Imóveis - Condomínio: gestão de arquivos é tarefa árdua, mas necessária 

Em pleno século 21, era da informatização total, a burocracia inerente ao poder público, a normatização de produtos e o sem número de tributos a serem recolhidos por pessoas físicas e jurídicas ainda entopem as gavetas com os mais diversos tipos de documentos impressos.

É natural que o cidadão se pergunte qual a necessidade de se reunir tantos papéis, e por quanto tempo eles deverão ocupar espaço antes de serem devidamente descartados. Na dúvida, as pessoas preferem guardar seus documentos, para qualquer eventualidade. Em muitos casos, trata-se de uma medida necessária.

Mil novos documentos por ano
Os condomínios são exemplos desse dilema. No Brasil, cada condomínio gera de 700 a 1.000 novos documentos por ano. A relação é extensa e grande parte se refere apenas aos funcionários: holerites, folha de pagamento, folha de ponto, Darf de Imposto de Renda na Fonte, recibos de vale-transporte e vale-refeição, guias de INSS e Fundo de Garantia, dentre outros.

Desde 2004 essa lista ganhou um reforço extra, com as mudanças na legislação tributária nacional, que fez com que os condomínios passassem a cumprir obrigações de pessoa jurídicas, embora não as sejam. Com isso, os síndicos ganharam a responsabilidade por reter, recolher e guardar os comprovantes dos tributos sobre serviços prestados por terceiros no prédio, tais como PIS, Cofins e CSLL.

Somem-se, a isso, atas de assembléias gerais, convenção e regimento interno, extratos bancários, pasta de prestação de contas, cópias de contratos de manutenção e conservação, guias de contribuições sindicais, contas de água, luz e telefone, plantas da edificação, apólices de seguros, notas fiscais e balancetes, para citarmos apenas alguns documentos com os quais os condomínios lidam regularmente, e teremos uma equação complexa.

Falta de arquivo pode levar a multa
No meio a tantos papéis, saber o que é realmente importante e o que pode ser simplesmente jogado fora é uma tarefa árdua. No caso dos condomínios, entretanto, boa parte dos documentos deve ser arquivada por períodos que podem chegar a 30 anos, como, por exemplo, as guias de recolhimento do FGTS de funcionários.

Além de fundamental para preservar a memória do condomínio, o correto arquivo de documentos é a garantia dos atuais e futuros síndicos contra eventuais ações trabalhistas e fiscalizações por parte dos órgãos públicos, dentre as quais merecem destaque a Previdência Social, Receita Federal e Ministério do Trabalho.

É importante ressaltar que, se o condomínio não estiver com sua documentação em ordem, corre o risco de ser penalizado com multas de valores invariavelmente salgados, o que pode representar acúmulo de dívidas junto aos mais diversos órgãos, elevação da quota condominial paga pelos moradores para saldar tais débitos e, nos casos de inadimplência, desvalorização patrimonial do imóvel e até dificuldades para comercialização do mesmo.

Síndico deve ser informar
De imediato, é recomendável que os novos síndicos, ao assumir seus mandatos, procurem se informar sobre o histórico documental do condomínio, além, é claro, de levantar toda a situação do edifício, incluindo fichas cadastrais de funcionários, contratos com fornecedores, convenção e regimento interno, plantas de engenharia, relação de condôminos inadimplentes e posição financeira do condomínio. Além disso, é imprescindível que o síndico acompanhe de perto o processo de arquivo dos documentos contábeis, financeiros, jurídicos e trabalhistas do condomínio.

Em que pese ser um trabalho penoso à primeira vista, hoje o mercado dispõe de administradoras altamente especializadas no tema, com modelos complexos e sofisticados de gestão de arquivos por um preço muito atraente.

Com essas medidas preventivas, respaldada por boa consultoria técnica prestada por especialistas, o síndico certamente estará se resguardando contra processos e fiscalizações, preservando, consequentemente, a memória e a saúde financeira do condomínio.

(*) José Maria S. Bamonde é gerente da divisão de Relações Humanas, Logística e Manutenção Predial da Lello Condomínios