Introdução

Você acaba de ser encarregado de planejar as atividades de uma feira ou rodada de negócios de sua empresa e não tem nem idéia de por onde começar. Talvez você já tenha ido a exposições, portanto, sabe do que se trata. Mas, planejar e gerenciar o processo é algo totalmente diferente. As feiras e rodadas são uma das melhores maneiras de ficar frente a frente com seus possíveis clientes. Mas como decidir qual exposição é a melhor? Como fazer o orçamento? Como escolher o tipo de expositor que você precisa e como ter certeza de ter mais retorno do que investimento na exposição?

Foto cedida por Newstream Foto do andar térreo de uma feira de negócios

Neste artigo, veremos por que as feiras são tão eficientes, como escolher as melhores e como gerenciar o processo desde o começo até o fim. Vamos também apresentar dicas, checklists e alguns sites da Internet que facilitarão muito seu trabalho. Vamos começar dizendo por que é bom freqüentar as exposições profissionais.

Por que participar?

Desta maneira, para muitas empresas as feiras profissionais representam um esforço que vale a pena. Antes de você decidir não comparecer a uma exposição que sua empresa tem freqüentado há tempos, pense no que vai dizer aos seus clientes costumeiros que esperam vê-lo lá. Isso é especialmente prejudicial para sua empresa se vocês têm passado por recentes mudanças de equipe ou gerenciamento, fusões ou aquisições. Seus clientes podem ter ouvido comentários a respeito. Já seus competidores irão encarar sua ausência como uma vantagem para eles. Isso não significa que você nunca vai poder parar de freqüentar feiras. Apenas reflita sobre quem vai encontrar lá e o que a ausência de sua empresa os levará a pensar. Se necessário, mande um cartão postal para seus principais clientes, que você sabe que estarão lá, explicando por que decidiu participar da exposição B e não da A.

Antes de começar a procurar pelas feiras, você precisa estabelecer seus objetivos. Para ajudá-lo com isso, temos aqui quatro perguntas que precisa fazer a si mesmo.

1. Por que estou expondo?
   Você está tentando ampliar seus relacionamentos com clientes atuais? Está apresentando um novo produto? Colocando sua empresa no mercado? Gerando contatos adequados para novas vendas? Reagindo à demanda de um competidor?
2. Qual é sua clientela alvo?
3. Qual é a mensagem que quer transmitir?
4. O que quer lucrar com a exposição?
   Você quer trazer fichas de contatos para casa, vender seu produto/serviço ou criar/aperfeiçoar/construir a imagem de sua empresa?

Se você quer que suas atividades em uma exposição profissional tenham sucesso, precisa estabelecer alvos específicos e mensuráveis.

Mercado vertical X horizontal

Aqui está um exemplo dos dois tipos de mercado: feiras para fisoterapeutas ou velejadores seriam verticais, enquanto para segurança no trabalho e serviços de saúde seriam horizontais (porque os visitantes seriam de diversos tipos de mercado). Há variáveis com exposições que trazem vendedores verticais e compradores horizontais e vice-versa. Isso fica evidente quando você olha a lista de vendedores e visitantes. Apenas tenha isso em mente quando estiver fazendo suas escolhas.

Enxugando a lista

Para descobrir quem serão os visitantes, peça ao organizador da exposição um perfil deles. As listas desses eventos relacionam apenas números e títulos gerais de seus freqüentadores. Verifique os títulos e responsabilidades de compra, se essa informação estiver disponível.

Outro caminho para descobrir a melhor opções é contatar visitantes antigos. Tenha uma lista de perguntas pronta para saber se ainda são responsáveis por decisões e se valorizaram o tempo que investiram no salão de exposições. Você também pode verificar a lista de expositores do ano anterior e perguntar para os que não são seus concorrentes, qual foi a impressão que tiveram da exposição e se pretendem voltar. Se possível, vá até a exposição como visitante, ande por ela e saberá se quer estar presente no próximo ano. Você pode obter um passe único para várias feiras, para que não precise pagar a taxa completa.

