ASPECTOS ESTRATÉGICOS
Ao implantar qualquer idéia/sugestão para racionalização do uso do tempo,
procure:
Mostrar à outra parte envolvida;
Negociar com sua chefia apoio para as mudanças;
Explicar, antes de aplicar qualquer medida;
Implantar as idéias gradualmente, evitando a tentação de implantar 10 ou 20
sugestões;
Iniciar pela idéia/sugestão;
Ser flexível, evitando radicalismos;
Ter persistência; isto é fundamental;
Evitar qualquer juízo de valor sobre a utilização do tempo pelos outros;
Respeitar o tempo do outro.
ASPECTOS TÁTICOS
O CHEFE
Se for interrompido pelo chefe proceder assim: “Fulano, você pediu para eu ir
até aí agora, mas estou com sicrano”;
Marcar 2 ou 3 contatos em horários predeterminados com seu chefe toda semana;
Manter o chefe informado do progresso dos seus esforços na administração do seu
tempo;
SUBORDINADOS
Solicitar a seus subordinados que, junto com os problemas, tragam também
alternativas de solução;
SECRETÁRIA
Definir dois momentos diários para despacho com sua secretária;
Solicitar a ela que coloque por escrito e arquive toda instrução sua;
Pedir que a documentação lhe seja entregue empilhada e arrumada, colocando na
parte superior o que for mais importante;
Instruir sua secretária para interrompe-lo o mínimo necessário e sempre através
de bilhetes.
CLIENTES
Reservar horário pré-determinado para atendimento de clientes;
Definir previamente, de comum acordo com os clientes, o momento do “início” e
“término” de cada entrevista, reunião etc..
Marcar contatos sociais ou pessoais com clientes para o horário de almoço.
Agenda de tempo:
A organização do trabalho e a distribuição das tarefas diárias podem ser
melhor feitas utilizando-se uma agenda de tempo.
Filtra-se todo o material de entrada (papéis, correio eletrônico, correio de
voz, ligações), dedicando-se um tempo definido para tratar deles.
Deve-se dividir o dia de trabalho em lotes, criando-se blocos de tempo com
horários definidos, ou seja, reservar horários fixos todos os dias para tratar
do correio eletrônico, das ligações, dos papéis, etc.
Telefonemas em lotes:
Criar uma rotina de atender à ligações em horários curtos todos os dias, fazendo
com que as outras pessoas possam também se habituar a ligar sempre nos mesmos
horários. Uma mensagem de correio de voz indicando o seu tempo disponível e
solicitando uma escolha por parte de quem liga, pode auxiliar em muito.
Correio Eletrônico:
Como o fluxo de informações via correio é maior e mais variado, pode-se reservar
dois horários durante o dia para cuidar dele, sempre lembrando-se de eliminar a
mensagem, se possível, assim que terminar de lê-la (tratá-la). É de fundamental
importância que se passe mensagens claras e objetivas, não distribuir-se
mensagens para muitas pessoas incidindo em muitas respostas também e não tratar
mais de um assunto por mensagem, para deixá-la mais clara.
Recomendo as seguintes regras ao enviar mensagens:
Discuta um assunto por mensagem.
Defina claramente o tópico no cabeçalho.
Crie uma mensagem curta, mas que inclua todas as informações necessárias para
que o receptor possa tomar uma atitude ou responder.
Os programas de correio eletrônicos têm funções de bloqueio para mensagens
indesejadas, quando for o caso, peça ao remetente para retirar seu nome da lista
de e-mail ou simplesmente bloqueie a mensagem a partir do programa.
Não deixe para depois para tomar uma atitude em relação à mensagem. A regra é
Faça Agora ou Exclua Agora. Não trate a mensagem logo que ela chega, ao invés
disso trate as mensagens em bloco para ser mais eficiente. Caso a mensagem seja
interessante crie pastas por assunto e transfira-as para lá ou exclua-as.
Quando se faz algo corretamente, evita-se que outras pessoas interrompam o
trabalho das outras para corrigir os erros. Da mesma forma , as mensagens e
telefonemas devem ser claras para que não haja a necessidade de uma nova
comunicação para tratar do mesmo assunto.
É preciso dizer não!
Dizer não poderá causar algumas conclusões negativas, mas também poderá
trazer grandes benefícios, por exemplo:
Ganhar tempo;
Definir claramente situações;
Manter prioridade;
Economizar esforços.
É preciso saber o momento certo para dizer não, porque existe vário significado
do NÃO, mas se for preciso dizer não, diga.
Quando dizer não
O NÃO é indicado quando:
A atividade é estranha ao plano estratégico da empresa;
Há outra prioridade mais importante;
O esforço relativo à execução da atividade na compensa o resultado;
A atividade aumenta o custo, sem trazer o benefício correspondente;
A atividade diminui o lucro, sem trazer contrapartida positiva.
Planejamento:
Um planejamento permitir obter-se uma visão geral do trabalho a longo prazo,
definindo as principais metas e objetivos.
Primeiramente, cria-se um planejamento mensal onde aparecerão todas as tarefas,
semana a semana a serem desenvolvidas no mês.
A partir daí, cria-se um planejamento semanal, voltado para as atividades
principais da semana nos seus respectivos dias e horários reservados para
execução. Da mesma maneira é que chega-se, por fim, ao planejamento diário.
