que já existe,
essas declarações irão refletir o histórico dos seus últimos negócios e a
situação financeira atual. Desmembre suas finanças em projeções mensais para os
primeiros dois anos e, a partir daí, faça projeções anuais. Como essa é uma
parte bastante crítica do seu plano de negócios, certifique-se de seguir os
padrões de contabilidade geralmente aceitos e de que suas declarações
financeiras foram preparadas de forma correta. Talvez valha a pena ter uma
despesa ao contratar a ajuda de um contador para prepará-las ou pelo menos para
revisá-las. Se você tiver um contador que prepare as finanças da sua empresa,
certifique-se de compreender completamente o processo e o que significam os
termos e as informações. Em geral, investidores potenciais sentem-se mais
confortáveis ao investirem em uma empresa cujos proprietários demonstraram uma
boa compreensão sobre os aspectos financeiros do negócio.
Resumo das necessidades financeiras
Antes de mencionar números e apresentar planilhas aos leitores, faça um resumo
das suas necessidades financeiras. Se estiver procurando investidores, é a
partir daí que você irá indicar quanto dinheiro precisa para começar as
operações. Em seguida, descreva como esses investimentos serão usados. Quanto
terá de ser gasto com computadores, móveis para escritório, etc? Você pode
separar os custos em "projeções de operação" ou "necessidades de capital" ou em
uma seção que faça mais sentido com base nas suas necessidades e no que está
procurando. Lembre-se também de ter uma documentação para registrar essas
informações.
Modelo de receita, suposições e comentários
Dependendo do negócio, talvez você queira incluir uma seção descrevendo seu
modelo de receita. Este modelo deve descrever os diversos fluxos de receita
que o negócio irá colocar em funcionamento e como cada um deles irá gerar
dinheiro. Se você pensou em apenas um fluxo de receita, certifique-se de
descrevê-lo com clareza (talvez você também queira se certificar de que tem
formulários de confidencialidade assinados).
Ao formular suas suposições, você está determinando o panorama do que
está prestes a acontecer. Explique as técnicas que você imaginou para chegar até
as informações nas suas declarações financeiras. Por exemplo, talvez você queira
declarar que todas as vendas e compras devem ser feitas em dinheiro,
determinados níveis de inventário são mantidos e pagos em termos específicos,
suas comissões de vendas são baseadas em um determinado percentual dos totais
das vendas, etc. Você também pode incluir informações sobre o clima geral do seu
setor. Pode ser uma lista com itens de declarações breves ou apenas um
parágrafo.
Para seu próprio uso, é útil reunir uma planilha de suposições que liste
salários individuais (incluindo custos de benefícios), despesas de marketing,
outras despesas de negócios com orçamento previsto, assim como projeções de
receita. Esta planilha pode ajudá-lo a identificar quando suas despesas estão
aumentando devido aos cronogramas da atividade de marketing ou a contratações
planejadas.
Declaração de lucro e prejuízo
A declaração de lucro e prejuízo (também chamada de declaração de renda) lista
suas receitas e despesas e indica o lucro e o prejuízo do seu negócio em um
determinado período. É útil planejar e ajudar a controlar as despesas de
operações. Faça uma lista das projeções mensais do primeiro ano e inclua as
seguintes informações:
- projeções de vendas: incluem o número de unidades
vendidas, o preço no varejo, o preço líquido e a receita bruta;
- custo das mercadorias: incluem o custo de fabricação de
uma única unidade, considerando a mão-de-obra e outros custos indiretos como
remessa, embalagem, etc;
- despesas controláveis: incluem salários e despesas com
a folha de pagamento. (benefícios, etc), despesas jurídicas e de
contabilidade, despesas de publicidade e de marketing, despesas com
automóveis, suprimentos para escritório, utilitários, reparo e manutenção,
além de outros serviços externos. Todos os itens cujo custo oscila a cada
mês;
- despesas fixas: incluem o aluguel do escritório,
depreciação (amortização dos ativos de capital), pagamento de empréstimos,
seguro, licenças e permissões, além de outras despesas fixas mensais.
Assim que tiver listado esses itens, subtraia as despesas totais do seu lucro
bruto para obter o lucro líquido (ou prejuízo) antes do recolhimento dos
impostos.
Insira as informações de impostos e certifique-se de incluir todos os
impostos, como imposto sobre vendas, imposto de consumo, imposto de propriedade,
etc. Para obter o lucro líquido (ou prejuízo) após o recolhimento dos impostos,
pegue o imposto total e subtraia-o do seu lucro líquido (ou prejuízo) antes do
recolhimento .
