Você chega no escritório, liga seu computador e abre os e-mails. E assim
começa mais um dia de trabalho. Percebe que, diante de tudo o que tem para
fazer, só em mais duas mensagens recebidas, as tarefas aumentaram!
O dia não rende, como dar conta de tudo? Nada de pânico e console-se, pois esta
é uma pergunta bastante comum nos dias de hoje. Afinal, a necessidade de
acumular várias funções faz com que você se perca em prioridades, e conseguir
conciliar tarefas torna-se um forte diferencial. No entanto, para se dar bem,
você não pode perder o foco.
Analise sua rotina
Identifique, no seu dia-a-dia, os "inibidores" da sua produtividade: fatores que
o levam a desviar completamente do seu objetivo. Para isso, primeiro planeje sua
rotina, com metas mais urgentes a serem cumpridas.
Faça uma lista de tarefas em sua agenda ou caderno de anotações. Destaque as
mais importantes, pois assim saberá por onde começar, e o que postergar, no caso
de surgirem outras "missões urgentes" no seu dia.
Agora, examine friamente o que desvia sua atenção no serviço. Vale tudo: os
fatores alheios à sua vontade (ligações telefônicas, e-mails internos, excesso
de reuniões prolongadas, novas ordens recebidas do seu chefe) e os que você
mesmo causa (ida constante ao banheiro, parada para o café, conversa na hora
errada, consulta a e-mails pessoais, telefonar para casa várias vezes ao dia
etc.).
Tenha o seu tempo sob controle
Mais do que ninguém, você sabe tudo o que tem para fazer. Portanto, comece
vigiando a sua atitude. Isso não significa "virar um chato" no trabalho, sem
olhar nem para o lado e muito menos falar com alguém. Trata-se de focar sua
atenção nos momentos estratégicos.
Exemplo: em qual período do dia você sente que, pessoalmente, rende mais no
trabalho? Há pessoas que se sentem mais dispostas e dinâmicas logo no início do
expediente, outras no período da tarde. Pois bem, aproveite estes momentos para
zerar pendências!
Uma coisa de cada vez?
Evite iniciar muitas atividades de uma vez, pois ficará muito difícil dar conta
de todas ao mesmo tempo. É claro que isso nem sempre depende de você, mas aí lhe
cabe determinar prazos ou mesmo dizer não, quando perceber que realmente não
terá meios de realizar logo o que foi solicitado.
Recusar-se a fazer algo, em algumas situações, é altamente estratégico para você
e para seu chefe. Fica muito pior assumir um trabalho, gerar expectativas e não
realizá-lo depois, do que ser sincero e racional o suficiente para dizer que "o
prazo proposto é inviável".
Vale lembrar que, durante o dia exaustivo de trabalho, você tem direito de
curtir alguns momentos de "ócio criativo". Isso significa reservar um tempo para
se atualizar, observar a concorrência, preparar-se para as novas idéias. Afinal,
ninguém é uma máquina totalmente programável e você poderá chegar ao desgaste!
Organize seus horários
Combine com seu chefe o melhor horário do dia para as reuniões rotineiras,
visando conciliar sua rotina e a dele. Determinem um tempo máximo de duração e,
para agilizar o processo, procure organizar uma pauta com os assuntos principais
a serem tratados, para que não se percam.
Aliás, foco é fundamental também nas reuniões. Não há nada pior do que ficar
duas horas numa sala, e perceber que, no final, sua principal pendência ficou
sem solução!
Você não está sozinho
Aprenda a trabalhar em equipe. Isso significa dividir tarefas quando se sentir
"atolado", mas também resistir à tentação de se dispersar com uma discussão
inflamada sobre política ou futebol. Tudo bem, é do seu time que estão
falando...mas o relatório precisa ser entregue para o seu chefe amanhã...a
escolha é sua!