Em um contexto de tempo escasso, alta competitividade e necessidade de
otimização de tempo e recursos, reuniões virtuais, por meio de chats, vídeos e
audioconferências, são sistemas que garantem a melhoria do tempo e a eficiência
dos resultados, e são melhores que as reuniões presenciais, certo? “Nem sempre”.
A avaliação é do especialista em gerenciamento de tempo da empresa Tríade do
Tempo, Christian Barbosa.
Para ele, a escolha sobre qual sistema a empresa deve optar para realizar uma
reunião (à distância ou presencial) está associada diretamente ao resultado
colhido com esta reunião. “É necessário entender se o objetivo inicial foi
atendido ou não e quanto do estimado inicialmente foi alcançado”, defende
Barbosa. Segundo o especialista, há uma série de questões que devem ser levadas
em conta para avaliar qual o melhor sistema para uma reunião.
“Em geral, as audioconferências tendem a ser menos eficientes, porque se abre
um precedente para abertura de e-mails, dispersão, etc. As videoconferências
costumam apresentar melhores resultados, mas também são mais caras”, sintetiza
Barbosa. Segundo o especialista, as reuniões virtuais, como aquelas que ocorrem
por meio de chats costumam ser mais baratas, mas também dificultam a produção de
resultados.
Problemas
Segundo o especialista, um dos maiores problemas verificados entre as
empresas no Brasil, quando as reuniões ocorrem à distância, é o sistema de
condução. “Quem vai mandar na reunião, controlar o resultado dela e mensurar o
quanto foi produtivo ou não, isso ainda é pouco usual”, diz.
Uma das sugestões é que as empresas estudem a adoção de reuniões on-line ou
conferências à distância para decisões e discussões rápidas, de assuntos com
simples solução ou menor grau de complexidade. “Para a apresentação de muitos
dados, ampla discussão, a reunião presencial é mais eficiente”, avalia. Barbosa
lembra que muitas empresas passaram a usar as reuniões à distância e fóruns
on-line, por se tratar de uma tendência, mesmo sem avaliar os reflexos e
impactos que esses sistemas têm.
Para Christian, se as empresas querem e esperam mais eficiência das suas
reuniões, devem criar uma cultura para isso. “A alta gestão da empresa, o RH, e
departamento de TI devem estar integrados para formar um modelo padrão. Devem
saber como gerenciar as reuniões, e integrar isso à cultura da empresa”, define.
O especialista recomenda que a visão obsessiva por reduzir custos nas
reuniões não predomine na cultura das empresas, já que reuniões são também meios
e ferramentas para negócios. “Nos Estados Unidos, por exemplo, já há até
profissionais especializados apenas em conduzir reuniões, mas isso ainda está
caminhando no Brasil”, constata.