Você também pode verificar com os organizadores como estão promovendo eventos e qual sua estratégia para trazer pessoas para o local. Se é uma nova exposição, tem que haver uma boa promoção para conseguir o movimento que você precisa para que valha a pena o esforço. Freqüentemente, as agendas de conferência são definidas de forma que os lanches e as confraternizações aconteçam no salão de exposição, para assegurar que os visitantes passem este tempo com os vendedores. Apesar de esses momentos serem agradáveis para atrair as pessoas para os estandes da exposição (inclusive para o seu), as funções relacionadas com alimentação não são as melhores arenas para conversar com futuros clientes, principalmente porque é difícil segurar um prato de comida, bebida e o material impresso de sua empresa, tudo ao mesmo tempo. Verifique se a agenda vai liberar um período de tempo próximo dessas ocasiões para que os visitantes possam comer e visitar seu estande. Caso não libere, comunique ao organizador para que planeje melhor o próximo ano. Se é uma exposição que você organizaria de modo mais efetivo, apresente-se como voluntário para a comissão de planejamento, se houver uma.

Uma vez que você tenha selecionado as melhores feiras e rodadas de negócios para estar, precisa descobrir qual é a próxima. A seguir, vamos resolver esse problema com informações sobre como montar e cuidar de seu estande.

esign e cuidados com seu estande

Temos aqui algumas ilustrações de diferentes tipos de estandes disponíveis.
 

Modelo de mesa	Modelo pop-up de 30 cm
Estilo painel de 30 cm	Estilo modular (30 cm X 50 cm)
Estilo ilha convencional (50 cm X 50 cm)	Estilo convencional (1 m X 1 m)
Foto cedida por Skyline Displays

Temos aqui as muitas coisas sobre o que pensar quando for decidir que tipo de estande você precisa:

1. Quais são as necessidades funcionais de seu estande?
   • Você precisa sentar para conversar longamente com possíveis compradores sobre os grandes benefícios de seus serviços ou produtos? Se seu produto ou serviço é mais técnico ou complicado, ter essa funcionalidade pode ser melhor para você.
   • Você precisa de estante própria para expor produtos, livros, vídeos ou estoque?
   • Você precisa de um estande que seja facilmente montado, desmontado e empacotado?
   • Você precisa ser capaz de reconfigurá-lo para diferentes exposições ou outros usos?
   • Que tipo de corrente de tráfego você precisa ter em seu estande?
2. Quais são suas necessidades estéticas?
   • Você precisa de um expositor com movimento para ilustrar seu produto?
   • Você precisa de um fundo escuro para ilustrar detalhes de seu produto?
   • Sua imagem corporativa precisa de determinada aparência que requer curvas, linhas finas e retas ou cores?
3. Quais são suas necessidades de marketing?
   • Que mensagem você precisa comunicar?
   • Você já tem um nome/logotipo forte e reconhecido?
   • Você é um iniciante tentando construir seu nome?
4. Qual é seu orçamento para o estande?
   • Os preços dos estandes variam muito, dependendo de seu tamanho e formato. 

Uma vez que essas questões foram respondidas, você deve ter uma idéia melhor sobre o tipo de estande de que precisa. A parte mais complicada, porém, é determinar que aparência o estande vai ter.

Elementos gráficos - quanto menos, melhor

A arte gráfica pode comunicar um grande número de impressões a um simples olhar. Pense um pouco sobre o painel publicitário do restaurante Chick-fil-A (site em inglês), onde aparecem vacas pintadas e a frase: "Coma mais frango". Pense em seu estande da mesma forma. Os visitantes da exposição estão passeando pelos corredores e olhando para centenas de estandes. Se você não vai empurrá-los para dentro do seu com uma promoção pré-exposição, vai ter que rapidamente fazer com que reparem em você e queiram entrar em seu estande.

