Não importa se você precisa lançar um produto novo, realizar uma reunião com
participantes em várias localidades ou oferecer treinamento para funcionários
que estão fora da empresa - organizar uma conferência pela Internet pode ser a
melhor solução.
À medida que as empresas crescem e se espalham pelo país e pelo mundo
inteiro, elas percebem uma necessidade crescente de conectar os funcionários em
várias localidades para reuniões interativas ou sessões de treinamento - e para
se comunicar fora da empresa com acionistas, clientes e fornecedores distantes.
As conferências pela Internet podem reunir as pessoas com a mesma eficiência
de uma teleconferência. No entanto, organizar conferências pela
Internet oferece uma ampla gama de opções de comunicação, além da fala. Elas
podem incluir opções multimídia, como slides e vídeos, além de recursos
interativos, como resposta imediata para pesquisas online, compartilhamento da
tela e sessões de perguntas e respostas ao vivo. Saber como organizar uma
conferência pela Internet pode ajudar uma empresa a funcionar com mais
eficiência e a economizar dinheiro.
Uma conferência pela Internet é uma reunião virtual em que pessoas de
diferentes localidades trocam informações em tempo real, através da Internet ou
da intranet da empresa. Ela pode ter o formato de uma reunião na sala de
conferências que é transmitida online.
Também pode ser um seminário ou apresentação interativa distribuída online e
chamada de Webinar, ou seminário pela Internet. O material
apresentado em qualquer um desses dois modos pode ser gravado e mostrado mais
tarde para uma audiência maior na forma de um Webcast.
Embora uma empresa possa comprar o equipamento e o programa, além de treinar
os funcionários para realizar conferências pela Internet dentro da empresa, uma
opção mais barata seria contratar os serviços de uma empresa que organiza
conferências pela Internet. Essas empresas podem oferecer tudo, desde servidores
fora da empresa até planejamento de reuniões.
Neste artigo, vamos dar uma olhada mais de perto em como você pode organizar
uma conferência pela Internet - abordando desde a tecnologia necessária até os
passos para organizar uma conferência de verdade. Também vamos considerar as
soluções para a organização de conferências, que podem facilitar esse trabalho.
E você também aprenderá mais sobre padrões de segurança, opções para empresários
autônomos e algumas das tecnologias mais modernas disponíveis. Vamos ver
primeiro por quê você deveria organizar uma conferência pela Internet.
Por que organizar uma conferência pela Internet
Você pode estar se perguntando: "por que eu deveria organizar uma conferência
pela Internet"? Existem várias razões para organizar essas conferências
virtuais, começando por uma comunicação melhor e em tempo real, maior eficiência
e custos reduzidos.
As conferências pela Internet ainda são novidades. Apenas 30% das empresas
avaliadas pela Wainhouse Research têm algum tipo de iniciativa de
telecomunicação, sendo a conferência pela Internet a mais comum. Porém, as
empresas estão reconhecendo o seu potencial.
Por exemplo, a Desire2Learn Inc., uma empresa que desenvolve sistemas de
aprendizagem online em Ontário, começou a utilizar as conferências pela Internet
para reduzir os custos de pré-qualificação de malas-diretas entre escolas e
universidades dos EUA. A viagem de um vendedor até a Costa Oeste poderia levar
dois dias e custar US$ 800 - tudo isso por uma reunião de uma hora que poderia
terminar sem nenhuma venda [fonte: Small Business Computing].
Em vez de viajar, agora os representantes de vendas primeiro organizam um
conferência pela Internet com um cliente em potencial. Os representantes podem
mostrar uma apresentação em PowerPoint, apresentar uma demonstração interativa
do programa e oferecer acesso remoto ao computador para que os clientes testem
os produtos.
