O e-mail já é ferramenta essencial no mundo corporativo, mas existem casos
que geram dúvidas em muitos profissionais. Quando copiar a liderança em uma
mensagem é um deles.
Para a consultora de Transition Management da De Bernt Entschev Human Capital
Ordália Segalovich, a resposta da questão vai além do bom senso. “Existem
líderes que exigem que todas as informações sejam transmitidas a eles. Se essa
determinação não estiver clara, o melhor mesmo é perguntar qual é a política da
empresa”, recomenda a consultora.
Para ela, de maneira geral, o profissional só deve enviar um e-mail com cópia
para o líder em situações e projetos que envolvem muitos colaboradores ou quando
ele é fundamental para a continuidade do trabalho que está sendo executado. Ela
dá um exemplo: durante uma negociação de compra de material de escritório, por
exemplo, apenas o e-mail final, com o orçamento, pode ser passado. As conversas
intermediárias não precisam ser repassadas. A menos que o líder exija isso.
A consultora do Grupo Foco Silvia Gerson, por sua vez, aconselha os
profissionais a utilizarem como critério a importância do tema que está sendo
tratado na mensagem antes de decidir por incluir o líder no campo destinatário.
Assuntos que envolvem tomada de decisão, por exemplo, devem ser enviados à
liderança. “Tudo o que depender da tomada de decisão imediata ou futura do líder
deve ser informado”, avalia Silvia. “Já assuntos de rotina, que não comprometem
a empresa, não precisam ser transmitidos”, completa.
O terceiro elemento
Os grandes problemas que acabam surgindo no mundo corporativo devido às
trocas de e-mail envolvem além do profissional e sua liderança direta, algum
gestor que está acima dos dois. E, nessa hora, os cuidados devem ser redobrados.
Para Silvia, quanto maior a autonomia do líder, menores as chances de ocorrer
uma situação desagradável. “Quanto mais liberdade esse líder tem de atuar, menos
ele precisará do gestor que está acima dele para tomar alguma decisão”, afirma.
Para Ordália, nos casos de assuntos relacionados à rotina da empresa, o
ideal, de fato, é que esse terceiro elemento fique de fora. “Claro que depende
muito da cultura da empresa, mas nesses casos é melhor que os assuntos fiquem
entre o líder e o seu subordinado”, diz. E os profissionais, ressalta a
especialista, devem ficar atentos para apenas se direcionarem aos seus líderes
diretos. “Se o assunto for de respeito ao gestor acima do líder desse
profissional, é esse líder que encaminhará o assunto e não o colaborador”,
ressalta.
As especialistas também apontam que ao copiar um superior do líder no e-mail,
os profissionais podem causar mal-estar, pois com isso podem demonstrar, mesmo
sem querer, que não respeitam a hierarquia ou o seu líder direto. Ordália ainda
acrescenta que ainda que não se copie a chefia, é importante que o profissional,
na maioria dos casos, arquive todos os e-mails para quando surgirem dúvidas.
Evite o e-mail
Embora o e-mail facilite a vida dos profissionais, o uso indiscriminado da
ferramenta pode gerar aborrecimentos. Em certas situações, aconselham as
especialistas, mais vale uma boa conversa. “Existem tantos meios de comunicação
que pegar o telefone e resolver o problema pode ser mais rápido”, completa
Silvia.