Para fazer com que os elementos gráficos de seu estande tenham impacto e trabalhem para você ao invés de contra você, lembre-se de:

• focalizar nos benefícios de seus produtos ou serviços;
• usar pouco texto, você quer que seu estande fique como um painel publicitário e não um panfleto;
• ter certeza de que há um único ponto focal: descubra a essência de seus negócios e faça tudo girar em torno dessa idéia central;
• ter certeza de que seu nome e sua declaração de posicionamento estão bem destacados no design, lembre-se de que se sua empresa é nova, você tem que criar sua imagem. Se sua companhia já existe há mais tempo, você precisa manter seu nome e continuar a construir sobre aquela impressão.

A tendência dos elementos gráficos dos estandes hoje em dia é ter grandes figuras visuais ao fundo, com declarações-chave bem resumidas, para comunicar uma mensagem ou tema. Por exemplo, se uma empresa fabrica tesouras ou motosserras, poderia usar uma foto bem grande de seu produto como fundo do estande. A mensagem fica imediatamente óbvia, ao contrário de espalhar pequenas fotos dos produtos com textos descritivos que só podem ser lidos a uma distância de 60 cm.

Se sua empresa é prestadora de serviços, você vai ter mais dificuldade em escolher uma só imagem. Pense muito bem nisso. Você pode colocar uma imagem ou simples montagem que possa comunicar a essência de seus negócios.

Colocando em prática

Primeiramente, verifique com os vendedores de estandes em sua região. É importante ter acesso local aos vendedores para facilmente ir a showrooms ver produtos, pegar idéias, além de poder facilmente conseguir suporte técnico, itens extras e suprimentos. Muitos representantes de vendas também virão a seu escritório com expositores para que você veja em primeira mão, em seu ambiente. Muitas vezes, representantes de vendas de estandes também têm boas idéias para você usar no design do seu. Eles sabem o que funciona e o que torna um estande eficiente. Use a experiência e os conselhos deles. Normalmente, é de graça. Confira as referências dos vendedores com quem conversar. Fale com seus clientes e veja se estão contentes tanto com os vendedores quanto com os estandes. Também pode ir ao local da feira e perguntar a alguns dos expositores a respeito de seus estandes e com quem trabalham. Você está a ponto de fazer um grande investimento em potencial e um pouco de pesquisa sobre o produto será de grande valor.

Além disso, muitos vendedores podem guardar seu estande para você em seu depósito ou showroom enquanto não estiver em uso, sem nenhuma taxa adicional. Alguns ainda cuidarão para mantê-lo limpo e em bom estado, remetendo-o para você quando necessário. Confira se cobram pelo serviço, porque alguns fazem de graça. Do contrário, essas taxas aumentam muito os gastos.

Normalmente, o vendedor de estandes sabe criar elementos gráficos para os itens que você apresentar ou oferecem serviços de criação de imagens. A diferença chave aqui são os custos. Se você tem uma equipe interna de arte gráfica, economizará dinheiro, mas verifique se há boa comunicação com a equipe de venda para ter certeza de que as formas e tamanhos apropriados estão sendo fornecidos.

Outros pontos para se ter em mente

Em segundo lugar, saiba quais ferramentas você precisa para montar o estande, bem como a força física necessária. Isso nos leva ao papel desempenhado por você e por sua equipe de estande, bem como os requisitos do centro de convenções. Sempre verifique se as instalações do centro têm pessoal especializado.

Em terceiro lugar, se você tem um expositor portátil, verifique se as caixas em que seu estande está sendo despachado são duráveis e substituíveis. As transportadoras nunca dão o mesmo cuidado carinhoso que você dá aos seus fretes e não se importam se as caixas estão parecendo muito usadas. Uma vez que isso aconteça, você vai ter a possibilidade de ver seu estande prejudicado, o que pode ser um desastre se estiver indo para uma exposição importante.

Agora, você já tem seu estande e é hora de começar a se colocar frente a frente com seus clientes. Como lidar com esse processo? Vamos dar uma olhada nos elementos básicos da papelada, agenda e todo o trabalho que faz parte das exposições profissionais.