Vamos ver vários outros exemplos para mostrar como uma conferência pela
Internet pode funcionar de maneira eficiente:
- para segurança, colaboração e visualização - a Tenix,
uma empresa australiana de tecnologia e fornecedora de defesa aérea, usa a
conferência pela Internet para reuniões online de equipes de projeto entre a
sede em Melbourne e os engenheiros em campo. A equipe pode se encontrar com
segurança para discutir sobre documentos confidenciais. Eles também podem
ver e revisar os complexos desenhos e planos técnicos;
- para incluir acionistas ausentes - a Richardson
Electronics, uma fabricante de aparelhos de freqüência de rádio e
microondas, combina sua reunião anual de acionistas com uma conferência ao
vivo e interativa pela Internet para aqueles que não podem comparecer
pessoalmente. Os participantes online fornecem seus nomes, uma identificação
da reunião e um código para entrar na reunião [fonte: Richardson
Electronics];
- para conseguir informações de uma região inteira simultaneamente
- a comissão de planejamento para o sudoeste da Pensilvânia realizou uma
reunião regional por conferência virtual para discutir e receber opiniões de
todas as partes da região sobre um plano de longa distância para a área. Os
participantes ouviram propostas, viram mapas e planos e expressaram suas
opiniões online [fonte: Southwestern Pennsylvania Commission];
- para oferecer treinamento - a Vicon Publishing Inc.,
uma editora de publicações comerciais para laboratórios de pesquisa, oferece
várias conferências mensais pela Internet que duram uma hora e abordam tudo,
desde segurança no laboratório até o desenvolvimento de instalações para
animais. Os visitantes discam em uma linha telefônica para conferência e
entram em um site particular. Cada apresentação com slides é seguida por um
período interativo de perguntas e respostas [fonte: Vicon Publishing].
Uma conferência pela Internet também pode ser útil para fornecer para
clientes e acionistas as informações necessárias durante o lançamento de um
produto novo, um recall de produtos ou quando notícias sobre a empresa precisam
ser explicadas ou esclarecidas.
Por todos esses benefícios em potencial, organizar uma conferência pela
Internet não tem de ser complicado. Veja a próxima página para aprender mais
sobre a tecnologia necessária.
Tecnologia necessária para organizar uma conferência pela Internet
Vamos dar uma olhada mais de perto na tecnologia necessária para organizar
uma videoconferência pela Internet. Para começar, quem oferece a conferência
pela Internet precisa de um computador com conexão à Internet, uma webcam ou
câmera de vídeo digital para produzir vídeos ao vivo, protocolo de transferência
digital de voz (VoIP) para o áudio em tempo real, um programa para coordenar a
reunião e espaço suficiente em um servidor, além de banda para acomodar a
conferência.
A tecnologia de videoconferência pela Internet pode ser complicada, no
entanto o uso de alguns acessórios a deixam mais fácil e interativa. Por
exemplo, quem prepara uma videoconferência pela Internet pode querer
apresentações com slides ou transmissão de vídeo - e isso exige um programa para
criar as apresentações, como o Microsoft PowerPoint e o Adobe Flash. O
organizador pode precisar de bate-papo com texto e de programas de mensagens
instantâneas para lidar com a sessão de perguntas e respostas ao vivo com os
participantes. Ou ele pode querer que os participantes interajam usando seus
próprios navegadores, em vez de um programa específico.
Os programas de conferência pela Internet reúnem ferramentas de comunicação
de sites e da Internet para criar uma reunião com ambiente interativo, onde os
participantes podem compartilhar documentos online e desempenhar um papel ativo
no processo de tomada de decisões. As ferramentas reunidas em um programa de
conferência pela Internet incluem:
- linguagens HTML, XML e ASP
- java scripts
- animação em Flash
- mensagem instantânea
- streaming de áudio e vídeo
Algumas vezes, esses programas se agregam aos aplicativos de comunicação que
já existem no escritório de uma empresa, como e-mail, agenda e envio de
mensagens. Isso permite que o organizador da conferência pela Internet
automaticamente consiga informações sobre os nomes e e-mails dos participantes
através de uma fonte já existente, como uma lista de e-mails de contatos, para
enviar os convites para a conferência.
Dependendo do programa, quem oferece a conferência pela Internet também pode:
- demonstrar ou compartilhar aplicativos com os participantes;
- deixar até 10 participantes visíveis de uma vez, cada um em uma área
específica da tela;
- gravar a apresentação como um podcast para ser vista online mais tarde;
- interagir com os participantes para bate-papo, sessões de perguntas e
respostas ou para responder pesquisas;
- usar uma lousa virtual com os participantes para fazer gráficos e
compartilhar idéias;
- usar controles de áudio para cortar o som e controlar o volume das vozes
dos participantes;
- enviar por e-mail convites e lembretes da conferência, registros de
participação e seguimento com pesquisas depois da conferência;
- medir a participação da audiência, com indicadores de humor.
