A necessidade das empresas de fazer o maior número de atividades com o menor
número de pessoas possível tem feito com que muitos profissionais fiquem
sobrecarregados e cheios de prioridades na agenda de trabalho.
Entretanto, de acordo com o especialista em administração de tempo e
produtividade e fundador da Triad PS, Christian Barbosa, o problema tem solução
e ela não é tão complicada assim.
Antes de mais nada, contudo, ressalta ele, é preciso lembrar que momentos de
caos são passageiros e não devem se tornar rotina. “Se você está entrando neste
caos constantemente, algo pode estar errado com a forma como tem planejado a sua
vida”, diz.
Dicas
Para saber a hora certa de agir, orienta o especialista, o profissional deve
ficar atento para perceber quando o volume de pendências extrapola a capacidade
de execução dessas atividades. Se isso ocorrer, está na hora de 'arregaçar as
mangas' e colocar em prática algumas dicas.
Primeiro, é preciso identificar o tamanho do problema. Para isso, é necessário
listar todas as atividades pendentes, colocando ao lado delas o tempo previsto
(em minutos ou horas) para resolvê-las.
Feito isso, o segundo passo consiste em agrupar as atividades em três grupos:
urgentes (precisam ser feitas imediatamente), importantes (há mais tempo para
fazer) e circunstanciais (não são necessárias). “Como tudo está pendente mesmo,
boa parte das atividades não são verdadeiras urgências. Uma parcela delas pode
aguardar para ser resolvida; algumas podem até ser canceladas ou delegadas”.
Em seguida, avalie e coloque uma ordem numérica e sequencial das urgências que
devem ser resolvidas primeiramente, priorizando as tarefas com menor duração.
Depois, continue a ordenação com as atividades importantes e as circunstanciais.
O trabalho continua com o quarto passo: é hora de visualizar a semana. Pegue a
agenda e distribua as tarefas ao longo dos dias, seguindo a ordem numérica
estabelecida. Neste período, sugere Barbosa, minimize ou evite o número de
reuniões e seja assertivo, dizendo não para qualquer atividade circunstancial
que apareça.
Quase no fim...
Pedir ajuda é a quinta providência a ser tomada. Neste caso, é importante
conversar com a equipe ou o chefe e pedir colaboração para novas tarefas, evitar
ser interrompido e,se possível, passar algo para alguém.
Por fim, o sexto e último passo é se comprometer com si próprio e estar disposto
a se sacrificar. “Nesta semana, provavelmente, precisará trabalhar um pouco
mais, cancelar atividades pessoais, ter foco e ser mais assertivo”.