Um dos desafios do dia-a-dia da pequena empresa é lidar com o paradoxo
abundância-escassez. E não me refiro apenas ao fluxo de negócios, mas também ao
fluxo de caixa da empresa. Por isso, reuni sete idéias para melhorar o fluxo de
caixa da pequena empresa.
Fature prontamente
Você fica tão ocupado em tocar a empresa e cumprir prazos que não consegue
encontrar tempo para faturar os clientes regularmente? Acredite, você não é o
único. Um empresário conhecido meu às vezes adia o envio de faturas de pequenos
serviços de reformas residenciais até chegar próximo ao prazo do pagamento dos
tributos mensais da empresa, e é nessa hora que ele percebe não ter dinheiro
suficiente para cobrir suas obrigações.Se você ainda não implantou um sistema,
comece (ou atribua um funcionário para começar) a faturar projetos regularmente.
Ao aceitar projetos longos, negocie antecipadamente pagamentos regulares em vez
de deixar o montante devido se acumular até a conclusão do contrato.
Crie incentivos para que o cliente pague mais rápido
Algumas pequenas empresas podem reduzir significativamente o tempo de espera do
pagamento oferecendo desconto para pagamento antecipado. Já recebi faturas de
fornecedores que ofereciam descontos de 1% ou 2% para pagamento em 10 dias. Se
eu tivesse mesmo que pagar a fatura em 30 dias, provavelmente assinaria logo um
cheque para conseguir aquele desconto extra. Bom para meus objetivos de
negócios, bom para o fluxo de caixa também.
Evite desde logo clientes que demoram a pagar ou que não pagam
A melhor forma de evitar problemas de fluxo de caixa pela falta de recebimento
de pagamento é nem fazer negócio com o tipo de cliente que não paga ou que
demora a pagar. Assim, se você tiver algum grande cliente à vista, faça seu
trabalho de casa antes. Peça referências de crédito e não esqueça de
conferi-las. Entre em contato com outras empresas que trabalham com aquele
cliente. Também é uma boa idéia contratar serviços de verificação de crédito de
organizações como a CheckExpress que pode ter seus serviços acessados
diretamente dos aplicativos do Office.
Prefira permuta a dinheiro
É possível reduzir o impacto no caixa imediato se você precisar de produtos ou
serviços de alguém e conseguir permutar por seus próprios produtos ou serviços.
Obs.: Esta não é uma forma de redução de obrigações tributárias — ainda é
necessário relatar o valor da transação de permuta na declaração de imposto.
Organize seu estoque
Tudo bem, você não consegue implantar o sistema de gerenciamento de estoque
just-in-time que muitas indústrias adotaram. Que tal tentar um just-in-time
júnior? Dinheiro gasto em estoque é dinheiro que não está produzindo juros nem
dividendos para você.
Muitas vezes, reduzir o estoque pode ser muito simples. Já vi restaurantes
diminuírem o tamanho de suas adegas, concentrando-se na qualidade dos vinhos de
algumas poucas regiões em vez de tentar agradar todos os comensais com vários
tipos da bebida. Se o cliente ainda tiver boas opções na carta de vinhos, talvez
nem perceba que há menos variedades que antes.
Considere consolidar seus empréstimos
Sei que quase sempre é difícil para a pequena empresa pedir dinheiro emprestado.
Mas fico surpreso com a quantidade de pretextos usados pelos empresários para
tomar um empréstimo. Conheço um pequeno empresário que tem apenas um funcionário
mas possui quatro empréstimos diferentes relacionados à empresa: um para
equipamento, outro para o carro, uma linha de crédito empresarial e um cartão de
crédito empresarial.
Se você também tem vários empréstimos atrelados ao seu negócio, reveja as taxas
e termos de cada um deles. Talvez você consiga consolidar dois ou mais
empréstimos em uma conta a juros mais baixos e assim melhore seu fluxo de caixa.
Não sou fã da dilatação do prazo de empréstimos, mas se você estiver pensando em
conversar com o financiador para tentar consolidar os empréstimos existentes em
um novo empréstimo, pode ser uma boa idéia escolher um prazo mais longo em troca
de prestações mensais menores.
Dicas para manter seu fluxo de caixa no azul
A verdade é que manter um fluxo de caixa com saúde é essencial para a
sobrevivência e para o sucesso de uma escola como de qualquer outra empresa,
além de refletir uma política de “bom senso empresarial”. Acontece que, para
manter o equilíbrio financeiro, é preciso envolver os responsáveis de diferentes
áreas cujas decisões afetam o desempenho do caixa. Ao mesmo tempo que a função
principal do administrador responsável pela gestão do caixa é garantir esse
equilíbrio, assegurando a compatibilização entre as saídas de caixa para honrar
as obrigações assumidas (contas a pagar) e a entrada de receitas (contas a
receber).
