Muitas vezes, as empresas investem no desenvolvimento de processos mais
sofisticados e acabam não dando a devida atenção a alguns recursos que podem ser
implantados e mantidos de forma simples e com baixo custo. Isso acontece nas
áreas de produção, logística, vendas e também de comunicação.
Um bom exemplo disso é o quadro de avisos. Quando bem planejado e estruturado
ele pode converter-se num instrumento de informação e formação bastante atrativo
e eficaz. Para isso, basta aplicar algumas regras de comunicação simples, mas
extremamente eficientes.
O nome deve ser criativo e interessante
Vamos começar pelo nome. Convenhamos que "quadro de avisos" não é uma
denominação muito atraente e nem reflete todo o potencial de informação dessa
ferramenta. É importante utilizar um nome mais chamativo e que tenha, de
preferência, uma relação direta com a cultura da empresa.
Uma ideia interessante é realizar um concurso para a escolha do nome aberto à
participação de todos os colaboradores, por meio do envio de sugestões. Dessa
forma, se desperta o interesse e o envolvimento dos funcionários.
Dê atenção especial ao visual
Na sociedade em que vivemos, somos "bombardeados" a todo o momento por uma gama
enorme de estímulos visuais. Isso acontece mesmo dentro do ambiente da empresa.
Para que o quadro de avisos não se "perca" em meio a todos esses outros
atrativos, é necessário dar uma atenção especial ao seu visual, tanto externo (o
próprio suporte em que as informações serão afixadas) quanto interno (as páginas
que conterão as mensagens).
A localização é fundamental
A localização do quadro de avisos é de fundamental importância. Para colocá-lo,
escolha um lugar a que todos os funcionários possam ter acesso, durante um
período em que disponham de tempo e espaço para parar e ler as informações. Se
achar conveniente, instale dois ou mais quadros, absolutamente iguais, em pontos
diferentes da empresa.
Divida as tarefas
Forme uma comissão com pessoas responsáveis por enviar as mensagens e dados mais
importantes relativos a cada setor. Assim, garante-se que o quadro conterá
tópicos variados, atualizados e que sejam do interesse de todas as áreas da
empresa.
Defina espaços para cada tópico
Estabeleça, na medida do possível, espaços definidos no quadro para a divulgação
dos assuntos relacionados a cada área ou tópico, colocando títulos que indiquem
essa subdivisão. Dessa forma, fica mais fácil para o leitor encontrar a
informação de que necessita.
Padronize para facilitar a leitura
Crie um padrão de como as informações devem ser divulgadas no quadro,
determinando os tipos de letra a serem usados para os títulos e os textos, o
tamanho das mensagens, como utilizar ilustrações e gráficos, regras para a
aplicação de cores etc. Isso torna o visual mais leve e atrativo e facilita a
leitura, tirando a impressão de que as informações estão "amontoadas" ou
"dispersas" no quadro.
Mas se lembre: estabeleça variações em relação a esses itens para as diversas
áreas do quadro, para que o resultado final não se torne monótono.
Atualize as informações periodicamente
Mantenha uma periodicidade constante para a troca das informações, de maneira a
habituar os colaboradores a consultarem o quadro constantemente. Pode ser
interessante que algumas mensagens permaneçam durante um tempo maior, enquanto
outras sejam substituídas com mais frequência. Nesse caso, crie formas de
indicar quais informações são novas e quais são mais antigas, para que os
leitores possam concentrar diretamente sua atenção naquelas que ainda não viram.
Estimule a participação
Crie um Espaço do Colaborador, em que serão divulgadas mensagens enviadas pelos
funcionários. Isso estimula o vínculo e o envolvimento dos colaboradores.
Conquiste a credibilidade, mas resguarde o sigilo
As informações constantes do quadro devem ser tratadas com veracidade e
despertar a credibilidade dos leitores. Entretanto, tenha cuidado: lembre-se de
que ele pode ser visto não só pelo pessoal interno da empresa, mas também por
visitantes, clientes, fornecedores etc. Portanto, não pode conter dados
sigilosos ou estratégicos.