Negócios / Empreendedorismo - Reunião estratégica: ponto de partida para a eficiente implantação de projetos 

Diante do tremendo corre-corre nas empresas, é bastante comum que os profissionais se percam em múltiplas funções, com listas de pendências que nunca parecem ser concluídas. A pergunta mais comum é: o que priorizar?

Esta realidade lhe parece bastante comum? O que pode ser feito para abreviar tal problema? Um aspecto que pode encurtar metade do caminho é cultivar as reuniões estratégicas em sua empresa.

Perda de tempo?
Para quem ainda atribui a palavra reunião à perda de tempo, é hora de rever seus conceitos! Com objetivos claros, pauta organizada e cumprimento rígido de horários (para começar e acabar), as reuniões encurtam caminhos, ainda mais quando se fala em projetos.

Que tal um caso prático? Com certeza você irá se identificar! Você abre a sua lista de pendências na segunda-feira, determinado a "exterminar" pelo menos três itens. Está realmente determinado a isso. Porém, chegando ao escritório, um e-mail lhe tira da rota, pois um novo projeto passa a ser prioridade.

A pergunta é inevitável: qual a prioridade? O caminho natural é perguntar para o supervisor, que lhe dará então as diretrizes. Até aqui, nenhum problema.

Você não faz nada sozinho
O problema começa quando você aborda outras áreas da empresa, já que executarão, em conjunto, o projeto. Tão "atolados" quanto você, as respostas que poderão lhe dar são "precisamos de prazo", "temos outras prioridades" etc. Isso sem falar em idas e vindas de e-mail. E quando percebe você travou com mais uma pendência em sua lista que, pior, depende de uma integração de áreas.

Falando em integração, por que não reunir profissionais-chave de cada departamento e, assim, definir passos e prioridades?

União de forças
Como líder de equipe ou dono de empresa, é fundamental reunir integrantes envolvidos em uma tarefa, ou projeto, visando passar, da forma mais clara e objetiva possível, o que se espera.

Descreva o projeto, especificações do novo cliente, prazos e como imagina a execução de cada passo. Saiba ouvir os seus funcionários, permitindo que apresentem opiniões, necessidades ou dificuldades para a realização do trabalho como, por exemplo, outras prioridades em andamento, necessidade de mais pessoal ou equipamentos e etc.

É importante que todos saiam da reunião com a mesma idéia sobre o projeto, plano de execução e atividades. Alinhados no mesmo objetivo, poderão, além de realizar as tarefas com maior segurança e conduzir outros funcionários envolvidos, compreender melhor a participação das outras áreas, o que melhora a comunicação e apoio entre os grupos.

Projeto: soma de esforços
A soma de esforços levará a um ótimo resultado e evitará desgastes entre os grupos. Quando a área comercial, por exemplo, solicitar à equipe de criação uma determinada tarefa, não haverá perda de tempo para explicar cada passo, já que tudo isso foi fechado em reunião.

Uma equipe verdadeiramente integrada garante melhores resultados. Que tal experimentar?