Gerenciando a agenda e materiais da exposição

Então, por onde começar? Em primeiro lugar, entre em contato com o organizador das exposições onde planejou ir e peça o formulário de inscrição para expositor. Você deve fazer isso assim que souber que vai à feira, porque muitos organizadores pedem que a papelada retorne e que os depósitos sejam feitos com alguns meses de antecedência. Além disso, alguns escolhem a localização de seu estande pelo fato de ser sua primeira vez ou se você já é um freqüentador antigo. Outros organizadores obedecem a uma escala de ordem de chegada. Porém, se alguma empresa é mais antiga, tem prioridade e você vai receber o espaço imediatamente ao lado.

O formulário de inscrição do expositor
Preencha os formulários da forma mais completa e cuidadosa possível. Normalmente, é no formulário de inscrição que você vai ter a oportunidade de escolher a importante localização do estande. Caso isso não ocorra, estará no pacote para o expositor, que veremos a seguir. Normalmente, você escolhe pelo menos três locais em ordem de preferência e lista todos os competidores que não quer ter por perto. Quando escolher o local, pense sobre a corrente de tráfego no salão de exposições. Escolha áreas da frente, perto da área de alimentação, perto dos banheiros, áreas de lazer, etc. Toda área onde há mais circulação de pessoas. Tente também uma esquina porque lhe dá dupla visibilidade. Normalmente é mais cara, mas vale a pena. Você também terá mais tráfego em seu estande.

A essa altura, você precisa saber de quanto espaço precisa em seu estande. Se for uma feira grande e você estiver esperando bastante tráfego, então provavelmente vai querer o maior espaço que possa pagar. Felizmente, há uma fórmula que ajuda a determinar o espaço necessário, bem como o número de pessoas da equipe a ser enviada. É o seguinte:

Estudos realizados pela CEIR (Center for Exhibition Industry Research) demonstraram que, em média, 16% a 20% dos visitantes de exposições têm interesse especial por seus produtos/serviços. Portanto, multiplique o número de visitantes por 16 para chegar ao número de seus "visitantes altamente interessados". Pegue esse número e multiplique por 53, para feiras verticais ou por 37, para feiras horizontais. Você vai obter sua "audiência em potencial". Divida esse número pelo total de horas de exposição e você chega ao número de "visitas por hora". Divida as visitas por hora pelo número de apresentações que sua equipe de estande é capaz de fazer por hora e você chega ao número de pessoas necessárias em sua equipe. Multiplique o número da equipe por 4,6 m² e você terá a quantia de espaço livre necessário. Some o espaço utilizado por seu expositor e produtos e terá o número do espaço total necessário.
[Fonte: Skyline Displays]

Ou então, você pode assumir que desde que tem somente um estande de três metros, precisa de um espaço de três metros X seis metros. Sua equipe precisa ter duas ou quatro pessoas. Mas a fórmula está aí, se você precisar.

O grande livro

O que acontece se você perder um prazo?
É impressionante como os prazos finais podem nos assustar. Perder um prazo final não é sempre uma catástrofe. Você vai ter que pagar mais caro por um serviço pedido mais tarde e, ainda mais, se decidir que precisa dele uma vez que estiver na exposição. Muitas vezes, há descontos oferecidos para inscrições antecipadas e para uma série de itens usados na exposição. Então, assinale todos os prazos para que você não perca os descontos.  Verifique os requerimentos com antecedência para estar preparado.

Equipe do estande
Parte da papelada que você vai preencher no "grande livro" refere-se ao número e nome dos membros da equipe enviada para a feira. Como você já trabalhou com o esquema fornecido acima, agora já sabe quantos precisa mandar. O problema agora é decidir quem. Essa é uma das partes mais complicadas do gerenciamento das atividades de uma feira. Dependendo do local onde ela será realizada, você vai ter pessoas implorando para serem mandadas ou não.

Então, como escolher quais representantes de venda devem ser mandados? A primeira coisa a se pensar é quem dentre eles lida melhor com o público e quem tem mais conhecimento sobre a empresa. Se essas duas qualidades coincidem na mesma pessoa, problema resolvido. Se não e se sua equipe de vendas é dividida em especialistas em produtos, pode ser de bom senso mandar alguém que tenha mais conhecimento geral sobre a empresa (a menos que se trate de uma exposição especializada). Colocar pessoal técnico em seu estande nem sempre é a solução, porque os técnicos freqüentemente não têm habilidades de relacionamento com pessoas. Se os seus têm, você tem sorte.