Uma variedade de fornecedores oferecem programas para conferência pela
Internet, como Microsoft Live Meeting, Adobe Acrobat Connect, WebEx Event
Center, entre outros. Mas em vez de simplesmente vender o programa para a
conferência pela Internet e deixar que as empresas o utilizem sozinhas, os
fornecedores geralmente agregam o programa a serviços de organização de
conferência, oferecidos através do pagamento de uma taxa mensal preestabelecida.
Contratando um organizador de
conferência pela InternetVocê pode cuidar de todos os detalhes de uma conferência pela Internet -
desde os convites e planejamento antes do evento até o próprio evento e o
seguimento depois da conferência. Mas contratar um organizador de conferência
pode facilitar todo o processo.
Empresas que trabalham como organizadoras de conferências pela Internet são
especializadas no programa e nos serviços necessários para fazer um evento fluir
tranqüilamente. Além do conhecimento e da tecnologia, os organizadores de
conferências pela Internet também podem assumir um pouco do trabalho para
facilitar a sua tarefa.
No nível mais básico, os organizadores de conferências pela Internet oferecem
o espaço que você precisa. Você não pode realizar uma conferência pela Internet
sem o espaço no servidor e a banda para acomodá-la. Em vez de realizar uma
conferência no servidor de sua empresa, um organizador permite que você e os
participantes acessem o servidor dele, usando um link e um código de acesso.
Muitos organizadores de conferências pela Internet também eliminam o tempo e
o conhecimento necessários para instalar e manter um programa de conferências
dentro da empresa. Você e os participantes podem utilizar recursos como
bate-papo, compartilhamento de arquivos, de pesquisas simples e de resultados,
lousa virtual e transmissão de vídeos, sem nenhum programa específico. No
entanto, pode ser necessário baixar um programa para os recursos interativos,
como pesquisas complexas e controle remoto do computador de um participante.
Além disso, as empresas que organizam conferências pela Internet oferecem uma
equipe treinada para dar suporte, como supervisores de evento para cuidar dos
detalhes de registro e organização, e um suporte técnico ao vivo para responder
perguntas antes da conferência ou resolver quaisquer problemas técnicos durante
a conferência.
As empresas de organização de conferências pela Internet têm preços variados
para os programas e os serviços agregados. Os mais comuns são:
- assinatura mensal fixa: uma taxa mensal paga pelos serviços necessários
para todas as conferências pela Internet realizadas nesse período;
- licença paga por uso: uma taxa única ou anual, mais um custo por minuto
para cada conferência;
- licença por ocupante: uma taxa única, mais um custo por cada
participante (ocupante);
- licença de usuário nomeado: uma taxa anual, mais um custo por
organizador de conferência (usuário nomeado) por ano.
Empresas maiores podem comprar várias licenças de acordo com a taxa de
licença individual.
Se planeja usar uma empresa que organiza conferências pela Internet, você tem
dezenas de opções. Além do custo e do tipo de licença, aqui estão alguns fatores
a serem considerados antes de tomar a sua decisão:
- requisitos do sistema - a maioria dos programas para conferência é
desenvolvido para o sistema operacional Windows;
- funções específicas necessárias no programa: você pretende usar a lousa
virtual? O bate-papo? As pesquisas interativas? Pretende gravar a reunião?;
- serviços específicos necessários, como um supervisor de eventos para
ajudar;
- facilidade de uso, tanto para qualquer instalação necessária do programa
quanto para as funções que você usará durante a conferência;
- segurança, em termos de acessibilidade da reunião e do nível de
criptografia do sistema e da segurança certificada pelo fornecedor;
- qualidade do produto e conhecimento que o fabricante tem sobre
conferências pela Internet;
- serviço de atendimento ao consumidor, com base na experiência de outras
empresas.
Nenhuma conferência será um sucesso sem o planejamento adequado. Na verdade,
é provável que você gaste mais tempo com o planejamento do que com a própria
conferência. Veja a próxima página para encontrar mais informações sobre como
planejar uma conferência bem-sucedida pela Internet.
