Quando uma empresa se destaca por oferecer serviços de qualidade que atendem
às expectativas e às necessidades do mercado, a concorrência logo deduz que essa
organização provavelmente conta com uma equipe motivada e preparada
tecnicamente. Mas por que algumas companhias que atuam no mesmo setor e que
possuem estruturas semelhantes tornam-se tão diferenciadas? A resposta pode
estar numa alternativa: a disseminação do conhecimento.
Foi com a filosofia de acreditar e de apostar na gestão do conhecimento (GC),
que a ConsCiência Consultoria & Sistemas - uma empresa localizada em Botucatu, a
240 km de São Paulo, resolveu criar grupos de estudos quem estão contribuindo
para o crescimento dos colaboradores.
Voltada para o desenvolvimento de soluções ligadas à automação de Tecnologia
da Informação e à Gestão de Negócios, a organização vem destinando 5% de todo o
faturamento para nessa iniciativa. "A proposta de criar uma área destinada à
gestão do conhecimento veio da alta direção da empresa há pouco mais de seis
meses, quando começamos a perceber que a verdadeira vantagem competitiva que
tínhamos estava no capital intelectual de nossos colaboradores", comenta
responsável pela área, Paula Tirapelli.
A partir daquele momento, ela explica, a empresa iniciou um investimento em
tempo e dinheiro para fazer com que a gestão do conhecimento pudesse ser
compartilhada e disseminada por todos os funcionários. O primeiro passo da
organização foi superar obstáculos que incluíam: fazer com que as pessoas, em
todos os níveis, reconhecessem o valor do conhecimento para o sucesso do
negócio; criar um ambiente onde os colaboradores se sentissem motivados para
aprender e compartilhar, e por fim, elaborar um canal para disponibilizar,
localizar, medir e evoluir, de maneira organizada, as informações obtidas.
"A partir de palestras, reuniões e vídeos começamos a instruir nosso pessoal
para o real papel que tínhamos frente a uma empresa de consultoria em TI. Era
preciso que todos assimilassem a idéia de que nosso produto principal era o
conhecimento e precisávamos não só tê-lo disseminado e compartilhado por todos
da organização, mas principalmente necessitávamos tê-lo disponível no momento
exato para dar suporte às nossas tomadas de decisão", relembra Paula Tirapelli.
Com as metas definidas, a empresa adquiriu material didático (livros,
assinaturas de revistas, apostilas, fitas de vídeo etc); manteve um profissional
em tempo integral para a condução de todo o processo; investiu em cursos de
aperfeiçoamento, de especialização e de extensão; e incentivou a participação
dos colaboradores em congressos e feiras. Hoje a consultoria orgulhasse em
afirmar que todos os seus 33 colaboradores são beneficiados por essas
iniciativas.
Segundo a responsável pela área, os grupos de estudos são formados, em média,
por oito integrantes de uma mesma área, que se reúnem uma vez por semana,
durante aproximadamente uma hora antes ou após o expediente. No início do
processo, Paula Tirapelli ficava responsável pela condução dos trabalhos, uma
vez que os participantes ainda não estavam integrados e nem se sentiam
totalmente à vontade para realizarem as atividades. "Hoje, felizmente contamos
com a realidade de grupos de alta performance, onde todos os integrantes têm
condições para conduzir as reuniões e principalmente, conseguimos uma situação
em que o próprio grupo se dirige", complementa.
Ao término de cada encontro, os participantes entram em um consenso a
respeito do próximo tema que será visto, elegem a pessoa que estará conduzindo a
futura reunião e se comprometem a buscar conhecimento sobre o assunto que a ser
estudado. Tirapelli comenta ainda que uma pessoa é escolhida aleatoriamente para
ser responsável pela elaboração de uma ata, onde são descritos os nomes dos
participantes, o tema abordado e as principais características daquele encontro.
Essas informações são disponibilizadas através da Intranet da empresa e desta
maneira, todos os colaboradores passam a tomar conhecimento do que foi visto e
também do que será analisado posteriormente.
"Meu papel como gestora do conhecimento é estar atenta para colaborar e
identificar os pontos falhos. Se percebo que a comunicação interna de um dos
departamentos está com problemas, indico material, sites e aconselho o grupo de
estudo daquele departamento a abordar o assunto. Também procuramos, sempre que
possível, realizar dinâmicas de grupo, passeios ciclísticos, confraternizações,
coffee-breaks, sessões de vídeo e campanhas sociais no intuito de integrar a
equipe ao máximo e facilitar a assimilação dos conhecimentos obtidos", resume a
responsável pela área em GC.
Dentre os assuntos abordados pelos grupos de estudos, estão: técnicas de
motivação, 5S e qualidade total, administração do tempo, estudo de parcerias,
organização e métodos, postura profissional, formação de consultores, estudo de
mercado, atendimento ao cliente, entre outros.
Avaliação e resultados - Para avaliar o processo de gestão do
conhecimento, a própria gerência da empresa eventualmente participa dos
encontros e se faz presente nas atividades que são realizadas paralelamente.
Quando questionada sobre os resultados obtidos por esse processo de disseminação
do conhecimento, Paula Tirapelli diz: "Sempre ressaltamos que todo o
conhecimento obtido em nossos projetos pertence ao colaborador e não à empresa.
Por esse motivo, acredito que nossos colaboradores tenham aceitado tão bem nossa
iniciativa.
Quando eles se propõem a ficar uma hora a mais na empresa ou chegam uma hora
mais cedo, eles realmente vêem isso como um benefício ao seu upgrade
intelectual, uma forma da empresa ajudá-los a se tornarem preparados e com maior
conhecimento e cultura empresarial", destaca.
No entanto, ela salienta que nem só de rosas o processo foi formado, pois
também surgiram dificuldades como, por exemplo, algumas pessoas que se mostraram
resistentes às mudanças tiveram que ser influenciadas pelo sucesso dos seus
colegas, para poderem aceitar e apostar nessa iniciativa; certos departamentos
tiveram ritmos de assimilação diferentes; houve período de incertezas quanto à
continuidade dos grupos e momentos de ascensão e de queda da motivação dos
participantes.
"Sabemos que esta iniciativa é uma realidade não muito praticada,
principalmente nas empresas de pequeno porte como a nossa e temos a consciência
de que estes meses foram apenas um período de semeio de uma plantação que há de
dar muitos frutos", finaliza a responsável pela área de GC.