Empacotando e remetendo
Você já mandou todos os formulários, tudo está pronto e pago, então agora só é preciso empacotar tudo e enviar. Sua papelada da exposição deve ter explicitado as instruções de como e quando seu estande deve chegar. Reveja tudo. Se seu estande chegar muito cedo, talvez você vá ter que pagar estadia e transporte. Se chegar atrasado, bem... você não vai querer que isso aconteça. Verifique se você sabe quais os requerimentos de sua transportadora, bem como do centro de convenções. Além disso, cheque se tudo está sendo enviado junto, na mesma remessa. O seu custo de frete (o que o centro de convenções cobra para pegar seu equipamento do depósito e levar até o espaço da exposição) será menor. Se você puder manter todas as coisas juntas, você será cobrado apenas uma vez, com base no peso da mercadoria transportada. Assim, lembre-se de remeter os itens de última hora para o hotel onde sua equipe estará hospedada ao invés de para o local de exposições.

Kit de ferramentas para a exposição profissional
Outro item que vai ajudar sua equipe de estande é um Kit de ferramentas para a exposição profissional. Esse kit inclui todos aqueles itens que você nunca se lembra, mas que são sempre necessários. Por exemplo: fita adesiva, tesouras, Band-Aid, aspirina, fios de extensão extras, lâmpadas extras, cartões de visitas dos diversos membros da equipe, canetas, papel, marcadores de texto, grampeador e removedor de grampos, etiquetas preenchidas com endereço de remetente, formulários extras para informações de contatos futuros, câmera fotográfica descartável... Há uma infinidade de coisas que sua equipe pode precisar, mas nem sempre há espaço hábil para incluir tudo. Escolha os itens mais importantes e verifique se esse suprimento está sempre sendo reposto e empacotado com o estande. Sua equipe vai agradecer por isso.

Material escrito, brindes, etc.
O número de brochuras, brindes e outros itens a serem levados depende de quantas pessoas você espera encontrar. Mais uma vez, você pode consultar a fórmula apresentada acima. Se você espera encontrar 12 visitantes por hora, então, estime quanta literatura precisa levar com base nesse número. Tenha em mente que mais ou menos 90% de todo material escrito entregue nunca chega aos escritórios dos visitantes. Dependendo da qualidade e da despesa com o material, talvez seja melhor treinar sua equipe a oferecer a possibilidade de enviá-lo pelo correio. Muitas vezes, os próprios visitantes não querem colocar na bagagem o seu precioso material de marketing, carregando-o durante toda a exposição e vão jogá-lo fora na primeira oportunidade. Às vezes, eles mesmos pedem que as informações sejam enviadas na semana seguinte.

De exposição em exposição
Muitas feiras são agendadas em períodos curtos de uma para outra e você pode ter alguns problemas com as datas. Normalmente, a melhor coisa é tirar vantagem dos serviços de estocagem e ter seu estande e equipamentos enviados diretamente de uma exposição para a próxima, para serem guardados até a data correta. Verifique se sua equipe da primeira feira alistou tudo que precisa ser reposto, como material escrito, doces, brindes, etc., de forma que você possa empacotar e enviar tudo para a segunda exposição. Se não for muito volumoso, talvez a própria equipe possa levar quando viajar, o que significa economia em taxas de frete. As coisas também podem ser enviadas ao hotel onde vão ficar.

Treinando sua equipe de estande

Realmente, não é suficiente enviar os melhores representantes de venda e esperar pelo melhor. Relacionar-se com visitantes numa feira exige uma aproximação diferente do que em uma venda usual. Aliás, você precisa se relacionar rapidamente com o visitante, de forma a prendê-lo numa conversa. Simplesmente dizer: "Oi, como vai você?", dá chance de ele responder: "Tudo bem" e continuar andando.