Declaração de fluxo de caixa
Sua declaração de fluxo de caixa exibe os valores necessários para sobreviver
durante um período, assim como o dinheiro que está entrando. É muito útil para
planejar grandes compras ou para se preparar quando há períodos lentos no
negócio. Basicamente, seu fluxo de caixa é igual às receitas do caixa menos os
seus desembolsos. O fluxo de caixa líquido é deixado de lado e quando você
adicioná-lo ao balanço inicial (antes das receitas), obterá o fluxo de caixa
cumulativo. Como iniciante, ao concluir sua projeção do fluxo de caixa, talvez
você queira incluir duas colunas para cada mês: uma para suas projeções e outra
para as efetivações. O conteúdo da declaração consiste em:
- receitas de caixa: incluem todas as fontes de fluxo de
entrada de dinheiro, como vendas em dinheiro, reuniões de vendas a crédito,
empréstimos, etc;
- distribuições de caixa: incluem todas as despesas fixas
e controláveis;
- um resumo da sua posição atual do caixa: comece com o
balanço de abertura, acrescente suas receitas de caixa, subtraia as
distribuições de caixa e o resultado é o novo balanço.
Talvez você também precise acrescentar observações às suas declarações de
fluxo de caixa, identificando determinados termos do caixa, outras fontes de
renda e explicando as alterações nas distribuições mensais.
Balanço patrimonial
O balanço patrimonial fornece uma visão precisa da sua situação financeira (ou
projeção) em um determinado período. Geralmente, você irá criar um balanço
patrimonial no último dia do seu exercício fiscal. Ele irá incluir seus ativos e
passivos e indicar o valor líquido do seu negócio. Como iniciante, é claro que o
balanço será especulativo e baseado nas suas próprias suposições. Diferente de
outras declarações financeiras, o balanço patrimonial deve seguir um formato
limitado e incluir informações padrão em uma ordem específica porque ele é usado
para análise e comparação. Você pode definir as categorias para adequar-se
melhor ao seu negócio, mas não fuja da ordem.
Comece pelos ativos. Eles devem incluir:
- ativos atuais: o dinheiro de todas as contas e fontes
acessíveis (ações, títulos, certificados de depósito, etc) e os recursos que
você pode converter em dinheiro no prazo de um ano, todas as contas
recebíveis, todos os estoques (incluindo materiais usados para produção) e
despesas pré-pagas, como parcelas de seguro e suprimentos (observação:
para obter uma estimativa real das suas contas recebíveis, você deve
calcular que ainda irá receber o pagamento de 30% das vendas dois meses
antes da data, 60% das vendas um mês antes e todas as vendas de determinado
mês no seu balanço patrimonial);
- ativos fixos: itens que têm uma vida útil de negócios
que podem ser mensurados em períodos mais longos, como terrenos,
equipamentos, prédios, veículos e mobiliário;
- investimentos a longo prazo e outros ativos: incluem
ativos intangíveis, como direitos autorais, patentes e ações ou títulos que
a empresa pretende manter por mais de um ano.
Os passivos devem incluir:
- passivos atuais: todos os pagáveis, incluindo contas
pagáveis, notas e taxas, despesas com a folha de pagamento, juros sobre o
capital emprestado e outras obrigações de pagamento do ano atual;
- passivos a longo prazo: incluem todas as notas
pagáveis, como hipotecas, pagamentos de contrato e outros que vencem em um
período superior a um ano.
Em seguida, obtém-se o valor líquido, que é a eqüidade do proprietário e é
simplesmente os passivos totais subtraídos dos ativos totais.
Por fim, acrescente os passivos totais ao valor líquido para obter o
resultado .
Mais uma vez, seria interessante solicitar que um contador preparasse ou
analisasse essas declarações para assegurar que elas foram preparadas de forma
correta e precisa.
Outros elementos do plano
Pontos principais/cronograma de
implementação
Em geral, é útil definir um período dos pontos principais para monitorar
e avaliar o andamento do negócio. Isso pode ser feito em cada seção que exigisse
este processo ou definido como uma tabela separada na própria seção. Lembre-se
de que conhecer os pontos principais é útil à medida que você avança com o
negócio.
Pesquisa e desenvolvimento
Você também pode incluir uma seção detalhando suas estratégias para
introduzir novos produtos e serviços. Não é necessário a apresentação de um
departamento de pesquisa e desenvolvimento, apenas a técnica usada para realizar
a pesquisa e fazer seus planos de desenvolvimento de produto. Por exemplo, se
você oferecer serviços de consultoria com base nas atividades da agência do
governo, parte das suas atividades de pesquisa e desenvolvimento deve ser obter
todas as publicações que a agência veicula, fazer contatos pessoais com a
agência e cuidar de todas as funções públicas que a agência oferece. Tudo isso é
feito com o objetivo de permanecer no topo de suas atividades e estar preparado
para oferecer novos serviços e para atender a novas regulamentações e
exigências.
