'Não tenho tempo.' É isso o que o consultor Paulo Kretly ouve da maior parte
dos executivos quando pergunta por que eles não planejam seu dia. 'As pessoas
gastam mais tempo apagando incêndios do que se dedicando a questões que ainda
não são urgentes porque há tempo para faze-las',diz Paulo, se referindo aos mais
de 6 milhões de executivos que passaram pelos treinamentos de gerenciamento do
tempo,oferecidos desde 2002 nos Institutos Franklin Covey espalhados pelo mundo.
Fazer todo dia tudo sempre igual é mais inteligente e libertador do que parece.
'Já pensou ter que inventar sua semana toda segunda-feira?', diz o psiquiatra
Paulo Gaudencio, do Instituto Paulo Gaudencio, de São Paulo, que faz o que ele
chama de 'terapia do papel profissional'.
Há coisas que são absolutamente previsíveis, como as reuniões de segunda para
verificar o andamento do projeto ou a atualização quinzenal da planilha de
custos. Se é assim, por que você deixa tudo para a última hora e se irrita com o
que faz parte de suas atribuições? Resposta: porque está pensando só na tarefa,
sem considerar o que ela representa no contexto. 'A rotina tem que ser um meio
para você conseguir o que deseja e não um fim', diz o consultor Rubens Gimael,
sócio-diretor da NeoConsulting, empresa paulistana de aconselhamento
profissional. Para fazer sentido, a rotina tem de ser um processo dinâmico que,
além de atender seus anseios, deve estar alinhada com as demandas externas. Se
você, por exemplo, estiver dirigindo e for entrar à direita, vai ligar a seta
isso é uma rotina. Agora, faz sentido repetir o mesmo gesto se você estiver
sozinho na garagem do seu prédio? O exemplo é banal, mas ilustra o que acontece
em situações mais complexas. Se o cenário mudou, a rotina também precisa ser
alterada. Foi o que fez o engenheiro paulistano Carlos Eduardo Estonlho, de 41
anos, em fevereiro deste ano, quando deixou para trás 14 anos de carreira como
executivo em uma multinacional para se tornar um consultor especializado em
coaching, planejamento e logística. E ainda mudou de São Paulo para Campinas.
'Eu tinha um dia-a-dia mais estruturado, mais tangível', diz. Para ele, quem
atua por conta própria tem de ser muito organizado. 'Senão, fica à mercê das
circunstâncias e das pessoas e trabalha mais', afirma. Carlos adota alguns
pontos fixos na agenda para usar como referência. Isso inclui, por exemplo, o
horário da academia e os momentos para pensar sobre o trabalho. 'Vou ao
escritório todo dia, mesmo quando não tenho nenhum cliente para atender', diz.
Sua rotina varia muito durante a semana tudo depende do que ele precisa fazer.
Se você quiser sair da esfera do cotidiano e pensar na rotina como algo mais
transcendente, vai ver que ela tem a ver com ritmo. 'Tudo é regido por ritmos
dentro e fora de você os batimentos cardíacos, o dia e a noite, as estações do
ano etc.', diz o consultor Jair Moggi, diretor da Adigo Consultores e fundador
do Instituto EcoSocial, que trabalham com foco na antroposofia, ciência
espiritualista criada pelo filósofo austríaco Rudolf Steiner. A sua rotina é o
seu ritmo e deve estar alinhada com a rotina da empresa, que deve se relacionar
com o ritmo do mercado, e assim por diante. Agora, que não se confunda rotina
com rigidez de agenda. É preciso acomodar os imprevistos em seu dia-a-dia. 'Quem
é organizado lida melhor com as variáveis porque já controlou o que podia ser
controlado', diz Paulo Kretly. No mais, encontre um ritmo que faça sentido para
você e para a empresa em que trabalha. Assim, você pode até se dar ao luxo de
negociar com o chefe de ir mais cedo para casa toda sexta-feira.