As reuniões corporativas acabaram se tornando um grande ladrão de tempo,
diante da quantidade de responsabilidades que os profissionais encaram nos dias
de hoje. Segundo o sócio da Tríade do Tempo, Christian Barbosa, pesquisas
realizadas por sua empresa estimam que apenas um terço das reuniões é eficaz. O
restante implica horas desperdiçadas e dinheiro perdido.
Por isso, a tecnologia de videoconferência passou a ser vista como aliada
fundamental para ajudar na redução de custos e aumentar a eficácia corporativa
das reuniões, principalmente em tempos de crise aérea, em que o deslocamento a
outras regiões do país é dificultado.
"Os benefícios para quem adota este recurso são inúmeros, mas, sem
comportamentos adequados nos encontros virtuais, eles podem acabar nas mesmas
estatísticas das reuniões presenciais", revela o especialista em produtividade
pessoal.
Dicas para videoconferência produtiva
Para tornar as reuniões via vídeo eficazes, em primeiro lugar, é importante
adotar uma tecnologia de alto desempenho, que garanta a qualidade de transmissão
de imagens e voz. "Neste sentido, recomendo os sistemas da empresa Aethra
Networks, líder global no mercado de soluções para comunicação em vídeo e
sistemas de audioconferência, que detém 85% do mercado europeu", cita.
Além disso, como qualquer outro tipo de reunião, a videoconferência também passa
por três fases: planejamento, ação e acompanhamento. A fase de planejamento na
videoconferência merece destaque e atenção redobrada.
O planejamento acontece antes da reunião e define o que será discutido nela.
Para ser rápido e focado, pode ser importante reduzir o número de objetivos da
reunião. "É preciso esclarecer o que se espera da reunião. O objetivo principal
deve ser divido em tópicos, com tempo definido para a realização de cada um.
Envie este planejamento para os convidados que realmente devem estar presentes
no dia da reunião".
Momentos antes da reunião
Previamente, verifique os equipamentos a serem utilizados e confira o
funcionamento de câmeras e microfones. É viável também pensar em um plano B,
caso aconteça algum problema de infra-estrutura que atrapalhe o processo.
Depois, defina regras de conduta, para que a videoconferência ocorra conforme o
planejado. É importante que cada ponto a ser tratado no encontro e o apontamento
de boas práticas sejam passados logo no início.
Dessa forma, defina quem irá conduzir a reunião, posicione as pessoas que terão
uma participação mais ativa no centro da mesa e próximos da câmera, o que ajuda
na participação e colaboração dos menos participativos e evita feudos de
reuniões paralelas, e faça um acordo, para não ocorrerem conversas paralelas.
Etiqueta
Apenas uma pessoa pode falar por vez. Quem quiser a palavra deve pedir e esperar
o término para iniciar. Já o condutor da reunião deve anotar as tarefas que
deverão ser executadas pós-reunião e deve repeti-las, com o intuito de garantir
o entendimento e a atribuição da responsabilidade de execução.
"Reuniões com duração de até 90 minutos são possíveis na videoconferência, mais
do que isso é bem provável que os participantes percam o foco e as conversas
paralelas tomem conta", garante Barbosa.
Após a condução da reunião, chega o momento da sua finalização formal, que
inclui o envio da ata da reunião e das atividades a serem executadas
pós-reunião. "Não sou favorável a atas formais, apenas em reuniões que exigem
tal protocolo. Um simples e-mail com o objetivo e os pontos que foram acertados
já é mais que suficiente. O que deve ser reforçado são as atividades com datas
de término e seus responsáveis claramente definidos", ressalta.