Estratégia de saída
Por mais difícil que seja admitir e pensar no assunto, você precisa ter
uma idéia do que irá fazer se seu negócio fracassar ou se você precisar fechar
as portas por qualquer outro motivo. Isso poderia acontecer porque está na hora
de você se aposentar, está cansado das muitas horas de trabalho, perdeu algumas
pessoas importantes ou se simplesmente o negócio não está dando certo. Seja qual
for o motivo, você deve ter uma idéia de como irá lidar com o desmembramento
do negócio. Os investidores potenciais também estarão interessados nessa seção
porque querem saber como irão recuperar o dinheiro que investiram.
Algumas situações possíveis:
- oferta pública inicial (IPO - Initial Public Offering)
- venda/aquisição por uma empresa maior
- transferência para os filhos
- liquidação dos ativos
- falência
Seja qual for o plano de ação, reserve um tempo para ele e examine os
resultados e estratégias mais prováveis para se retirar do negócio ou fechar as
portas.
Juntando as informações
Você acabou de escrever o plano, acrescentou as finanças, refletiu tanto que não
consegue mais pensar nisso! A próxima tarefa é colocar o plano em um formato
visualmente atraente e fácil de ler. Parece que não faz sentido, mas você se
surpreenderia com a quantidade de planos rejeitados porque não são muito bem
apresentados ou dificultam a localização das informações (ou, quantos planos
ficam encalhados porque não há um número de telefone na capa para se entrar em
contato com o interessado).
Regra nº 1: faça com que o plano seja atraente e fácil de ler.
Regra nº 2: faça com que os leitores não tenham dificuldade para
localizar informações ou compreender o que está sendo dito.
Como a partir daqui iremos fornecer algumas instruções simples, não vamos
numerar as regras. A primeira coisa é a folha de rosto. Certifique-se de incluir
pelo menos o nome da empresa e o título do documento (chame-o de "plano de
negócios"), inclua os endereços e números de telefone do negócio ou dos
diretores, além do nome da pessoa que escreveu o plano. Inclua um índice que
seja detalhado o bastante para permitir que o leitor localize informações
específicas com facilidade, mas que não seja muito extenso para que não se torne
confuso. Claro, é fácil fazer uma afirmação dessas, basta incluir os títulos,
subtítulos e informações do apêndice.
Formatando as seções do documento
O segredo é a consistência. Acima de tudo, mantenha o mesmo formato para cada
mudança de seção. Definir uma folha de estilo irá ajudar a manter um espaçamento
consistente antes e depois dos títulos, um tamanho e tipo de fonte consistente,
etc. Provavelmente seu programa de processamento de texto possui esses recursos.
Se você não estiver familiarizado com essas folhas de estilo, consulte o guia do
usuário do software. Verifique também os modelos pré-configurados de que seu
software talvez disponha. Talvez haja um formato que irá funcionar perfeitamente
para seu plano de negócios e que possui todos os estilos pré-configurados (ou
baseie-se nele e acompanhe os estilos do texto à medida que você avançar).
- Certifique-se de que os títulos são grandes o suficiente para se
destacarem quando a categoria principal mudar. Também recomenda-se que as
principais categorias comecem em uma página nova, a menos que seu plano seja
muito curto e essas seções ocupem menos de uma página.
- Configure os subtítulos de forma que fique claro que eles fazem parte da
mesma categoria e identifiquem rapidamente as mudanças de assunto.
- Use tópicos sempre que possível. Eles são mais fáceis de ler do que um
parágrafo de texto.
- Inclua tabelas e gráficos nos lugares em que irão facilitar a
compreensão das informações. Se possível, acrescente cores às tabelas e aos
gráficos.
- Certifique-se de que seu plano esteja encadernado de forma a suportar o
manuseio. A última coisa que você quer é que seu plano se desmonte nas mãos
de um investidor potencial. A encadernação em espiral facilita virar as
páginas e mantém o documento plano em uma mesa.
- Certifique-se de que todas as suas asserções estão documentadas e inclua
informações de referência.
- Revise até a exaustão. Leia-o diversas vezes, mas também peça para que
um amigo ou sócio revise-o. Quando tiver escrito algo, seus olhos às vezes
negligenciam erros porque você já sabe o que está lendo. É fácil deixar
passar erros no seu próprio trabalho.
- Faça o que tiver de ser feito para tornar o plano mais fácil para o
leitor.