Vendas - O fator tempo em vendas 

O pessoal de vendas pode melhorar e muito seus resultados se estiver atento à administração do seu tempo.

Antes de aumentar sua eficiência através de melhor administração do tempo, os profissionais de vendas devem ter consciência do problema tempo e de sua extensão, procurando fazer a si mesmo as seguintes perguntas:

- Vivo envolvido numa montanha de tarefas burocráticas?
- Passo mais tempo no escritório do que com os clientes?
- Os critérios que uso para determinar os clientes a serem visitados tem mais relação com amizade pessoal, proximidade geográfica etc, do que com o retorno real e potencial que esse cliente pode trazer?
- Durante as visitas a clientes estou unicamente preocupado com atividade de manutenção do cliente, em vez de também me preocupar com a abertura de novas frentes, novos produtos com aquele cliente etc?

A resposta afirmativa a qualquer uma das questões é um seguro indicador que você tem problemas de administração de tempo.

Vamos enumerar algumas sugestões para resolver este problema:

ELIMINE VISITA INESPERADA - Para sempre

O visitante inesperado é um dos maiores transtornos para um executivo ou empresário, gerando má vontade do cliente. Alternativa para o cliente que se recusa em recebe-lo: marque a entrevista com antecedência.

CONFIRME AS VISITAS POR TELEFONE

Uma ligação telefônica economiza viagens infrutíferas quando motivos inesperados mudarem os planos de seu cliente. Ao chegar, se não puder ser atendido de imediato, dê a secretária uma idéia de quanto tempo poderá esperar em função de seus compromissos. Esse tempo de espera deve ser fixado por você, em função da prioridade do cliente e do assunto.

DÊ AO SEU CLIENTE UMA ESTIMATIVA DE DURACAO DA ENTREVISTA

Mantenha-se atento a sua estimativa (início e término). Planeje sua apresentação cuidadosamente para ter certeza de que usará eficientemente seu limitado tempo.

APROVEITE BEM SEU TEMPO DE VIAGEM OU DESLOCAMENTO

Existe uma série de atividades possíveis enquanto você viaja de carro, metrô, ônibus ou avião: planeje o dia seguinte, leia um bom livro técnico, procure pensar nas possíveis
contra-argumentaçoes de seu próximo cliente, reveja o planejamento da próxima semana.

PLANEJE O SEU TEMPO PARA QUANDO O CLIENTE DESPERDIÇAR O DELE

Nada é mais frustrante do que você “estar tocando o seu negócio” enquanto o cliente está preocupado com uma chamada, visita ou emergência. Rever apontamentos é uma atividade que pode ser desenvolvida enquanto espera; rascunhar pequenas cartas; planejar a entrevista com o próximo cliente. Se notar que a interrupção será muito longa, talvez seja o caso de voltar em outra ocasião, ou falar com um substituto.

RESPEITE O TEMPO DE SEU CLIENTE

O cliente o respeitará mais e, portanto, prestará mais atenção as suas propostas se você se preparar convenientemente e não demorar demais em sua visita. Para seus clientes prioritários, procure determinar agendas prévias para reunião, datas e prazos para cumprimento de obrigações de ambas as partes.

FALE COM QUEM TOMA DECISAO

Se possível procure entrevistar-se com a pessoa que toma decisões. Não perderá tempo esperando que uma terceira pessoa entre no circuito decisório.
Resista a tentação de visitar clientes amigos em vez daqueles que podem aumentar suas vendas. Uns poucos minutos com um novo cliente podem lhe render mais do que um encontro descontraído e relaxado com um cliente amigo. Lembre-se do princípio de Pareto: 20% de suas ações são responsáveis por 80% dos resultados que você produz. Concentre suas visitas nos clientes 20%.