Planejando uma conferência pela Internet
Nenhuma conferência pela Internet fluirá tranqüilamente sem o planejamento
adequado. Planejar uma conferência pela Internet não precisa ser complicado.
Pense no planejamento da conferência pela Internet como se fosse o de qualquer
apresentação ao vivo - mas com algumas considerações tecnológicas a mais.
Provavelmente, o primeiro passo seja reconhecer que você não pode esperar até
o último minuto para planejar uma conferência pela Internet. Você precisa
começar cedo. Por exemplo, você precisará contratar uma empresa de organização,
isso se você já não tiver uma para suas conferências pela Internet ou se as
organiza dentro da própria empresa.
Embora cada conferência pela Internet seja diferente, aqui estão alguns
passos que o ajudarão a planejar a sua.
- Defina o que você planeja realizar e limite-se ao que pode ser abordado
no tempo designado para a conferência.
- Entre em contato com a empresa de organização, se estiver usando uma,
para marcar a data e a hora da conferência, tratar dos detalhes básicos
(como requisitos do sistema para o computador que você usará) e receber os
links e códigos de acesso para enviar aos participantes. Pense na
possibilidade de marcar meia hora extra no caso da conferência se prolongar.
- Decida quem deve comparecer e use o programa de conferência para
convidar essas pessoas. Envie aos participantes o link e o código de acesso
necessários para a participação.
- Crie uma agenda de uma página com os horários. Com base nela, reúna o
conteúdo da reunião, inclusive planilhas, apresentações e documentos. Crie
ou peça para alguém preparar o material que será usado pelo programa de
conferência. Teste esses materias antes da conferência.
- Reconheça que os participantes não ficarão interessados em simplesmente
ver alguém falando. Mantenha a dinâmica! Use a tecnologia disponível para
variar as atividades com vídeos ou slides, pesquisas interativas,
compartilhamento de aplicativos ou com a lousa virtual.
- Crie pelo menos um slide, que aparecerá quando os participantes
acessarem o servidor, para que saibam que estão na conferência certa. Ele
pode incluir a agenda ou os assuntos que serão citados durante a
conferência.
- Determine as expectativas dos participantes, avise como eles devem se
preparar e envie com antecedência quaisquer materiais necessários. Envie
também um lembrete do link e do código de acesso.
- Prepare uma pesquisa online para que os participantes respondam (ou que
você possa enviar aos e-mails deles) depois da conferência para saber suas
opiniões.
- Pratique para que você saiba usar as ferramentas de moderador para
responder às perguntas ou deixar os participantes mostrarem seus materiais
ao grupo.
- Se possível, realize um ensaio geral da conferência pela Internet - ou
pelo menos das apresentações - com uma semana de antecedência e faça as
mudanças necessárias.
- Tenha uma outra pessoa em sua empresa para oferecer suporte técnico
local durante a conferência pela Internet para que você se concentre na
organização.
- Chegue com pelo menos meia hora de antecedência para abrir o programa de
conferência antes da reunião começar. Certifique-se de que as conexões e o
conteúdo estejam funcionando corretamente.
- Grave a conferência para aqueles que não podem comparecer.
- Depois da conferência, envie um e-mail agradecendo os participantes e
pedindo que respondam a pesquisa. Registre e use os resultados da pesquisa
para aprimorar as próximas conferências pela Internet.
A segurança é essencial no planejamento de uma conferência pela Internet.
Você quer se certificar de que só os convidados compareçam - e quer que a
segurança do sistema seja reforçada. A seguir, vamos olhar mais de perto os
problemas de segurança relacionados às conferências pela Internet.
Privacidade e segurança das conferências pela Internet
À medida que as conferências pela Internet crescem, tanto as empresas que
participam quanto as que oferecem o programa e os serviços de organização de
conferência percebem a necessidade de padrões para privacidade e segurança.
A privacidade da conferência pela Internet protege os registros dos
funcionários, além das informações particulares e da participação de indivíduos
envolvidos em uma conferência. A segurança da conferência pela Internet protege
as informações que uma empresa ou agência governamental não quer compartilhar
porque poderiam afetar os planos ou lucros da empresa, ou a segurança nacional.