Um planejamento para desenvolvimento dos projetos consiste em dividir cada
projeto em etapas, constituindo tarefas menores e definir quem as executará e
quanto tempo terá para fazer, não se esquecendo da importância do acompanhamento
.
Bons hábitos de trabalho
Para um bom desempenho do trabalho, cada pessoa deve definir quais são seus
planos, metas pessoais e valores, cruzá-los com os objetivos da organização e
realmente se engajar no projeto da empresa, podendo visualizar melhor o futuro.
Persistir e atualizar-se observando os pontos ainda falhos que podem ser
melhorados.
Nunca se deve confiar inteiramente na memória, até mesmo para não
sobrecarregá-la.
Para isso deve-se eliminar os pequenos lembretes que as pessoas costumam usar,
pendurados aqui ou jogados ali e substituí-los por um caderno de lembretes,
sempre acessível, que permite um melhor acompanhamento daquilo que já foi ou
será feito.
Porém, o uso de uma agenda ainda é indispensável, podendo-se encontrar tipos e
sistemas de agenda que melhor se enquadrem no gosto pessoal.
Mesmo com as agendas eletrônicas, não se perde a importância do uso de uma de
papel, pois não são todas as agendas eletrônicas que são portáteis ou práticas
para carregar.
Delegação
A pessoa mais apropriada para se delegar uma tarefa não é aquela que não faz
nada, porque provavelmente continuará a não fazer.
A delegação consiste na escolha da pessoa apropriada para se delegar a tarefa,
informá-la com clareza acerca da execução, dar o tempo suficiente para
realização.
Atribuir novas responsabilidades e dar crédito às pessoas não faz com que o
delegante perca o seu posto, mas sim possa ser visto como um bom organizador.
Ordem – 4 “S”
1. Sei-ri: Organização
2. Sei-ton: Ordem
3. Sei-kez: Asseio
4. Sei-sou: Limpeza
A organização é fundamental para um bom desenvolvimento do trabalho.
Uma padronização do sistema de trabalho e arquivamento (principalmente em locais
onde há rotatividade de funcionários) permite o fácil acesso a materiais por
outras pessoas que precisem acompanhar certos trabalhos.
Assim, deve-se tomar uma pessoa como referência exemplo e buscar-se a melhora a
cada projeto, aperfeiçoar-se.
Gerência peripatética
O termo decorre do modo aristocrático de ensinar caminhando.
Um gerente deve estar sempre por perto de seus subordinados para estar a par dos
acontecimentos, identificar os problemas, dar auxílio e acompanhar o trabalho,
pois assim não será interrompido em má hora, nem terá de enfrentar de uma vez
grandes problemas decorrentes de outros menores não resolvidos nem problemas no
processo de trabalho, estando a par das reivindicações imediatas e atendendo-as.
Um decálogo contra a patologia burocrática
Um dos fatores de desperdício de tempo é o excesso de documentação.
Tenha pouco papel sobre a mesa, o papel só faz tomar mais seu tempo. A melhor
maneira de se comunicar é OLHO A OLHO.
Sugestões de administração do tempo
Respeite o tempo do seu cliente;
Confirme as visitas por telefone;
Elimine a “visita inesperada” - para sempre!;
Dê ao seu cliente uma estimativa da duração da entrevista;
Planeje i seu tempo para quando o cliente desperdiçar o dele;
Fale com quem toma decisão;
Aproveite bem seu tempo de viagem/deslocamento;
Desenvolva hábitos saudáveis da venda;
Trate do mesmo assunto com vários clientes, ao mesmo tempo;
Divulgue o material sobre administração do tempo;
Identifique os melhores dias para contatos comerciais.
Em que usar o tempo ganho?
Saber administrar o tempo nos torna mais eficaz, podendo assim ter mais tempo
livre. Mas se você não sabe como usar esse tempo livre, tudo que você aprendeu
até agora de nada valerá.
MUDANÇA CONTÍNUA
A melhoria contínua se resume em mudanças constantes. As pessoas têm dificuldade
em lidar com mudanças.Os gerentes mais eficazes preferem que o seu pessoal se
envolva com o trabalho. É difícil lidar com a mudança contínua se as metas
pessoais e os resultados finais desejados não forem expostos com clareza e
revistos periodicamente. Do ponto de vista do PEP (Programa de Eficiência
Pessoal) a melhoria da qualidade possui três ingredientes principais:
Identifique o que precisa ser melhorado
Planeje atitudes para melhorar
Leve os planos adiante
METAS PESSOAIS E PROFISSIONAIS
O item de maior importância na Administração do Tempo é, sem dúvida o
estabelecimento de metas. Saber para onde se quer chegar é primordial para
orientar todas as decisões de nossas vidas. Um velho provérbio diz: "Se você não
sabe para onde está indo, qualquer caminho fará com que você chegue lá.", porém
é ai que está o problema. Quem não sabe o que realmente é importante fica sempre
"dando voltas" gastando esforços, sem saber a direção.
Quem tem metas definidas consegue direcionar ações e esforços, e todas as suas
atitudes possuem um propósito, o de alcançar a meta definida.
A meta é a visualização de um alvo.
A meta é o significado e o sentido da vida e é nela que está a felididade e o
prazer do trabalho.
Lembre-se sempre: As metas devem ser SMART.
eSpecífica
Mensurável
Alcançáveis
Representarem um desafio pessoal
Temporais