Apesar de ser uma das ferramentas mais populares e úteis, o e-mail pode
afetar a produtividade no trabalho se mal utilizado, segundo alerta o
especialista em administração de tempo e produtividade, além de fundador da
Triad PS, Christian Barbosa.
De acordo com ele, dentre os principais problemas relacionados à utilização do
e-mail, estão o hábito de copiar todo mundo, o volume desnecessário de
mensagens, caixas postais lotadas, o fato das pessoas utilizarem o e-mail para
diminuir a própria responsabilidade, entre outros.
“O problema não é a existência do e-mail, mas como as pessoas o têm utilizado.
Nas empresas, o e-mail se tornou o maior ladrão corporativo da produtividade
(quase empatado com as reuniões). O ponto-chave é o tempo que gastamos para
respondê-los, ou seja, quanto mais tempo disponibilizamos para usar essa
ferramenta, mais aumenta o estresse”, disse.
Dicas
Ainda na opinião de Barbosa, quem quer aprender a utilizar melhor o e-mail e
assim melhorar a produtividade no trabalho deve, primeiramente, deixar de olhar
a caixa postal a todo momento e só verificar o endereço eletrônico a cada duas
horas.
“Pense: se a atividade for urgente, as pessoas vão te ligar. Se as pessoas não
podem esperar duas horas para obter uma resposta sua, o seu problema não é
e-mail”.
Na hora de escrever mensagens, o ideal são textos curtos e objetivos. Caso o
assunto seja longo, é melhor falar por telefone ou pessoalmente, mesmo porque,
alerta o especialista, quanto mais longo o e-mail, mais tempo ele demora para
ser respondido.
Além disso, os profissionais devem criar o hábito de classificar os e-mails em
tarefas, reuniões, informações (pastas) ou simplesmente lixo, priorizando
aqueles alocados como tarefas e não trabalhando mensagem por mensagem, sendo que
a caixa de entrada deve sempre ter menos e-mails do que a capacidade de uma
tela.
Por fim, diz ele, o profissional deve, sempre que possível, utilizar outros
meios de comunicação.