Você já trabalhou para ou com pessoas centralizadoras? Centralizar significa
restringir as ações e decisões que poderiam ser tomadas por outros, mas que
estão nas mãos de poucas ou de apenas uma pessoa. O pressuposto básico da
centralização é de que apenas uma minoria está adequadamente preparada para
tomar decisões. Trata-se de um instrumento para o controle gerencial. A
centralização é necessária em muitas atividades e ações, até por questões de
segurança financeira e de informações. Porém, quando é exagerada o resultados
podem ser desastrosos.
A centralização exagerada é marca registrada de muitas pequenas empresas e da
maioria das empresas familiares. A centralização é necessária, na visão dos
centralizadores, porque "o olho do dono engorda a boiada". É claro que todo
negócio precisa ser monitorado de perto pelos executivos e empreendedores mas, o
excesso de controle, muitas vezes pode gerar inúmeros problemas que prejudicam a
eficiência da organização, dentre os quais:
- Demora em atender os clientes;
- Desmotivação da equipe pela pouca participação nas decisões e nos rumos do
negócio;
- Insegurança;
- Incapacidade de aproveitamento de todo o potencial das pessoas (porque elas
ficam privadas da tomada de decisões e do aprendizado decorrente);
- Falta de criatividade (as mesmas pessoas tomam as mesmas decisões);
- Perda de vendas;
- Queda na produtividade;
- Imagem negativa da empresa perante o mercado;
- Diminuição dos lucros.
Centralização excessiva é sinal de uma administração ineficaz. O problema é
de qualidade de gestão. Talvez por medo ou insegurança ou até mesmo por não
confiar nas pessoas, muitos executivos, empresários e gestores não aceitam que
outras pessoas "pensem" e executem tarefas por sua própria conta. Como cliente,
já fui a algumas empresas solicitar um orçamento para um determinado serviço e
obtive como respostas as seguintes pérolas: "só fulano, que é o dono ou diretor
da empresa, é quem pode te passar essa informação", ou "nós não temos
autorização para te informar o valor e fechar o prazo, mas deixe seu telefone
que entraremos em contato". Será que essas pessoas nunca ouviram falar em
políticas e diretrizes?
As políticas e diretrizes são ferramentas administrativas bastante úteis que
definem os limites em que cada colaborador de uma organização pode atuar. Elas
servem para balizar o comportamento das pessoas, mas permitem que elas tomem
decisões, pelo menos até certo ponto. Empresas inovadoras, ágeis e flexíveis
possuem políticas democráticas e participativas, que incentivam a participação
das pessoas no processo decisório, ao passo que nas empresas burocráticas e
rígidas as políticas não são claras ou desconhecidas para maiorias das pessoas.
Para estas, a palavra de ordem é "quem canta de galo aqui sou eu", ou "eu tomo
as decisões por aqui e você as executa".
É possível manter o controle dos negócios descentralizando as atividades.
Além do uso de políticas e diretrizes, a Administração por Objetivos (APO) é uma
boa alternativa. Aqui, o foco sai do meio para o fim, ou de como o processo é
executado para os resultados que o processo ou decisão vai gerar. Os resultados,
quando essas medidas são bem implementadas, são um atendimento mais rápido e
satisfatório para os clientes, uma menor sobrecarga de trabalho para os
executivos e, para as pessoas envolvidas, um aumento da satisfação com o
trabalho desempenhado, pelo fato de se sentirem úteis e tendo o seu potencial
bem aproveitado. Delegar, mais do que uma ferramenta de gestão, é um instrumento
para o aprendizado. Pense nisso.