Introdução

Você decidiu começar seu próprio negócio, calculou os riscos, viu que o projeto se encaixa nos seus objetivos de vida e que tudo isso promete ser desafiante e promissor. Se estiver começando do zero ou comprando uma franquia, a necessidade de planejamento deve ser avaliada. Um plano de negócios é uma ferramenta muito útil que pode ajudar a saber tudo o que é necessário antes de se arriscar em uma nova empreitada.

Mesmo que não se esteja procurando investidores, é preciso tempo e esforço ao se preparar um plano de negócios. Além dos planos de negócios certamente serem uma exigência para os novos empreendedores que procuram financiamento, também são uma maneira excelente para traçar  estratégias. Pode-se pensar no plano de negócios como um mapa rodoviário. O mapa rodoviário permite que você não só veja exatamente onde está, mas também para aonde irá e o que verá ao longo do caminho. 

Neste artigo, vamos analisar como formular um plano que possa ajudá-lo a determinar a base de seus negócios, otimizar suas chances de ser bem-sucedido e, além disso, gerar entusiasmo e empolgação sobre o negócio ao definir o plano para levantar investimentos. Vamos saber o que deve ser abordado no plano, como fazer pesquisas, projeções realistas, como definir os pontos principais e outras dúvidas que surgem quando se começa um processo de planejamento.

Aliás, o processo de planejamento faz parte do que torna a formulação do plano de negócios tão importante. Pensar em tudo o que deve fazer parte do plano fará com que você pense na logística do investimento do seu negócio e talvez até apareçam algumas idéias que não haviam sido consideradas antes.

Algumas instruções

Por onde começar
O plano que você escrever definirá o panorama do seu negócio. Você irá determinar metas concretas que incluem prazos, pensar no esquema organizacional do RH e atribuir responsabilidades, assim como descrever o negócio e fazer projeções financeiras. Entretanto, antes de começar, lembre-se de estabelecer metas realistas. Não cometa falhas, certifique-se também de que seu plano está direcionado aos resultados. Em outras palavras, o plano deve influenciar opiniões sobre o negócio e seu futuro. Tendo isso em mente, vamos começar.

Planejamento prévio do plano
Como todos os negócios são diferentes e os planos de negócios são escritos por diferentes motivos, a primeira coisa a pensar é para quem você está escrevendo. Se você estiver planejando usar o plano para levantar investimentos, então lembre-se disso à medida que o escreve, certificando-se de ser completamente objetivo sobre a mensagem mais importante do negócio. E se você estiver se dirigindo a credores em vez de investidores, seus lucros projetados não serão tão importantes (em geral, eles associam altas projeções com alto risco) Saiba quais são seus objetivos e estratégias antes de articular o plano de negócios.

Lembre-se: os objetivos devem ser específicos, concretos e mensuráveis e as estratégias devem explicar com clareza como você irá atingir esses objetivos. Por fim, mantenha o plano claro e conciso, tendo, de preferência, 15 a 30 páginas com anexos. Lembre-se do acrônimo KISS: "keep it short and simple" (mantenha-o curto e simples). Quando estiver concluído, o plano de negócios deve ser consultado sempre. Além disso, deve ser atualizado e alterado com freqüência para atender ao ambiente de mudanças do seu negócio.

Elementos do plano
O plano deve incluir informações que se encaixam nestas categorias:

1. seu produto/o negócio
2. o mercado
3. finanças
4. sua equipe de administração

Agora, vamos ao resumo executivo.

O resumo executivo

Embora seja o primeiro item no plano de negócios, o resumo executivo é geralmente escrito por último, depois de você ter desenvolvido todos os detalhes de seu plano. Depois de redigir o seu plano, volte para essa seção e escreva o resumo executivo.

O resumo executivo deve abordar brevemente:

• a demonstração de objetivo: os objetivos do plano (levantar dinheiro, atuar como um guia de políticas, etc)
• o background da empresa
• o produto e/ou serviço da empresa
• a visão geral da estratégia: por que o produto e/ou serviço é exclusivo
• o potencial de mercado: descobertas de pesquisa
• as projeções financeiras de, no mínimo, 3 anos
• as qualificações da equipe de administração
• as exigências financeiras: como você planeja gastar o capital levantado

Certifique-se de afirmar no resumo por que seu negócio terá êxito. Você também pode incluir a declaração da missão no seu resumo introdutório/executivo.