Os padrões da conferência pela Internet ajudariam a proteger essas duas
necessidades.
Como qualquer atividade que envolve a Internet, a conferência corre o risco
de que hackers e concorrentes da empresa possam ouvi-la ou pegar informações
apresentadas nela. Durante a conferência pela Internet, os dados são armazenados
temporariamente em um servidor compartilhado - que pertence à própria empresa ou
à empresa que está oferecendo os serviços de organização. É nessa hora que os
dados ficam mais vulneráveis aos ladrões.
Como proteção, a maioria das empresas de organização de conferências pela
Internet usa três métodos para a segurança dos dados durante uma conferência:
- criptografia com a tecnologia Secure Sockets Layer (SSL) para deixar os
dados ilegíveis para qualquer um além dos destinatários desejados;
- fluxo de dados não contínuo. Os dados criptografados passam
constantemente entre o computador do organizador e os dos participantes em
vez de ficarem armazenados em um único computador;
- controle de invasão, que escaneia a rede para encontrar usuários não
autorizados e interrompe uma porta de transferência para negar o acesso
deles.
Embora cada empresa de organização tenha sua própria estrutura de segurança,
elas estão de acordo com padrões informais da indústria. Os padrões da Internet
- como aqueles para a segurança da conferência pela Internet - muitas vezes são
baseados em especificações desenvolvidas pelo Internet Engineering Task Force (IETF).
Por isso, os fabricantes, as empresas de organização de conferências e as outras
concordaram voluntariamente com os padrões e os seguem.
Percebendo a necessidade, o IETF estabeleceu o Centralized Conference Working
Group (XCON) em 2003 para recomendar os padrões para a conferência pela
Internet. O XCON está desenvolvendo um conjunto de protocolos padronizados para
conferências multimídia, em que segurança reforçada e exigências de autorização
são necessárias. Embora o XCON ainda esteja trabalhando em partes nisso, as
empresas estão usando algumas recomendações completas em suas estruturas de
segurança. É por isso que você pode ver o XCON mencionado nas descrições dos
sistemas de segurança de empresas que organizam conferências.
Como o organizador de uma conferência pela Internet, você pode fazer algumas
coisas para garantir que a conferência tenha a segurança adequada. Aqui estão
algumas delas:
- se estiver usando serviços de organização, verifique como a empresa
garante a segurança da conferência e certifique-se de que a segurança está
de acordo com as suas necessidades. As empresas geralmente oferecem
informações detalhadas em seus sites e podem responder suas perguntas.
Procure pelo cumprimento dos padrões do IETF ou XCON e por certificação de
terceiros;
- envie convites por e-mails seguros e apenas para uma lista
cuidadosamente escolhida. Se a conferência envolve informações
confidenciais, você pode não querer divulgá-las fora desse grupo;
- verifique novas entradas durante a conferência. Preste atenção em
participantes que não foram convidados e interrompa o acesso deles. O
programa de conferência pela Internet geralmente tem essa função;
- decida quais informações devem ficar disponíveis para quais
participantes - e em que momento durante a conferência. Nem todos precisam
ter acesso a informações confidenciais, e elas podem "ficar em jogo" por
pouco tempo.
Por fim, não pare de pensar sobre segurança quando a conferência acabar. Por
exemplo, certifique-se de que a empresa que organizou a conferência apague os
dados confidencias de seus servidores imediatamente após a conferência. Limite o
acesso à gravação da conferência, e se apresentar um podcast, edite o vídeo com
cuidado para remover informações confidenciais.
A seguir, vamos ver as opções de conferências pela Internet para empresários
autônomos.
Opções de conferências pela Internet para empresários autônomos
Se o seu foco são vendas ou se trabalha com clientes em todo o país, você
pode ser um dos vários empresários que estão considerando as opções das
conferências pela Internet. Não ter de fazer uma viagem de São Paulo até o
Amazonas para uma reunião com um cliente poderia fazer você economizar muito
tempo e dinheiro. Mas existem opções de conferências pela Internet que são
baratas o suficiente para serem levadas em consideração?
