Todo Gerente de Projetos faz reuniões. Normalmente muitas. Frequentemente
mais do que os participantes do projeto acham que deveria haver.
A reunião de projeto, quando bem feita e na quantidade correta, é uma
ferramenta chave para o bom andamento das atividades.
A seguir detalho alguns aspectos importantes das reuniões de projeto:
Importância
As reuniões de projeto, sejam presenciais ou não, são essenciais para o bom
acompanhamento do projeto. Por mais que pareça perda de tempo para alguns
membros da equipe, muitas questões importantes podem ser resolvidas ou
descobertas nestas reuniões.
Você deve manter uma comunicação aberta com a equipe para que exista a
motivação de participar ativamente destes encontros.
Tenha o cuidado de filtrar bem as críticas, já que os interesses de cada um
nem sempre são o melhor para o projeto. Leve em conta estes dois aspectos:
1. Quem critica as reuniões é um profissional que tem uma visão integrada do
projeto ou está preocupado somente com eliminar suas pendências?
2. Nas reuniões muitas vezes os erros e divergências são expostos. Quem tem algo
a esconder evitará a reunião.
Freqüência
Mas qual é a quantidade certa de reuniões? Bem, isto não é fácil de definir.
De forma geral, as reuniões devem ser definidas em um intervalo mínimo para que
as ações definidas na reunião anterior tenham sido executadas e o projeto tenha
avançado o suficiente para que a discussão não seja uma repetição da anterior.
Quando as reuniões são regulares, evite cancelá-las, mesmo que o projeto
pareça estar indo bem. Estes encontros são uma oportunidade importante de
descobrir novos fatos e manter toda a equipe “em alerta” com os acontecimentos e
prioridades.
Um bom Gerente de Projeto saberá também quando convocar uma reunião fora do
programado. Mesmo que não existam problemas críticos que tenham que ser
discutidos imediatamente, a visão que o Gerente tem do projeto pode lhe ajudar a
identificar uma tendência nas atividades que levarão a dificuldades futuras.
Nestas situações, vale esta importante regra presente nos mais importantes
livros de negócios: Onde há fumaça, há fogo!
A Reunião
A reunião de projeto não deve ser longa. Se o projeto é grande, você deve ter
o cuidado de fazer reuniões por grupos de atividades (com a EAP isso não deve
ser difícil) e chamar somente os que estão diretamente envolvidos com o tema em
questão. Convidar pessoas que não aproveitarão bem as informações somente criará
a sensação de que reuniões de projeto são uma perda de tempo.
Durante a reunião, faça um resumo do status do projeto e discuta os itens da
pauta. Após estas etapas (que são comuns em qualquer reunião), é crucial
perguntar a cada participante se existem outros temas que eles gostariam de
levantar e que podem afetar de alguma forma o sucesso do projeto.
Quando cada um recebe a oportunidade de expressar as dificuldades que tem ou
poderá ter em suas atividades, o Gerente de Projeto coletará informações
valiosas para reduzir o risco no projeto. Em minha opinião, este parte da
reunião é uma das mais importantes.
Não se esqueça de documentar todos os pontos importantes discutidos e as
atividades definidas. A ata da reunião deve ser enviada no mesmo dia, para que a
informação esteja fresca na cabeça de todos.
Por último, faça um seguimento constante para que a equipe entenda que o que
foi discutido na reunião de projeto é para ser levado a sério.