Hoje vivemos numa era em que a velocidade das notícias é frenética. Com a
internet e as redes sociais temos a sensação de que não conseguimos acompanhar
tudo, no entanto, não queremos ficar fora das rodas de discussão, dos sites de
relacionamentos e parecer desatualizados. E agora, tudo é para ontem. As
empresas de e-commerce estão cada vez mais rápidas em suas entregas, pois o
consumidor quer ter a comodidade de fazer compras online e receber na mesma
hora. Não conseguimos esperar sites que demoram mais que dez segundos para
abrir. As redes de fast foods ganham cada vez mais versões, pois é preciso se
alimentar rapidamente.E no ambiente de trabalho? Se você estava
sobrecarregado, agora tem de dar conta de responder emails instantaneamente,
senão o remetente fica desesperado; de participar de conference call de última
hora com a filial no exterior e ainda escrever atas e postar na extranet da
empresa. Com tudo isso, você é um profissional que se vangloria por que faz
horas extras e nem tirou férias? Em caso positivo, é melhor rever seus
conceitos.
O profissional 'faz tudo' que atendia aos pedidos de todo mundo, levava
trabalho para casa, não tinha tempo de lazer e nem dava atenção para os filhos,
não ganha mais pontos. Hoje é verdadeiramente visto como capaz e eficiente, o
que cumpre prazos, tira férias anuais e tem tempo de qualidade com a sua
família.
Mas na era da ansiedade, como administrar este tempo? Como acabar com a
angústia de ter deixado muitas tarefas para o outro dia? Abaixo algumas dicas
para que o seu dia renda e você consiga sair do trabalho com o sentimento de
dever cumprido.
1 - Estabeleça o que é importante para você e para o seu chefe -
Além de ser necessário diferenciar o que é urgente do que é importante,
precisamos nos adaptar aos pedidos de nossa chefia ou colegas. Um passo
importante é sempre perguntar ao requisitante qual a urgência e o prazo para que
esta tarefa seja concluída. Muitas vezes, a atividade nem é tão urgente assim,
mas ao recebermos, nos sentimos na obrigação de terminá-las, prejudicando o que
havíamos programado para o nosso dia de trabalho. Comunicação é uma palavra
importantíssima no processo de administração de tempo.
2 - Saiba dizer "não" - Não é porque negamos a participação
em uma reunião, ou não aceitamos fazer determinada tarefa em tal prazo que
iremos ser taxados de descomprometidos ou preguiçosos. Ao contrário. Se tivermos
boas justificativas para não comprometer as outras atividades em andamento,
demonstramos o quanto temos controle de todas as tarefas. O profissional que
aceita tudo que lhe é pedido, com certeza faz mais horas extras que o
necessário.
3 - Avalie se reuniões são mesmo necessárias - Reuniões são
outro grande mal das grandes corporações. A quantidade de encontros para as
quais somos chamados certamente poderia diminuir um bocado.
Analise se realmente a reunião é necessária. Em caso positivo, envie a pauta
para todos os envolvidos com antecedência, seja objetivo e, como num debate na
tevê, utilize um cronômetro para que ninguém estoure o tempo. Caso contrário, as
discussões começam a se dispersar e a reunião termina com nenhum resultado
produtivo. No caso de estar com outras tarefas urgentes, podemos pedir que um
colega vá em nosso lugar, ou simplesmente solicitar a ata, após a reunião.
Portanto, estabeleça estes filtros para ganhar mais tempo no trabalho para o que
realmente é importante.
4 - Não deixe que emails e mensagens instantâneas atrapalhem a sua
concentração - Como lidar com e-mails intermináveis, mensagens
instantâneas e posts em mídias sociais que nos tomam boa parte do dia? Uma dica
é programar um horário para fazer cada uma destas tarefas, para não ficar o dia
todo em meio a todas estas informações. O email, ainda o meio mais comum de
comunicação, pode ficar fechado quando estivermos fazendo uma tarefa que exija
concentração ou que tenhamos um prazo curto para entregar.
Desta forma, não vamos nos distrair a cada email que chegar. As mensagens
instantâneas devem ser utilizadas para facilitar o nosso dia a dia e não
atrapalhar. Use os recursos de mudar seu status para ocupado ou urgente, ou
simplesmente desligue quando precisar cumprir um prazo apertado.
5 - Considere um espaço para imprevistos em sua agenda - Use
e abuse do seu calendário e/ou agenda e mantenha-se sempre a par de suas
próximas atividades e reuniões. Porém considere sempre um tempo para os chamados
"imprevistos". Se a agenda estiver 100% cheia em um dia e algo inesperado
ocorrer, como um pedido da diretoria ou um telefonema mais longo de um cliente,
a programação vai por água abaixo e teremos de ficar até mais tarde. Um espaço
para imprevistos evita que isso aconteça e aumenta a chance de sair no horário e
assim termos tempo para a família e amigos.