Imóveis - Condomínio: saiba por quanto tempo documentos devem ser guardados
Os condomínios residenciais e comerciais são considerados
empresas, que devem prestar contas ao governo, moradores ou outras companhias
que atuam neles.
Casos de fiscalizações de órgãos públicos ou processos judiciais contra
condomínios exigem arquivos para comprovação de que tudo está correto. Por isso,
as pessoas que administram devem guardar todas as notas fiscais, planta do
prédio e outros, durante um certo período, para que possam comprovar todas as
ações feitas.
Empresas
Para o gerente de uma empresa administradora de prédios, José Maria S. Bamonde,
os condomínios são classificados pela legislação como empresas das mais
sofisticadas. "A guarda de documentos, além de fundamental para preservar o
histórico do condomínio, é a garantia frente as ações trabalhistas e
fiscalização da Receita Federal que podem acontecer sem aviso prévio", disse
Bamonde.
O gerente ainda declarou que todos os documentos jurídicos, financeiros,
contábeis e trabalhistas do edifício devem ser armazenados num ambiente fresco
que mantenha sua longevidade. Além disso, os síndicos devem ter acesso
irrestrito à papelada e podem retirá-la para análise quando necessário.
Documentos
Abaixo está uma tabela para com detalhes de por quanto tempo é necessário
guardar os documentos, de acordo com a Lello Condomínios:
| Documentos |
Prazo da guarda |
| Apólices de Seguro de Vida |
05 anos após a vigência |
| Cartão de CNPJ |
Permanente |
| DARF IRRF |
07 anos |
| DARF PIS |
10 anos |
| DIRF |
07 anos |
| Exames médicos |
20 anos |
| GFIP (FGTS-RE/GR) |
35 anos |
| Folha de Pagamento |
35 anos |
| Folha de Ponto |
06 anos |
| Formulário Caged |
10 anos |
| GR Contribuição Sindical/Assistencial |
07 anos |
| GPS |
35 anos |
| Holerite/ Recibo de Pagamento |
10 anos |
| Laudo PPRA |
20 anos |
| Livro de Inspeção do Trabalho |
Permanente |
| Processos Trabalhistas |
Permanente |
]
| Prontuários de Funcionários |
Permanente |
| RAIS |
Indeterminado |
| Recibos de Vale Refeição/Transporte |
10 anos |
| Dossiê (Convenção/Especificação) |
Permanente |
| Extratos Bancários |
01 ano |
| GPS- Seguridade Social |
10 anos |
| Livro de ata de assembléias |
Permanente |
| Orçamentos/ Contratos de Obras |
Até final da garantia |
| Pastas de Prestação de Contas |
10 anos |
| Plantas de Condomínios |
Permanência |
| Seguros de Incêndio/ Apólices |
05 anos após vigência |
|