O primeiro corte
Como já dissemos antes, você vai querer enviar seus representantes que melhor lidam com o público, bem como os que conhecem melhor sua empresa. Se você tem sorte, essas qualidades coincidem na mesma pessoa. Você também deve procurar por entusiasmo, alto nível de energia, uma atitude positiva natural e autoconfiança. Como uma grande parte de qualquer tipo de representação de vendas inclui um elemento de consultoria, seus representantes precisam também ser bons ouvintes.

Transmitindo a mensagem
Já vimos que parte de seu processo de planejamento de uma exposição é estabelecer objetivos. Você quer receber pedidos na hora, quer se apresentar, introduzir novos produtos, angariar novos contatos, etc? Seja lá qual for seu objetivo para o evento, certifique-se de que sua equipe entenda exatamente qual é. Você deve prepará-la com a mensagem que deseja transmitir, como também com detalhes específicos de retorno dela. A equipe também deve ser preparada com informações sobre seus competidores e as vantagens de seus produtos/serviços. Exemplos e histórias que vão usar como ilustrações devem ser com pessoas, ao invés de com idéias abstratas. Finalmente, tenha certeza de que vão enfatizar os benefícios de seu produto/serviço, ao invés de rejeitarem a lista de características do produto contidas em seu panfleto.

Treinamento básico

• envolvimento
• qualificação
• apresentação
• fechamento

Envolvimento
Primeiramente, como mencionado acima, o convite ao visitante não é tão simples como você pensa. Assumindo que você não tenha uma exposição mágica, o peso de fazer pessoas pararem em seu estande vai ficar no ombro de sua equipe. A primeira regra nesse relacionamento é: não faça uma pergunta que permita que o visitante simplesmente lhe dê uma resposta com uma só palavra e continue andando. Pergunte qual produto estão procurando, se essa feira está sendo útil como outras, se já conhecem sua empresa, etc. Seja criativo, esse passo é importante e o alvo é fazer com que parem e conversem com você.

Qualificação
A segunda fase é a de qualificação. Certamente você não quer perder tempo com alguém que não está realmente interessado em seu produto. Por isso, vale a pena fazer perguntas qualificativas numa primeira tentativa. Não há nada pior do que ver seis bons possíveis clientes indo embora enquanto você fica educadamente ouvindo alguém que você suspeita não se interessar por seu produto. Sim, isso pode acontecer, especialmente se você tem brindes interessantes em seu estande.

Então, para classificar seu interessado, passe um ou dois minutos fazendo perguntas específicas como: "o que está procurando nesta feira?"; "como vai sua empresa?". Essencialmente, pergunte o que necessita saber para identificar se ele precisa ou não de seu produto ou serviço.

Apresentação
A terceira parte é a hora do show. É o momento de mostrar seu sapateado e deixar as pessoas deslumbradas com os muitos benefícios que terão ao usar seu produto ao invés dos outros. Lembre-se de limitar sua apresentação a cinco minutos ou menos e de deixar a mensagem o mais memorável possível. Se você já fez um bom trabalho de identificação de seus objetivos de apresentação, mensagem do produto e vantagens junto à concorrência, então esta fase deve ser muito fácil. Costuma ser a fase mais fácil para sua equipe, pois se são representantes de vendas, trata-se de uma versão resumida do que eles fazem todos os dias.

Fechamento
A fase final é provavelmente a mais importante. A chave de um fechamento bem sucedido é ter certeza de que seus interessados e você estão de comum acordo sobre o próximo passo. Pergunte como querem que você dê o seguimento. Isso coloca a bola no campo deles e os força a dizer: "sim, mande-me um pacote de informações" ou "sim, telefone-me na terça-feira à noite a respeito da cotação". Você vai querer ser específico com horários de telefonemas de retorno. Quanto mais específico você for, mais eles se lembrarão de quem se trata quando você ligar.

Assim, esses são os passos básicos envolvidos na apresentação das feiras de negócios. Passe pelo processo com sua equipe de estande e ensaiem uns com os outros. Coloque o pessoal do escritório para desempenhar o papel de visitantes da exposição e peça para representarem diferentes personalidades para tornar o ensaio mais divertido e desafiante para sua equipe de estande. Ter uma equipe preparada pode fazer a diferença entre uma feira muito bem sucedida e outra nem tanto assim.  