O perfil do negócio

Estrutura jurídica
Explique brevemente a estrutura jurídica de sua empresa. É uma proprietorship, uma parceria, uma corporação ou alguma outra variação destes modelos?

Resumo do negócio/conceito
Nesta seção, dê ao leitor o "Panorama Geral". Explique a oportunidade de negócio que você vislumbrou no mercado atual. Forneça uma visão geral do setor e explique por que seu negócio é exclusivo, assim como por que ele terá êxito. Descreva seu produto e/ou serviço de forma simples, dando enfoque ao que você está fazendo para conseguir destacá-lo no mercado. Por exemplo, você pode ter observado que os produtos da concorrência não atendem às necessidades de determinados mercados. Sua estratégia é criar um produto que atenda a essas necessidades para chegar aos mercados que não são atingidos e, dessa forma, obter uma vantagem competitiva maior. Certifique-se de destacar esse tipo de estratégia nesta seção.

Descreva o panorama atual do setor e as projeções futuras. Se você achar que não consegue descrever o negócio de forma clara e simples, é provável que não tenha refletido o bastante. Se esse for o caso, pare onde está e reserve um tempo para raciocinar sobre todos os aspectos da sua idéia de negócios, do início ao fim.

Situação atual
Explique como está o negócio neste exato momento. Para os iniciantes, deve ser uma explicação breve que afirma simplesmente se você tem um produto ou só uma idéia e em que estágio de desenvolvimento está. Para os empreendedores experientes, basta explicar seu background, os níveis atuais de vendas e o posicionamento no mercado.

Objetivos
Liste os objetivos da sua empresa. Por exemplo, você deseja se tornar uma das dez maiores empresas no setor nos próximos quatro anos? Você deseja ter uma equipe de dez pessoas nos próximos dois anos? Você deseja multiplicar por cinco uma quantia determinada em um ano? Você deseja obter um retorno positivo no investimento no final do segundo ano? Faça com que as respostas sejam claras e específicas.

O mercado

Assim que você tiver terminado sua pesquisa, transforme todo o material bruto em uma descrição clara do mercado atual, do público-alvo, da concorrência e de como o produto irá entrar nessa grande montanha-russa. Certifique-se de responder a estas perguntas:

• qual é o tamanho do mercado potencial?
• o mercado está crescendo, diminuindo ou estabilizado? Quais mudanças estão acontecendo?
• o mercado está segmentado por preço, qualidade, faixa etária, renda ou uso do produto?
• quem é o seu público-alvo?
• quem são os seus concorrentes?

Nas seções a seguir, vamos discutir cada uma dessas perguntas.

Análise e segmentação de mercado

Análise de mercado
Na primeira seção da análise de mercado, defina o mercado usando números concretos e porcentagens. Em outras palavras, quantos usuários potenciais há para o seu produto ou serviço? Se você estiver oferecendo um serviço regional e descobrir que há cerca de 80 mil clientes potenciais em sua área geográfica, então é aí que você coloca a informação. Explique o crescimento e outras mudanças que você vê no mercado e como a concorrência está caindo, subindo ou se mantém estável.

Inclua algum histórico de mercado, caso isso se aplique ao seu produto ou mercado. Consulte as estatísticas e dados que você descobriu através da pesquisa de mercado e certifique-se de mencionar a fonte e a data. Você também pode incluir informações sobre as influências externas (regulamentações do governo, atividades de sindicatos, etc), sazonalidade do mercado e o ciclo de vida do setor.

Segmentação
Seu mercado pode ser segmentado por preço, qualidade, região, faixa etária, renda, comportamento de compra, setor ou qualquer outra coisa. Determine quais são os segmentos e descubra os que você vai direcionar. Você terá uma chance maior de sucesso ao enfocar segmentos específicos. Lembre-se de que é difícil agradar a tudo e a todos. Tenha em mente que seu produto provavelmente irá atravessar vários segmentos de mercado, por isso aborde cada segmento no seu planejamento de marketing.

Pontos fortes e pontos fracos

Pontos fortes
Qual é sua especialidade? Exponha seus pontos fortes e quaisquer elementos da sua estratégia que darão ao seu produto uma chance melhor no mercado. Se seu negócio estiver consolidado e já tiver uma posição segura em uma parte do mercado, então é onde você pode fazer a diferença. Explique as particularidades do negócio que o direcionaram para o ponto em que está agora (seu plano de marketing, prestação de serviço excepcional ao cliente ou a introdução de produtos novos e inovadores).

Pontos fracos
Por outro lado, por mais difícil que seja, descreva os pontos fracos que sua empresa pode enfrentar no mercado. Provavelmente, isso pode ser corrigido. Observe também que pontos fracos são inerentes ao próprio mercado. Pode ser que eles não sejam corrigidos tão facilmente, mas lembre-se de que a concorrência também deve lidar com eles. Lembre-se também de observar quaisquer ameaças possíveis ao seu produto, como problemas com regulamentação ou preocupações ambientais.

Público-alvo e concorrência

Público-alvo
Determinar o público-alvo é provavelmente a parte mais importante de seus esforços de marketing, porque não importa o que você diga se isso não for direcionado à pessoa certa. Nesta seção do plano de negócios, dê o máximo de detalhes possível sobre quem é seu mercado. No mínimo, você deve descrever seu cliente. Qual é a faixa etária, sexo, tamanho da família, renda e localização geográfica. Para mercados voltados aos negócios, certifique-se de incluir o tipo do setor (ou Classificação Industrial Padrão), o tamanho da empresa, títulos/departamentos de trabalho, renda anual e áreas geográficas. Inclua o máximo de informações demográficas e psicográficas extras que puder coletar (como quais são seus padrões de gastos, se têm consciência da marca no que diz respeito ao tipo de produto, o que influencia seus comportamentos de compra, a quais esforços promocionais eles respondem com maior freqüência, etc).

Em geral, embarcar em uma jornada para o pensamento do público-alvo, também chamada de psicográficos, é a chave para seus esforços de marketing. 

Assim como em todas as outras seções do plano de negócios, não há regras para organizar seu plano. Organize a seção de análise do mercado de modo que pareça mais lógico e que ilustre melhor o mercado de seu produto.

A concorrência
Forneça uma visão geral completa do mercado competitivo. Quem são os maiores concorrentes? Quais são seus pontos fortes e fracos? Identifique as diferenças entre suas ofertas de produtos e as deles. Qual é sua estrutura de preço?

Às vezes, seus fornecedores são boas fontes de informação sobre a concorrência. Visite as instalações, sites, lojas da concorrência, etc. Informação é sempre a chave para uma maior vantagem competitiva.

Estratégias

Para cada meta, atribua uma estratégia. Para cada estratégia, descreva sua tática: como irá implementar as etapas para atingi-la? Por fim, identifique os detalhes como as atividades principais e específicas que irão ajudar a tornar o negócio bem-sucedido.

Por exemplo, se sua meta for obter 20% do mercado nos primeiros dois anos de operação, então sua estratégia deve ser oferecer aos seus clientes uma experiência de compra bastante tranqüila. Sua tática deve incluir a implantação de uma linha de atendimento ao cliente que funcione 24 horas por dia, 7 dias por semana e além disso, você deve oferecer uma garantia de satisfação incondicional. As etapas específicas e pontos principais desse plano poderiam incluir sessões de treinamento voltadas ao consumidor (com duração de uma semana) para sua equipe de vendas, estabelecer um help desk ao vivo no site, custear o envio do produto devolvido dos consumidores que não ficaram satisfeitos e, por fim, realizar pesquisas de opinião com os consumidores para determinar e otimizar os níveis de satisfação.

Nas seções a seguir, vamos discutir as duas principais áreas de estratégia: marketing e vendas.

Estratégias de marketing

Quando se trata de identificar as estratégias de marketing, pense em como você irá fazer para que seu produto se destaque no mercado. Se você tem um produto que mais ninguém oferece, sua tarefa não é tão difícil. Caso não tenha, então terá um pouco mais de trabalho. Encontre (ou crie) um diferencial competitivo.

Qual é a sua vantagem exclusiva de venda? Se seu produto faz a mesma coisa que os outros, mas puder vendê-lo mais barato, estará criando um diferencial. Se seu produto for embalado com recursos que os outros não oferecem, você também estará criando um diferencial. Seja qual for o caso, encontre as diferenças no seu produto ou serviço e capitalize em cima delas.

Um método de identificar novas idéias é se colocar no lugar dos clientes, Aja como eles agiriam. Pergunte-se por que você compra um produto e não o outro. A qual mídia você dá atenção? Todos estes processos irão ajudá-lo a escolher as melhores estratégias para colocar seus produtos nas mãos de consumidores potenciais.

Nesta seção, apresentamos uma visão geral das suas estratégias e, em seguida, discutiremos como você irá posicionar seu produto, como irá determinar o preço e como planeja promovê-lo e distribuí-lo.

Como você posiciona seu produto é como você deseja que o mercado-alvo o reconheça no mercado. É um produto novo para executivos de negócios ou é uma alternativa mais barata ao produto de outras empresas? Você quer que seu produto seja visto como um investimento ou uma despesa? Transforme em palavras as idéias surgidas quando você agiu como os clientes agiriam. De acordo com David Ogilvy, fundador da agência de publicidade Ogilvy & Mather, o posicionamento é o aspecto mais importante dos seus esforços de marketing. Você tem de encontrar seu nicho.

Explique também como você determina o preço do seu produto nessa seção. Comece mostrando como seus principais concorrentes determinam o preço de seus produtos. Seu produto é melhor (seja objetivo!) ou é apenas comparável aos da concorrência? Você fez algum tipo de pesquisa sobre quais pessoas pagariam pelo produto? Obtenha o máximo de informação possível sobre os preços da concorrência e combine-as com uma comparação de recursos. Se seu produto for muito melhor, então provavelmente você poderá determinar seu preço igual ou acima dos preços estabelecidos pela concorrência. Caso não seja, pode ser que você deva reduzir o preço para obter uma fatia do mercado. Os aumentos de preço podem acontecer no futuro, assim que tiver um bom posicionamento em uma parcela do mercado.

Quando você tiver estabelecido a posição e o preço do seu produto, passe para a promoção e da publicidade. Isso deve abranger todos os lugares pelos quais se deve passar mencionando seu negócio ou seus produtos e serviços. Desde a promoção gratuita através de press releases, exibições comerciais, até campanhas de publicidade na TV. Suas promoções sempre devem atender a metas específicas. Por exemplo, você está tentando formar uma consciência da marca, fazer vendas imediatas, promover um evento especial ou apenas gerar interesse e tendências?

Assim que tiver estabelecido as metas, baseie-se nas informações que você já reuniu sobre o mercado-alvo e as estratégias de marketing e, novamente, pense como se fosse um possível cliente. Qual mídia ele usa? Qual é seu hábito de compras? Onde ele empregaria melhor o investimento com publicidade? Quais são seus interesses? Como você pode usar estas informações para vender seu produto ou atingir as metas que acabou de determinar?

Vamos usar o exemplo da Brady Bunch e dizer que estamos no ramo de venda de automóveis grandes com capacidade para vários passageiros. Se a Brady se enquadrar no nosso público-alvo, saberemos que nosso público assiste pouca TV, lê jornal, tende a tomar decisões como uma família (portanto atrair a atenção das crianças é a chave) e gosta de fazer longas viagens de carro rumo ao oeste. Portanto, nossa publicidade e promoções provavelmente funcionariam melhor se fossem impressas, principalmente em jornais, e o material de vendas e outras táticas devem ser desenvolvidas tendo as crianças em mente.

Apesar de o exemplo ter sido completamente simplificado, você entendeu sobre o que deve pensar. Você tem de decidir com base nos hábitos do seu público:

1. sobre o que deve ser sua mensagem publicitária
2. como você deve transmiti-la
3. onde você deve transmiti-la

Na seção de promoções do plano de negócios, explique de forma resumida os itens: o que, como e onde listados acima. O "onde"  é chamado de mix de publicidade e, às vezes, é o item mais fácil de determinar. Essa seção nem sempre precisa ser tão detalhada. Em outras palavras, você não tem de descrever exatamente quais serão os temas da publicidade a menos que ache que eles são a chave para o sucesso do seu negócio. Deixe esses detalhes para seu plano de marketing.

A seguir, vamos discutir como seu produto será distribuído. Você irá vendê-lo em cadeias varejistas, haverá vendas online, diretas? Descreva os canais de distribuição padrão do seu setor e explique os pontos fortes e fracos de cada método. Um canal é melhor de um ponto de vista financeiro, mas não do ponto de vista do serviço ao consumidor? Você terá uma rede de distribuidores? Há diversas opções de canais de distribuição, incluindo outlets de varejo (seja o seu ou de uma cadeia que já existe), outlets de atacado, equipe de vendas, telemarketing, marketing pela Internet ou marketing direto na TV e nos canais de compras da TV a cabo.

Estratégias de vendas

Previsões de vendas
A previsão de vendas é um assunto meio complexo. Use seu instinto, o conhecimento que você tem do mercado, a experiência da sua equipe de vendas e a força do seu programa de marketing para emitir uma opinião embasada sobre as previsões das suas vendas. Se já tiver determinado uma meta de vendas para sua equipe, talvez faça sentido se basear nas projeções sobre a porcentagem da meta que você imagina que será atingida por cada representante. Calcule um montante de vendas para cada representante mensalmente e é provável que você tenha um bom ponto de partida para suas projeções.

Alianças estratégicas
Você enxerga oportunidades de alianças estratégicas com empresas que não são concorrentes? Esses tipos de estratégias podem ser muito vantajosos para os iniciantes. Certifique-se de que o acordo seja bastante ponderado e de que sua empresa não ficará com a menor parte do acordo.

Seção de administração e cargos na equipe

A equipe
A equipe necessária irá depender do tipo e do tamanho do negócio e do escopo do que você está oferecendo. Como uma instrução geral, você irá precisar de:

• uma equipe técnica para desenvolver e formar seu produto ou serviço
• uma equipe que saiba gerenciar suas finanças
• uma equipe que saiba comercializar o produto
• uma equipe que saiba supervisionar as operações
• uma equipe administrativa

Formulando a seção de administração
Comece com um resumo da filosofia da empresa. Identifique os fundadores da empresa e o quadro de diretores. Responda perguntas óbvias, como quantos funcionários você terá em determinado período, quantos serão gerentes, qual é a experiência e titulação necessária, etc.

Forneça resumos dos currículos das pessoas que você já contratou, destacando a experiência e realizações pertinentes, níveis salariais e suas áreas de responsabilidade. Faça um resumo das exigências mínimas junto com as responsabilidades dos prováveis candidatos dos cargos que você ainda estiver tentando preencher ou contrate profissionais especializados na área por um período de experiência. Talvez isso seja a melhor solução no início. Certifique-se de incluir as titulações e tempo de experiência. Lembre-se também de incluir horários para contratar uma equipe extra.

Inclua uma seção de suporte externo, como seu contador, advogado, gerente de banco e corretor de seguros. Além disso, acrescente outros recursos externos, como seu quadro de diretores ou consultores administrativos.

Dê uma olhada no seu plano de administração de forma crítica e procure pontos fracos na sua empresa. Descreva esses pontos fracos e identifique os planos que se adaptam a eles. Mesmo que você não visualize os pontos fracos, é bem provável que seus investidores potenciais o façam.

Organograma, custos com a equipe e instalações

Organograma
Crie um organograma. Ter uma ilustração facilita que você e outros membros da empresa compreendam a organização e enxerguem possíveis lacunas.

Custos com a equipe
Inclua uma tabela ou uma descrição identificando seus custos pessoais. Esses custos também são usados na sua declaração de lucros e prejuízos descrita na seção anterior. Você pode detalhá-los por pessoa ou departamento. Inclua o cargo, departamento ou nível de salário do grupo e, em seguida, em uma linha separada, acrescente de 15 a 20% para cobrir benefícios do funcionário, impostos, etc (também é chamado de Encargos da Folha de Pagamento). Amplie essa tabela para abranger os próximos dois a três anos.

Instalações
Descreva o tipo de espaço que seu negócio requer, os custos, o prazo e os termos do aluguel, seu período para mudar para instalações maiores e quaisquer outras informações pertinentes.

Diversos
São as áreas básicas que precisam ser abrangidas na sua seção de administração, mas há informações adicionais que podem ser incluídas, se você achar que elas ajudariam um investidor a tomar a decisão de investir no seu plano. Por exemplo, se grande parte da sua estratégia for ganhar participação de mercado com base na excelente prestação de serviço ao consumidor, então talvez você queira incluir uma seção sobre seu plano de serviço ao cliente. Ou, se estiver começando um negócio em um setor que tem grande dificuldade em manter a equipe técnica, talvez você queira incluir seu plano de recursos humanos e benefícios a fim de traçar uma estratégia para atrair e manter os profissionais mais talentosos.

Mais algumas coisas que devem ser lembradas ao formular essa seção:

• algum membro da equipe possui acordos de não concorrência ao qual está vinculado? Há alguma outra limitação que deve ser considerada?
• os recursos externos têm experiência neste setor em específico?
• os recursos externos ou a equipe de administração têm experiência com iniciantes?
• você tem acionistas? Se tiver, eles terão alguma participação nas decisões de administração?
• qual é o papel que os investidores irão desempenhar?

Plano financeiro e resumo das necessidades

Independentemente do investidor, você irá precisar de projeções financeiras sólidas que abranjam todas as bases. O plano financeiro do seu plano de negócios é fundamental. Para a maioria das pessoas, a parte financeira é a parte mais importante do plano de negócios. Se pensar nisso, por qual outro motivo você está entrando no negócio? Para preencher uma necessidade que identificou no mercado? Talvez, mas é mais provável que você realmente esteja querendo ganhar dinheiro! E os investidores ou instituições financeiras potenciais estão lendo seu plano para ver quando (ou se) você vai ganhar dinheiro. 

A parte central do seu plano de negócios é a declaração de lucro e prejuízos (ou renda), o balanço patrimonial e a declaração de fluxo de caixa. Se seu negócio estiver no começo, estes itens serão projeções ou declarações de pró-forma. Se você estiver formulando o plano para um negócio que já existe, essas declarações irão refletir o histórico dos seus últimos negócios e a situação financeira atual. Desmembre suas finanças em projeções mensais para os primeiros dois anos e, a partir daí, faça projeções anuais. Como essa é uma parte bastante crítica do seu plano de negócios, certifique-se de seguir os padrões de contabilidade geralmente aceitos e de que suas declarações financeiras foram preparadas de forma correta. Talvez valha a pena ter uma despesa ao contratar a ajuda de um contador para prepará-las ou pelo menos para revisá-las. Se você tiver um contador que prepare as finanças da sua empresa, certifique-se de compreender completamente o processo e o que significam os termos e as informações. Em geral, investidores potenciais sentem-se mais confortáveis ao investirem em uma empresa cujos proprietários demonstraram uma boa compreensão sobre os aspectos financeiros do negócio.

Resumo das necessidades financeiras
Antes de mencionar números e apresentar planilhas aos leitores, faça um resumo das suas necessidades financeiras. Se estiver procurando investidores, é a partir daí que você irá indicar quanto dinheiro precisa para começar as operações. Em seguida, descreva como esses investimentos serão usados. Quanto terá de ser gasto com computadores, móveis para escritório, etc? Você pode separar os custos em "projeções de operação" ou "necessidades de capital" ou em uma seção que faça mais sentido com base nas suas necessidades e no que está procurando. Lembre-se também de ter uma documentação para registrar essas informações.

Modelo de receita, suposições e comentários

Ao formular suas suposições, você está determinando o panorama do que está prestes a acontecer. Explique as técnicas que você imaginou para chegar até as informações nas suas declarações financeiras. Por exemplo, talvez você queira declarar que todas as vendas e compras devem ser feitas em dinheiro, determinados níveis de inventário são mantidos e pagos em termos específicos, suas comissões de vendas são baseadas em um determinado percentual dos totais das vendas, etc. Você também pode incluir informações sobre o clima geral do seu setor. Pode ser uma lista com itens de declarações breves ou apenas um parágrafo.

Para seu próprio uso, é útil reunir uma planilha de suposições que liste salários individuais (incluindo custos de benefícios), despesas de marketing, outras despesas de negócios com orçamento previsto, assim como projeções de receita. Esta planilha pode ajudá-lo a identificar quando suas despesas estão aumentando devido aos cronogramas da atividade de marketing ou a contratações planejadas.

Declaração de lucro e prejuízo

• projeções de vendas: incluem o número de unidades vendidas, o preço no varejo, o preço líquido e a receita bruta;
• custo das mercadorias: incluem o custo de fabricação de uma única unidade, considerando a mão-de-obra e outros custos indiretos como remessa, embalagem, etc;
• despesas controláveis: incluem salários e despesas com a folha de pagamento. (benefícios, etc), despesas jurídicas e de contabilidade, despesas de publicidade e de marketing, despesas com automóveis, suprimentos para escritório, utilitários, reparo e manutenção, além de outros serviços externos. Todos os itens cujo custo oscila a cada mês;
• despesas fixas: incluem o aluguel do escritório, depreciação (amortização dos ativos de capital), pagamento de empréstimos, seguro, licenças e permissões, além de outras despesas fixas mensais.

Assim que tiver listado esses itens, subtraia as despesas totais do seu lucro bruto para obter o lucro líquido (ou prejuízo) antes do recolhimento dos impostos.

Insira as informações de impostos e certifique-se de incluir todos os impostos, como imposto sobre vendas, imposto de consumo, imposto de propriedade, etc. Para obter o lucro líquido (ou prejuízo) após o recolhimento dos impostos, pegue o imposto total e subtraia-o do seu lucro líquido (ou prejuízo) antes do recolhimento .

Declaração de fluxo de caixa

• receitas de caixa: incluem todas as fontes de fluxo de entrada de dinheiro, como vendas em dinheiro, reuniões de vendas a crédito, empréstimos, etc;
• distribuições de caixa: incluem todas as despesas fixas e controláveis;
• um resumo da sua posição atual do caixa: comece com o balanço de abertura, acrescente suas receitas de caixa, subtraia as distribuições de caixa e o resultado é o novo balanço.

Talvez você também precise acrescentar observações às suas declarações de fluxo de caixa, identificando determinados termos do caixa, outras fontes de renda e explicando as alterações nas distribuições mensais.

Balanço patrimonial

Comece pelos ativos. Eles devem incluir:

• ativos atuais: o dinheiro de todas as contas e fontes acessíveis (ações, títulos, certificados de depósito, etc) e os recursos que você pode converter em dinheiro no prazo de um ano, todas as contas recebíveis, todos os estoques (incluindo materiais usados para produção) e despesas pré-pagas, como parcelas de seguro e suprimentos (observação: para obter uma estimativa real das suas contas recebíveis, você deve calcular que ainda irá receber o pagamento de 30% das vendas dois meses antes da data, 60% das vendas um mês antes e todas as vendas de determinado mês no seu balanço patrimonial);
• ativos fixos: itens que têm uma vida útil de negócios que podem ser mensurados em períodos mais longos, como terrenos, equipamentos, prédios, veículos e mobiliário;
• investimentos a longo prazo e outros ativos: incluem ativos intangíveis, como direitos autorais, patentes e ações ou títulos que a empresa pretende manter por mais de um ano.

Os passivos devem incluir:

• passivos atuais: todos os pagáveis, incluindo contas pagáveis, notas e taxas, despesas com a folha de pagamento, juros sobre o capital emprestado e outras obrigações de pagamento do ano atual;
• passivos a longo prazo: incluem todas as notas pagáveis, como hipotecas, pagamentos de contrato e outros que vencem em um período superior a um ano.

Em seguida, obtém-se o valor líquido, que é a eqüidade do proprietário e é simplesmente os passivos totais subtraídos dos ativos totais.

Por fim, acrescente os passivos totais ao valor líquido para obter o resultado .

Mais uma vez, seria interessante solicitar que um contador preparasse ou analisasse essas declarações para assegurar que elas foram preparadas de forma correta e precisa.

Outros elementos do plano

Pontos principais/cronograma de implementação
Em geral, é útil definir um período dos pontos principais para monitorar e avaliar o andamento do negócio. Isso pode ser feito em cada seção que exigisse este processo ou definido como uma tabela separada na própria seção. Lembre-se de que conhecer os pontos principais é útil à medida que você avança com o negócio.

Pesquisa e desenvolvimento
Você também pode incluir uma seção detalhando suas estratégias para introduzir novos produtos e serviços. Não é necessário a apresentação de um departamento de pesquisa e desenvolvimento, apenas a técnica usada para realizar a pesquisa e fazer seus planos de desenvolvimento de produto. Por exemplo, se você oferecer serviços de consultoria com base nas atividades da agência do governo, parte das suas atividades de pesquisa e desenvolvimento deve ser obter todas as publicações que a agência veicula, fazer contatos pessoais com a agência e cuidar de todas as funções públicas que a agência oferece. Tudo isso é feito com o objetivo de permanecer no topo de suas atividades e estar preparado para oferecer novos serviços e para atender a novas regulamentações e exigências.

Estratégia de saída
Por mais difícil que seja admitir e pensar no assunto, você precisa ter uma idéia do que irá fazer se seu negócio fracassar ou se você precisar fechar as portas por qualquer outro motivo. Isso poderia acontecer porque está na hora de você se aposentar, está cansado das muitas horas de trabalho, perdeu algumas pessoas importantes ou se simplesmente o negócio não está dando certo. Seja qual for o motivo, você deve ter uma idéia de como irá lidar com o desmembramento do negócio. Os investidores potenciais também estarão interessados nessa seção porque querem saber como irão recuperar o dinheiro que investiram.

Algumas situações possíveis:

• oferta pública inicial (IPO - Initial Public Offering)
• venda/aquisição por uma empresa maior
• transferência para os filhos
• liquidação dos ativos
• falência

Seja qual for o plano de ação, reserve um tempo para ele e examine os resultados e estratégias mais prováveis para se retirar do negócio ou fechar as portas.

Juntando as informações

Regra nº 1: faça com que o plano seja atraente e fácil de ler.
Regra nº 2: faça com que os leitores não tenham dificuldade para localizar informações ou compreender o que está sendo dito.

Como a partir daqui iremos fornecer algumas instruções simples, não vamos numerar as regras. A primeira coisa é a folha de rosto. Certifique-se de incluir pelo menos o nome da empresa e o título do documento (chame-o de "plano de negócios"), inclua os endereços e números de telefone do negócio ou dos diretores, além do nome da pessoa que escreveu o plano. Inclua um índice que seja detalhado o bastante para permitir que o leitor localize informações específicas com facilidade, mas que não seja muito extenso para que não se torne confuso. Claro, é fácil fazer uma afirmação dessas, basta incluir os títulos, subtítulos e informações do apêndice.

Formatando as seções do documento

• Certifique-se de que os títulos são grandes o suficiente para se destacarem quando a categoria principal mudar. Também recomenda-se que as principais categorias comecem em uma página nova, a menos que seu plano seja muito curto e essas seções ocupem menos de uma página.
• Configure os subtítulos de forma que fique claro que eles fazem parte da mesma categoria e identifiquem rapidamente as mudanças de assunto.
• Use tópicos sempre que possível. Eles são mais fáceis de ler do que um parágrafo de texto.
• Inclua tabelas e gráficos nos lugares em que irão facilitar a compreensão das informações. Se possível, acrescente cores às tabelas e aos gráficos.
• Certifique-se de que seu plano esteja encadernado de forma a suportar o manuseio. A última coisa que você quer é que seu plano se desmonte nas mãos de um investidor potencial. A encadernação em espiral facilita virar as páginas e mantém o documento plano em uma mesa.
• Certifique-se de que todas as suas asserções estão documentadas e inclua informações de referência.
• Revise até a exaustão. Leia-o diversas vezes, mas também peça para que um amigo ou sócio revise-o. Quando tiver escrito algo, seus olhos às vezes negligenciam erros porque você já sabe o que está lendo. É fácil deixar passar erros no seu próprio trabalho.
• Faça o que tiver de ser feito para tornar o plano mais fácil para o leitor.