DESENVOLVA HÁBITOS SAUDÁVEIS DE VENDA

Escreva as frases abaixo num cartão e leve-o com você:

- Faça sempre uma relação de objetivos e atividades;
- Diariamente elabore um plano de ação, definindo as prioridades do dia;
- Defina as prioridades em função dos “resultados” esperados de cada objetivo e/ou atividade;
- Trabalhe em função dessas prioridades iniciando o dia pelo mais importante;
- Reveja diariamente seu plano de ação (previsto e realizado);
- Faça tudo isso agora, não deixe para amanha.

SE POSSÍVEL, FAÇA COM QUE O CLIENTE O VISITE

As vantagens são inúmeras. Você poupa tempo, pode mostrar ao cliente como esta organizada sua empresa, seu escritório, seu local de trabalho e atendimento. Você poderá fazer demonstrações de seus produtos. Como foi você quem marcou a entrevista, sempre terá mais controle sobre seu início e término.

TRATE DO MESMO ASSUNTO COM VÁRIOS CLIENTES, AO MESMO TEMPO

Se o assunto precisar ser divulgado ou analisado com vários clientes, procure promover uma reunião (em vez de visitas individuais). Organize um café da manha, um almoço ou jantar, poderá ser na sua empresa ou num local informal. Promova um encontro com clientes, faça uma palestra tendo como tema a sua empresa, seus produtos e serviços, faça com que seus clientes sintam-se importantes e valorizados pelo convite que receberam.

Haverá menos problemas de comunicação no que você vai divulgar, sinergia entre os clientes, intercâmbio de informações.

DIVULGUE O MATERIAL SOBRE ADMINISTRACAO DO TEMPO

Ao se encontrar com clientes, colegas, fale sobre o assunto Administração do Tempo, dê a eles cópia do material que possui, mencione as soluções que você encontrou, enfatize os resultados que você conseguiu, as dificuldades que superou.
Este assunto interessa a todos e pode ser um bom tema, para um início de conversa (quebra gelo).

IDENTIFIQUE OS MELHORES DIAS PARA CONTATOS COMERCIAIS

Respeitando a prioridade de cada assunto procure identificar os melhores dias e horários para seus contatos comerciais. É sabido que, em geral, as segundas e sextas-feiras são dias em que as pessoas estao ocupadas; as pesquisas mostram também que à parte da manha é menos congestionada que da tarde.

PROCURE AJUDAR O CLIENTE A MELHOR PROGRAMAR O TEMPO DELE E O SEU

Eis algumas idéias:

- Defina previamente ambas as agendas e o tempo de duração da entrevista
- (ambos terão mais tempo para se preparar);
- Incentive-o a ir colocando por escrito tudo o que tem para tratar com você, utilizando para isso uma agenda ou similar. Isto lhe evitará novas idas e vindas;
- Sugira a ele que a ordem de análise dos assuntos seja do mais importante para o menos importante;
- Dê a seu cliente uma idéia dos seus próximos compromissos (embora garantindo que ele terá o máximo possível de tempo). Isto poderá ajudar na otimização do período de contato;
- Caso tenha que desmarcar qualquer contato, faça-o com maior antecedência possível. Isto fará com que seu cliente proceda do mesmo modo com você;
- Defina com seu cliente um período em que você será mais facilmente encontrado no escritório; peça-lhe para concentrar os contatos nesse período;
- Ao final de cada contato faça um resumo dos assuntos tratados e, especialmente, dos prazos combinados.

Sucesso gera sucesso. A medida em que você se conscientizar dos benefícios advindos do controle do tempo, você se tornará mais convencido da necessidade de pôr em prática as técnicas de administração do tempo.
Lembre-se que tempo mal utilizado implica em vários tipos de custos:

- O custo de sua hora como profissional, diretamente proporcional ao seu salário;
- O custo do que você deixou de fazer durante aquele período;
- O custo psicológico decorrente de não estar conseguindo desenvolver o que planejou;

Comece a planejar e organizar o seu tempo pessoal e profissional.

Planejamento gera sucesso.