Gestão do contas a receber
O contas a receber representa, fundamentalmente, os créditos da empresa junto a
seus clientes. No caso das escolas, esses créditos se configuram,
principalmente, pelo recebimento das mensalidades. Assim, entendendo que essa é
a sua principal fonte de recursos de caixa, vê-se que o descuido com essas
contas implica na falta de receita para o pagamento das obrigações da própria
escola com seus fornecedores e empregados.
Isso quer dizer que você deve ter sempre em mente que a redução do período de
recebimento é um objetivo permanente da gestão de caixa. Veja que, se é difícil
para uma escola antecipar o pagamento de mensalidades, não se pode descuidar com
atrasos. Para Adriano Blatt, consultor financeiro, especialista em crédito,
cobrança, operações bancárias e autor de vários livros, “a habilidade de uma
empresa em pagar suas contas e expandir sua posição no mercado está nas mãos dos
empregados que administram seus ativos. O departamento de cobrança administra o
arquivo de contas a receber e, portanto, diretamente, o fluxo de caixa da
empresa”.
De qualquer forma, Blatt também acredita que os cobradores devem ser metódicos,
mas amigáveis, e nunca arrogantes ou duros em demasia, nem mesmo com aqueles que
desafiam abertamente suas habilidades e sua posição, pois a imagem do
estabelecimento também está em jogo. “Os vários trabalhos no departamento de
cobrança constituem-se em gerenciar problemas. Devemos aceitar o fato”,
completa.
Para que você tenha níveis saudáveis de recuperação de crédito, aqui vão algumas
dicas a serem incorporadas à sua política de cobrança:
- Se o pagamento é efetuado através de depósito em conta corrente, deve-se
pedir o envio de uma cópia do comprovante de depósito.
- Deve-se procurar enviar a fatura com antecedência razoável.
- Sob o ponto de vista legal, o fato do devedor não receber a cobrança,
não o exime da responsabilidade de pagar pontualmente.
- Uma alternativa ao recebimento de cheques pré-datados é o recebimento de
notas promissórias.
- Quando os responsáveis pela cobrança perceberem qualquer alteração no
hábito de pagamento, devem agir imediatamente.
- Todo recibo deve especificar o valor pago, a dívida paga, quem pagou,
data e local de pagamento, e deve conter a assinatura do credor ou de seu
representante legal.
- Recibos de pagamentos em cheque devem ter a ressalva de descrição do
cheque, bem como o vínculo da quitação com a compensação.
- Quanto mais o tempo passa, menor a probabilidade de recebimento, e menos
alternativas estão disponíveis ao cobrador.
- Deve-se oferecer descontos, o que incentivará pagamentos antecipados.
- É preciso haver um rigoroso controle dos cheques pré-datados para não
depositá-los antes da data.
- Pagamentos feitos a terceiros, sem a autorização do credor, não quitam a
dívida.
Gestão do contas a pagar
Do outro lado da balança, temos o contas a pagar, que também pode ser visto
como um “empréstimo rotativo permanente”. Ou seja, os fornecedores, através dos
créditos, se tornam aliados importantes da escola. Como aliados, devem ser
tratados com respeito. Aliás, a imagem da escola junto a seus fornecedores,
muitas vezes construída ao longo de vários anos, é um ativo importante e não
contabilizado. E mais: está sujeito à extinção imediata se não for bem
administrado.
Aqui também cabem algumas dicas importantes:
- O princípio fundamental na gestão do contas a pagar é “Não se deve pagar
nenhuma conta antes do vencimento”.
- Mantenha um sistema de pesquisa constantemente focado na possibilidade
de obter melhores condições de prazo com outros fornecedores.
- Assegure-se de tomar as melhores decisões a partir de uma análise de
compensação entre prazos e descontos.
- Estude continuamente a possibilidade de renegociar os contratos de longo
prazo.
Lembre-se: sua escola não precisa ter uma crise para estar com
problemas de fluxo de caixa. O estrago normalmente é ocasionado por uma ação (ou
omissão) ao longo do tempo, do tipo “água mole em pedra dura, tanto bate...”. E
você pode controlar essa infiltração. Basta adotar uma política de controle de
gastos e perda de receitas.