Organizando sua equipe

Parte do trabalho do capitão será a organização do revezamento no estande e períodos de descanso. Sempre há outras atividades durante a feira como encontros de vendedores, lanches com clientes, seções de treinamento, etc., que os membros da equipe têm autorização para participar. O capitão precisa rever a programação da feira e estabelecer uma agenda apropriada para a equipe do estande com base nas horas de apresentação e dos eventos coincidentes. Uma vez que todos tenham chegado, o capitão também vai fazer uma reunião pré-exposição para repassar os objetivos da feira, estratégias, apresentações especiais do estande, etc. e para responder qualquer pergunta de última hora da equipe. Também é boa idéia marcar um encontro toda manhã, antes da exposição começar, para conversar sobre as experiências e problemas do dia anterior.

Você também pode precisar encarregar alguém do trabalho de gerenciar as fichas de contatos na feira. Essa pessoa vai assegurar que cartas de acompanhamento estão sendo escritas, pacotes com informações embalados e preparados para envio pelo correio e que formulários de contato estão sendo preenchidos correta e completamente, inclusive indicando um código de prioridade predeterminado em seu próprio sistema. Você vai descobrir que o sistema de gerenciamento dessas fichas de contato funciona muito melhor e você tem uma porcentagem mais alta de fechamentos se você deixar uma pessoa encarregada por isso.

Dicas adicionais
Eis algumas dicas adicionais que você e sua equipe de estande devem ter em mente enquanto estão na exposição:

• não comam no estande;
• não conversem ao telefone no estande;
• tomem cuidado com a linguagem corporal. Não fiquem parados com os braços cruzados. Não é uma posição convidativa;
• lembrem de usar um produto para perfumar o hálito;
• façam pausas de mais ou menos cinco minutos por hora;
• usem sapatos confortáveis;
• vistam-se de acordo com sua indústria e mercado;
• não conversem demoradamente com outros membros da equipe enquanto interessados estiverem entrando no estande;
• não fiquem sentados enquanto há interessados no salão de exposição;
• saiam para cumprimentar os interessados no corredor;
• tenham sempre uma caneta e um formulário de contatos à mão em todos os momentos.

Muito bem, sua equipe está preparada e pronta para a guerra. Agora saia e vá ganhar dinheiro. A seguir, vamos ajudá-lo a configurar um sistema para que você obtenha o máximo de seus formulários de contato da exposição.

Rastreamento das fichas de contato

Então, agora você está encarregado do processo de gerenciamento das informações de contatos para sua empresa. Você sabe que não quer que esse nível tão baixo de repostas seja o caso de sua empresa. Como configurar um sistema que assegure um acompanhamento adequado e, em última análise, um fechamento de vendas sem sobretaxar seus recursos e mandar material para as pessoas que realmente não o querem receber? Você sabe que muitas pessoas jogam cartões de visitas no aquário de seu estande. Então, eles querem entrar no sorteio de seu palmtop, mas não têm nenhum interesse em seu produto. O aquário pode ser um bom depósito para os cartões de visitas das pessoas, mas elas não se qualificam como interessadas e não garantem se tornarem clientes fiéis. O dilema que você está enfrentando é como determinar quem está interessado de fato, quando tudo o que você tem é uma pilha de cartões de visita.

Há alguns passos que você pode dar para tornar o processo de gerenciamento das fichas de contato um pouco mais fácil, bem como outros esforços de acompanhamento e sua feira mais proveitosa.

Primeiramente, encarregue uma pessoa de cuidar do sistema de acompanhamento das fichas dos contatos da empresa, de forma que você não tenha tantos formulários com pedidos de informação. Se você acompanhou a seção anterior sobre o treinamento da equipe, já deve ter encarregado alguém de gerenciar informações de contatos de uma exposição específica. Essa pessoa precisa trabalhar bem próxima a seu gerente de contatos.

