Carreira / Emprego - Reuniões são inevitáveis 

Reuniões são inevitáveis, seja no ambiente corporativo, acadêmico ou mesmo no doméstico. O grupo de estudos precisa definir como realizará o projeto de pesquisas, o departamento de pesquisa vai definir como aplicar seu orçamento para os próximos 6 meses, e o condomínio quer saber se é mais prioritário impermeabilizar o teto das garagens ou instalar câmeras nos acessos do prédio. Qual a solução tradicional? Reunir os interessados, ouvir a todos e tomar decisões sobre o que fazer.

Mas uma reunião mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficácia. Abaixo alguns passos para garantir uma reunião que produz resultados são simples e óbvios, mas muitas vezes acabam ficando de lado. Tenha um tema bem definido. Registre-o, juntamente com os tópicos, em uma pauta - mesmo que simples e resumida. Divulgue-a com antecedência aos que deverão estar presentes e aos demais interessados.

- Marque com antecedência. Ao divulgar, informe todos os participantes sobre o tema e pauta da reunião, e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar preparados com dados e idéias. A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco.
- Defina horário e duração. E não exceda a duração definida, a não ser que seja de comum acordo.
- Não chame "todo mundo". Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva e chame também as pessoas que são capazes de resolver os problemas.
- Defina um secretário. Um dos participantes da reunião deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata sumarizando-as - imediatamente após a reunião .
- Tenha uma política clara quanto a atender telefonemas durante a reunião. Nem sempre é possível evitar todas as chamadas.
- "Pule" as discussões operacionais. Assim que for decidido "o que" fazer, a tendência é que as pessoas ou áreas diretamente envolvidas queiram discutir imediatamente "como" fazer - mas isto tende a não afetar imediatamente a todos os presentes. Faça com que marquem imediatamente uma reunião entre eles diretamente, e prossiga com sua pauta original.
- Não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado. Garanta o livre fluxo de manifestações e opiniões: se necessário, interfira para garantir voz e vez a todos.
- Gere decisões efetivas. A reunião não deve definir apenas "o que" fazer, mas também qual o próximo passo, e quem será o responsável pela ação.
- Permita a discussão de itens que não estavam na pauta original. Mas apenas no final da reunião, após encerrar todos os temas originalmente agendados.

A pauta não precisa ser um documento formal, mas para ser útil deve conter no mínimo os seguintes itens:

- Tema da reunião
- Motivo da sua realização
- Data, horário, duração prevista e local
- Quem a conduzirá (se for o caso) e quem estará presente tópicos agendados

Da mesma forma, uma boa ata ou minuta simplificada deve registrar de forma clara e direta as decisões da reunião. Ela deve incluir:

- Tema da reunião
- Motivo da sua realização
- Data, horário, duração e local em que se realizou
- Quem a conduziu (se for o caso) e quem esteve presente
- Tópicos discutidos e decisões tomadas

Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável.