Introdução
Pessoas abrem negócios próprios diariamente. Se você está pensando em
entrar para este grupo das
micro e pequenas empresas, provavelmente deve ter algumas dúvidas:
contabilidade de caixa? Contabilidade de exercício? Passivos e ativos? Custo
fixou? Projeções? O que é tudo isso? Você poderá se sentir perdido com a
quantidade de números com os quais terá de lidar.
Seja comercializando telas de pintura a óleo ou vendendo carne, seu negócio
irá requerer o trabalho de contabilidade. Neste artigo, vamos mostrar que a
contabilidade é um processo que vai além da manipulação dos números. A
contabilidade é uma ferramenta que ajuda a controlar os negócios: o que foi
feito, o que se está fazendo e o que se espera fazer no futuro.
Chaves para o sucesso
Primeiramente, o que se deve fazer é se familiarizar com a terminologia
utilizada na contabilidade. Conheça a terminologia e já terá dado um passo
para achar o assunto menos assustador (acrescentamos um glossário de termos
contábeis no final deste artigo para auxiliá-lo).
Em segundo lugar, saiba que a contabilidade é mais do que números. Ela
inclui bancos de dados dos seus clientes, seus vendedores e seus
funcionários. As informações sobre estas pessoas e empresas o ajudarão a
controlar seu negócio e planejar seu futuro. Com uma contabilidade adequada,
você pode descobrir que as pessoas em determinado local compram muita
carne em um determinado mês. Você pode, com isso, planejar suas vendas para
esse período. Vendo as coisas por esse ângulo, podemos perceber que o
assunto começa a ficar interessante e que contabilidade é parte
imprescindível da gestão.
Finalmente, a chave para uma contabilidade bem-sucedida está no
estabelecimento do sistema contábil e na credibilidade das informações
inseridas. Você deve configurar um sistema exclusivamente seu. O registro das transações e das
informações é chamado de escrituração contábil e deve ser
feito regularmente.
Você precisa de um contador?
Os escritórios de contabilidade oferecem uma ampla gama de serviços, desde a
instalação e administração do sistema contábil até consultoria e preparação
tributária como no caso das micro e pequenas empresas e a opção pelo
Super Simples.
Mesmo que seja apenas para realizar um planejamento tributário, consultar
um contador é uma atitude inteligente. Os contadores podem ajudá-lo a gerar
os relatórios e as declarações financeiras que você precisará para
administrar o seu negócio. Os contadores também o mantém atualizado sobre
leis tributárias e passivos fiscais reduzidos.
Você precisa de um contador com o qual possa estabelecer um relacionamento
amigável e de confiança. Abaixo estão algumas questões às quais você deve estar
atento quando contratar contadores.
- Eles são licenciados a praticar a profissão?
- Eles têm experiência com o tamanho e o tipo do seu
negócio?
- Eles têm boas referências? (lembre-se de pedir
referências ao seu corretor financeiro, associados ou colegas).
- Eles são acessíveis e retornam suas ligações
prontamente?
- Eles podem fornecer idéias interessantes sobre outras áreas,
como recursos humanos ou operações?
- Eles são respeitados na comunidade?
- Você confia e se sente à vontade com eles?
- Eles têm uma postura profissional?
Além de ajudá-lo a configurar o seu sistema contábil e auxiliá-lo com a
preparação e planejamento tributários, você também pode contratar um contador
para:
- compilar declarações financeiras
- controlar os tributos que você deve pagar (quando e quanto)
- revisar as declarações que você gerou para localizar quaisquer problemas
ou itens questionáveis
- executar uma auditoria em seus livros para garantir que tudo está
corretamente registrado
Há vários sites disponíveis na Internet que podem ajudá-lo a localizar um
contador, mas a melhor coisa a fazer é buscar indicações de amigos, associações
comerciais, consultores legais, corretores financeiros ou outras fontes
confiáveis.
Sistema manual ou software?
Uma dúvida que pode surgir é se você deve utilizar um sistema manual ou
comprar um software. Você pode achar que o seu pequeno negócio não precise
de um programa contábil mais sofisticado, mas reflita um pouco: digamos que
você forneça refeições para casamentos nos finais de semana, uma vez por
semana. O número máximo de eventos que você atenderá em um ano será 52. Isto
parece administrável com um sistema simples. Mas você compra as carnes em um
local, os queijos em outro e o vinho é entregue em suas instalações. Você
usa parte para um casamento e o restante para outro. Um dos clientes precisa
pagá-lo em três parcelas e você andou tão ocupado que não se lembra se o
último pagamento foi realizado. Você abate o seu valor nos livros contábeis?
Onde?
O software pode simplificar a escrituração contábil evitando entradas de
dados duplicados. Você registra a informação e o sistema a armazena. Você
poderá precisar dessa informação mais adiante. O sistema calcula somas e
agrupa números, poupando-lhe infindáveis horas na máquina de calcular. O
software também ajuda a definir procedimentos para a manipulação do
interminável fluxo de papel que o negócio gera. Você precisa de um sistema
que garanta que o pagamento dos clientes foi registrado de maneira
eficiente.
Contabilidade x escrituração contábil
Vamos à terminologia: já usamos as palavras "contabilidade" e "escrituração
contábil". Contabilidade é o sistema que controla todos
os dados, registra o histórico de transações e gera relatórios: todos aspectos
importantes da empresa, tudo aquilo que pode afetar o patrimônio de uma
entidade. A contabilidade também abrange a folha de pagamento, uma área que gera
preocupação específica, pois enormes multas podem acompanhar pequenos erros. Com
igual peso está o status tributário da empresa. A contabilidade é o sistema que
fornece os relatórios e as informações necessárias.
A escrituração contábil é o registro sistemático de quantias, datas e origens
de cada receita e despesa geradas. Pense na contabilidade como um recipiente e
na escrituração contábil como as substâncias colocadas nesse recipiente. Com a
mistura de ambas você obtém as informações necessárias para administrar o seu
negócio.
Contabilidade de caixa ou de exercício
Em algum momento, alguém pode perguntar a você se o seu sistema contábil
baseia-se em caixa ou em exercício. Se todas as suas vendas são à vista e todas
as compras são pagas no ato, então a resposta é: esta é uma contabilidade de
caixa. Se, por outro lado, você fornece bens e serviços que são pagos
posteriormente ou recebe as mercadorias dos fornecedores e paga por elas em
outra data, estamos falando em contabilidade baseada em exercício.
As duas produzem resultados muito diferentes. Se você já tem seu negócio há
algum tempo e não utiliza estritamente uma contabilidade de caixa, talvez você
possa tentar das duas maneiras. Escolha um mês (ou um trimestre, se você não
realiza muitas transações) e registre a entrada e saída de dinheiro durante esse
período: pagamentos reais que você recebe e faz. Acrescente as colunas (entrada
e saída) e subtraia o valor menor do valor maior. Você acaba de criar uma
declaração de lucros e perdas com base em caixa para o mês (ou trimestre).
Agora, execute os números novamente, mas desta vez liste as quantias de notas
fiscais e as vendas à vista (mas não pagamentos sobre NFs) e liste as NFs
recebidas dos fornecedores e as compras feitas à vista por você (não liste os
pagamentos feitos sobre notas fiscais). Acrescente as colunas e faça o cálculo.
Você obterá um resultado diferente. Geralmente os contadores recomendam a
contabilidade de exercício para uma visão mais clara de como o negócio está se
saindo. Esta é uma das primeiras decisões que você deve tomar ao definir
o sistema contábil.
Analisando o sistema adequado ao seu negócio
Veja abaixo as etapas envolvidas nesta análise.
Escolher um ponto inicial
É necessário definir o ponto inicial para a implantação do sistema contábil.
Lembre-se de que você terá que registrar cada transação a partir desta data,
portanto, não retroceda muito a menos que seja absolutamente necessário.
Escolher as contas
Pense nelas em termos de ativos e passivos. Os ativos
incluem conta corrente e conta poupança, contas a receber (dinheiro devido por
clientes), inventário e até mesmo equipamento que possa ser convertido em
dinheiro. Os passivos incluem o dinheiro que você deve aos
outros (contas a pagar), o saldo do
cartão de crédito e quaisquer outros passivos que estejam programados para
serem pagos no próximo ano fiscal (isto pode incluir imposto sobre vendas,
impostos sobre folha de pagamento, seguro etc).
Reunir informações
- nome legal da empresa;
- número de identificação do funcionário;
- as datas dos seus tributos;
- os tipos de formulários que você usará para os impostos (a ajuda da
contabilidade será necessária aqui);
- alíquotas de imposto sobre vendas, se aplicável;
- uma lista dos itens que você venderá (produtos e serviços) incluindo um
nome ou número de ID, o preço ou taxa do que está sendo vendido e
tributos (impostos sobre vendas);
- a maneira como você deseja controlar as vendas: por item, tipo de item
etc (os guias que acompanham o programa contábil são úteis neste ponto);
- o custo do seu inventário e a quantidade disponível (se você optar por
controlar o inventário);
- uma lista de clientes, endereços, números de telefone (em inglês) e
endereços de e-mail;
- uma lista de fornecedores com nomes, endereços, telefones e endereços de
e-mail dos contatos;
- a lista de categorias que serão usadas para controlar as despesas: gás,
água, eletricidade, serviços postais e outras despesas específicas do seu
tipo de negócio.
Existem outras questões que devem ser enfrentadas com relação à
contabilidade: manter o arquivo em ordem, por exemplo. O arquivamento, feito de
maneira adequada, será muito útil, pois às vezes pode ser preciso encontrar este
ou aquele documento específico e nada mais agradável que encontrar tudo em seu
devido lugar.
Assumir os riscos de abrir um negócio próprio é uma decisão exclusivamente
sua, então pense nisso com responsabilidade e encare tudo como um processo
criativo. Afinal, você está iniciando um negócio. Quando tudo estiver nos eixos
e se encaixando em seus devidos lugares, você poderá sorrir e dizer: "ei, este
negócio é meu".