Graças à combinação entre as forças da globalização e do outsourcing, cada
vez mais gerentes ficam face ao desafio de liderar funcionários a distância.
Diferenças culturais e de idiomas se ampliam, assim como os conflitos. Por isso,
os líderes devem focar em um elemento crítico: confiança. Neste artigo, os seis
passos que podem impulsioná-la.
É, inclusive, muito mais fácil esconder erros e problemas, “varrer para
debaixo do tapete” os desentendimentos e fazer suposições erradas quando você
está se comunicando por meio do telefone ou e-mail, em vez de face a face.
Tais problemas não são inevitáveis a não ser que líderes de equipe se lembrem
de focar em um elemento crítico ao construírem e gerenciarem suas operações
virtuais: confiança.
Abaixo, os seis passos que podem impulsionar a confiança em operações
distribuídas e equipes virtuais:
1. Crie um espaço para conversações face a face Até mesmo um “pequeno”
contato face a face leva um tempo até criar confiança entre os membros da
equipe. Por esta razão, Margaret Neale, professora da Stanford Graduate School
of Business, recomenda fortemente uma conversação cara a cara antes de inicar um
trabalho com um time virtual.
Quando o encontro face a face não é possível, Neale sugere criar um “yearbook”
para o time, o qual inclui foto e um parágrafo contendo o perfil sobre cada
membro da equipe. Compartilhar um pouco de informação sobre os membros da
equipe, seus interesses e backgrounds, fornece a eles um pouco de senso de mesma
direção quando se comunica por telefone ou e-mail –importante para o
desenvolvimento do rapport, o qual deve ser o primeiro passo para construir a
confiança.
2. Deixe claros os objetivos e expectativas Objetivos e expectativas
claros são fundamentais para construir e manter a confiança. “Em sua primeira
reunião, você deve ter uma discussão explícita sobre o que você espera como
comprometimento e como você irá trabalhar para obtê-lo”, afirma Neale. “A equipe
pode lidar com a divergência sem detonar a confiança se todos possuírem o mesmo
objetivo.”
3. Torne o trabalho visível Outro empecilho para a confiança ocorre
quanto os membros da equipe não sabem se os colegas distantes estão cuidando do
negócio. Ton
Heijmen, conselheiro sênior de outsourcing e offshoring para o The Conference
Board, diz que uma das companhias com as quais trabalha criou seu próprio
software colaborativo para gerenciar os projetos de outsourcing. Este ambiente
inclui passos detalhados que podem ser verificados pelos funcionários de vários
níveis na medida em que o projeto avança. Mas isto não se trata apenas de
progresso na área de documentação: o software provê espaço para os usuários
aprendem e as melhores práticas adotadas em cada atividade. Assim, os membros da
equipe podem ajudar-se uns aos outros, de forma a alcançarem a melhor
performance.
4. Forneça feedback contínuo Gerentes que são percebidos como justos e
confiáveis são geralmente aqueles que fornecem feedback sobre o desempenho aos
subordinados. Assim como sua equipe que você encontra nos corredores, sua equipe
virtual também precisa de inputs freqüentes sobre como está o desempenho.
George Valaika, diretor de geosourcing dos serviços de RH da Accenture, faz um
esforço especial para fornecer feedback ao time de offshore –tanto bom quanto
ruim. “E-mails que dizem: ‘Tivemos uma semana excelente’ ou ‘Grande trabalho ao
solucionar esta questão’ ficam aquém do estabelecimento da confiança e bons
relacionamentos. Quando as coisas não funcionam, tenha a certeza de que o
feedback também seja realizado”, aconselha.
5. Faça questão de mostrar a competência de cada membro da equipe
Quando se gerencia um time virtual, deve-se ter a certeza de que cada membro da
equipe tenha clara compreensão de seu papel assim como dos papéis de seus
colegas de equipe. Você deve, ainda, ter especial atenção em ressaltar as
competências individuais para o restante da equipe. Acreditar na competência de
cada um dos membros da equipe é um componente importante para o estabelecimento
da confiança, afirma Neale.
6. Incentive o entendimento cultural Quando se está gerenciando
equipes a distância, diferenças culturais e de diomas sobressaem-se. E quando
essas diferenças não são endereçadas e compreendidas, é muito fácil colocar em
cheque a confiança entre os colegas virtuais. Por exemplo, Valaika recentemente
foi abordado pelo time local que ficou perplexo com a messagem espiritual ao
final de um e-mail, enviado por um colega da Índia. “Eu expliquei que a cultura
indiana tende a ser mais abertura sobre a vida espiritual”, ele disse. “Então,
discutimos se a mensagem casou mal a alguém ou interrompeu questões relacionadas
ao negócio da empresa. Como líder, é meu trabalho promover um ambiente de
compreensão.” Durante suas reuniões com as operações de offshore, Valaika pede
aos outros que diminuam a velocidade ou que repitam o que disseram quando ele
não compreende o que estão dizendo. “Quantos mais freqüentemente você faz isso,
menos os outros se sentirão envergonhados de perguntar sobre algo que não está
claro”, aconselha.