A resposta pode ser "sim". Embora os empresários autônomos e as empresas
pequenas não possam arcar com algumas das várias ofertas das empresas que
organizam conferências, programas e serviços mais baratos estão disponíveis para
empresas pequenas.
Você não precisa de muito para organizar uma conferência pela Internet
simples e com apenas alguns participantes. Se você tiver um computador com
conexão à Internet, uma webcam, um telefone ou VoIP para áudio em tempo real e
um programa para coordenar a reunião, já está preparado.
Vamos dar uma olhada mais de perto em várias soluções de conferências vendidas
para indivíduos ou pequenas empresas.
O Adobe Acrobat Connect pode oferecer uma sala de reuniões particular online
por menos de US$ 40 por mês ou US$ 400 por ano. O serviço inclui reuniões online
ilimitadas a qualquer hora e com até 15 participantes. Os recursos incluem
compartilhamento de tela, lousa virtual, bate-papo, áudio e vídeo, assim como
vários níveis de segurança. Ao contrário de alguns serviços, esse funciona no
Mac OS X.
O GotoMeeting.com, da Citrix Systems, permite que você organize e realize
reuniões online ilimitadas com até 15 participantes por US$ 50 por mês ou US$
460 por ano. O custo inclui recursos para a reunião, como e-mail e programas de
mensagem instantânea, compartilhamento de tela, ferramentas para desenhar na
tela, bate-papo, relatório de presença, compartilhamento de aplicativos,
gravação e reprodução da reunião no computador e estrutura avançada para
comunicação segura.
A IBM oferece uma solução de baixo custo com o Lotus Sametime Unyte Plus. Ele
inclui compartilhamento de tela, indicador e anotação, agendamento de sessão com
um clique, assistência remota e criptografia SSL (Secure Socket Layer). Os
preços variam, dependendo do número de participantes, de US$ 30 por ano para o
organizador e um participante, US$ 100 por ano para o organizador e 4
participantes até US$ 450 por ano para o organizador e até 24 participantes.
A tecnologia moderna está oferecendo novos caminhos e mais opções para a
conferência pela Internet. A seguir, vamos ver quais são as novidades
Tecnologias novas e em desenvolvimento para as conferências pela Internet
A conferência pela Internet mudou a maneira como as empresas negociam, e com
as novas tecnologias e as que estão em desenvolvimento, muito mais mudanças
podem estar a caminho. Duas dessas novidades na tecnologia de conferências pela
Internet são o áudio VoIP e a conferência de alta definição (HD).
O VoIP, ou protocolo de transferência digital de voz, é uma tecnologia para a
conferência pela Internet que está em desenvolvimento. O VoIP converte sinais de
áudio analógicos em dados digitais que podem ser transmitidos pela Internet. As
conferências pela Internet inicialmente contavam com linhas telefônicas para
conectar os participantes e o organizador, para que eles pudessem interagir em
tempo real. No entanto, agora algumas empresas estão usando o VoIP para que a
comunicação em aúdio aconteça somente entre computadores, sem telefones.
Além do programa VoIP, tudo o que você precisa para conseguir um áudio entre
um computador e o outro são microfones, alto-falantes, uma placa de som e uma
conexão à Internet de alta velocidade.
A conferência de alta definição (HD) é uma nova tecnologia para conferências
pela Internet que pode não ser para todos. O HD se refere à expressão "high
definition", como em HDTV. O HD oferece uma imagem com uma resolução melhor por
causa do maior número de linhas progressivas pela tela. Geralmente, o HD usa 720
linhas progressivas ou mais pela tela em 60 segundos.
Aplicada à conferência pela Internet, o HD oferece imagens mais claras e
nítidas. Mas nesse ponto, a tecnologia tem suas limitações. Por uma razão, você
precisa de uma webcam com recursos HD, que por enquanto são limitadas, como a
Logitech Quickcam. Além disso, o HD exige muito mais banda do que a conferência
de vídeo normal, limitando o seu uso pela Internet.
Mas as empresas de conferência pela Internet estão explorando a tecnologia. O
vídeo e o programa de conferência da WiredRed Software, por exemplo, podem
incorporar uma webcam HD. À medida que a tecnologia HD avança, ela pode
encontrar seu lugar na conferência pela Internet.