Você já deve ter passado pela situação de convocar sua equipe para uma
reunião e muitos não gostarem do convite. Isso porque se instaurou no meio
corporativo uma espécie de trauma devido ao excesso, à monotonia e ineficácia de
muitas reuniões. A fama se deve a líderes que têm o habito de promover reuniões
além do necessário.
A verdade é que quando bem utilizadas, elas são instrumentos de gestão e
ferramentas muito eficazes para os líderes. As empresas devem adotar uma regra
em que toda reunião deve ter um responsável pelo sucesso do encontro. Assim, os
problemas serão minimizados ou eliminados.
Um detalhe importante que irá influenciar no resultado da reunião é o local onde
ela será realizada. Salas com temperatura inadequada ou expostas a ruídos
externos prejudicam o andamento delas. No entanto, locais que acomodam
confortavelmente os participantes contribuem para o sucesso.
Vale destacar que a maioria dos problemas com reuniões acontece pela
inexistência de planejamento. Entre os mais freqüentes estão a convocação de
pessoas que não precisariam estar presentes, o descumprimento dos horários e a
falta de foco e objetivos. Sem contar que muitos dos assuntos poderiam ser
tratados por telefone ou e-mail.
Foram esses fatos que impulsionaram em muitos profissionais o desejo de
aboli-las, defendendo a idéia de menos conversa e mais ação. Entretanto, pode-se
reduzir o número de reuniões, mas eliminá-las totalmente implica dificultar o
alcance de determinados objetivos. Por essa razão, o ideal não é acabar com
elas, mas convocá-las quando realmente forem necessárias.
Há também a corrente dos que afirmam que grandes líderes optam pela comunicação
eficiente e individualizada, em vez de reuniões com a equipe. Mas é possível ser
um grande gerente ou administrador sem elas?
O Centro de Pesquisa, Desenvolvimento e Educação Continuada realizou uma
pesquisa com 200 executivos apontados por suas empresas como profissionais de
desempenho elevado. O objetivo era descobrir a freqüência com que eles
convocavam reuniões com suas equipes. A conclusão foi que os bons executivos
fazem no máximo uma por mês, com duração média de duas horas.
Numa época em que tudo acontece de forma instantânea, é necessário aprender a
planejar e conduzir encontros de trabalho produtivos. Confira cinco dicas para
tornar suas reuniões mais eficazes:
1. Toda reunião deve ter um responsável.
2. Ele deve planejar a reunião assim que decidir promovê-la.
3. Ela deve ter tempo definido – horário de início e de término – que
deve ser respeitado.
4. Seus participante devem ser informados previamente sobre o que se
espera deles. Assim, poderão preparar as informações ou contribuições com
antecedência.
5. Só convoque uma reunião quando não houver outra forma mais simples
para atingir o objetivo.