O gerente das fichas de contato deve ser responsável por:

• escrever/editar as cartas de resposta aos pedidos de informação;
• determinar o conteúdo dos pacotes de resposta;
• verificar se os pacotes estão sendo enviados em tempo: não um mês, mas uma semana após a exposição;
• distribuir as fichas de contato entre os representantes de vendas. Se seu orçamento permite, gerenciar o processo de qualificação e depois, a distribuição dos contatos classificados para os representantes de vendas;
• desenvolver uma ficha de contatos para recolher as exatas informações que sua empresa precisa. Ou ainda, rever os sistemas eletrônicos que as exposições têm sobre arrecadação de contatos, que geralmente ficam disponíveis para alugar;
• elaborar um fluxograma de tempo para o seguimento dos contatos uma vez que cheguem em seus locais, de forma que você possa receber um retorno do investimento na exposição.

Escrevendo cartas-resposta aos contatos
Escrever cartas-resposta é, normalmente, o processo menos penoso do que cartas de resposta direta pelo correio ou outra forma de comunicação. No caso de cartas-resposta, você sabe quais pessoas demonstraram interesse em seu produto ou serviço e agora só precisa se certificar de que respondeu a todas as perguntas, despertando nelas o interesse por sua oferta. Algumas dicas rápidas: faça uma carta curta, use a primeira pessoa, verbos na voz ativa e apelos pessoais atraentes.

Preenchendo o pacote de informações

Por essas razões, uma peça bem feita e que faça um resumo sobre sua empresa é essencial. Ela pode ser usada tanto em correspondência pré ou pós feira, como em seus pacotes gerais de resposta e outras correspondências.

Para os contatos feitos no estande, mande cartas e conteúdo específico aos seus pedidos. Esses pacotes precisam ser personalizados e devem incluir também ofertas específicas que encorajem esse contato a entrar em ação. Além disso, relembre que seu representante irá entrar em contato com a pessoa por telefone para providenciar uma data para futura comunicação.

Se você não tiver os números telefônicos obtidos na feirao, invista em um dos diretórios de negócios em CD que fornecem informações de contatos das empresas.

A ficha de contato

Para resolver uma das queixas dos representantes de venda sobre informações incompletas, você pode desenvolver uma ficha de informações de contato que tenha espaços para todas as informações que seus representantes precisam a fim de agendar seus telefonemas. Essas fichas podem ser de bolso, o que funciona melhor do que em formato grande. Um ponto crítico a ser acrescentado nos dados é o código de prioridade do contato. Faça uma classificação simples, com níveis de 3 a 5, para especificar o grau de interesse real que o contato apresentou. Certifique-se que sua equipe compreende bem e usa esse sistema de classificação quando conversa com os visitantes na feira.

Se você está planejando alugar um dos sistemas eletrônicos de armazenagem de dados das fichas de informações dos visitantes, pague o custo adicional para personalizarem os dados que podem coletar. Todos esses sistemas têm pequenas diferenças entre si, então, estude a literatura bem e procure verificar se pode gravar informações o mais específicas possível. Se não puder personalizar o serviço, pode não ter sentido alugar todo o sistema e sim, simplesmente, usar sua própria ficha para contato.

Rastreando os fluxogramas
Antes que você perceba, os possíveis clientes "quentes" esfriarão, e os "mornos" não terão recuperação. Portanto, é conveniente você se mexer rapidamente com seu processo de rastreamento das fichas de contato. Tenha pronta uma agenda para fazer o acompanhamento dos contatos. Isso significa:

• enviar os pacotes de resposta dentro de cinco dias depois de terminada a feira;
• reservar de dois a cinco dias para a classificação dos contatos (se você tem essa opção);
• não permitir que passem mais do que duas semanas sem que os contatos telefônicos sejam feitos por seus representantes de vendas;
• obter um relatório inicial das prováveis vendas;
• fechar as vendas;
• obter o relatório final das vendas fechadas para o relatório da exposição.

O período de tempo necessário para cada produto ou serviço pode variar, mas temos aqui uma visão geral: