Com o advento da Internet, do celular e de outras tecnologias, a comunicação
ficou aparentemente mais fácil. Mas, na verdade, sob o prisma do dia-a-dia no
trabalho, tornou-se mais complicada. "Os profissionais recebem um volume enorme
de e-mails e ligações. Ainda há executivos que usam Nextel ou deixam o
comunicador de mensagens instantânea ligado, e, por isso, ficam o tempo inteiro
conectados. Além disso, existe um número menor de profissionais que respondem a
uma quantidade maior de responsabilidades", explica o master coach executivo
Renato Ricci.
Não há dúvidas de que a pressão sobre os executivos aumentou. "Com equipes
enxutas, eles precisam ser dinâmicos e proativos. As empresas os cobram nesse
sentido."
Falta de tempo
Mesmo com a intensa troca de informações e a infinidade de dados, assim como
de tarefas, e o tempo cada vez mais escasso, existem maneiras de amenizar essa
pressão e facilitar a rotina da vida executiva. O primeiro problema que aparece
por conta desse volume de comunicação é a perda de e-mails importantes. "Em
função do número de mensagens, as pessoas acabam não prestando atenção ao que é
importante", analisa Ricci.
Uma alternativa é limitar o número de e-mails enviados, reduzindo,
conseqüentemente, as respostas. Por exemplo, escrever uma mensagem para o
presidente da empresa com cópia para todos os diretores e outros membros da
equipe não é o mais sábio a ser feito.
"Envie apenas para o destinatário que realmente precisa receber. Além disso, às
vezes, as pessoas têm mania de escrever e-mails para um colega que senta ao seu
lado, sendo que o ideal é simplesmente conversar, voltar à maneira antiga de se
comunicar", sustenta o coach. "Ao mandar uma mensagem, o outro precisa
responder. Ou seja, os dois perdem tempo. Conversar é menos burocrático e
formal. O correio eletrônico parece ter facilitado a comunicação, quando, na
verdade, tornou o trabalho mais amarrado."
O que é importante?
Profissionais também perdem muito tempo refletindo a respeito daquilo que
não é absolutamente necessário ou checando informações sem qualidade. "Pesquisas
mostram que as pessoas perdem muito tempo com a Internet, seduzidas por itens
que não têm a ver com o que procuram", afirma Ricci, ao lembrar que os sites são
elaborados de maneira a atrair internautas. A missão dos executivos é priorizar
as informações.
Outro ponto crítico é o fato de que, de acordo com levantamentos, o executivo
passa 70% do tempo pensando em conflitos e resolvendo problemas referentes à
equipe. Uma maneira de melhorar esse percentual é não adiar a resolução do
problema ou do conflito. "A tendência das pessoas é deixar para pensar nos
assuntos polêmicos e tortuosos 'amanhã', quando sobrar tempo. Mas esse 'amanhã'
nunca chega, pois aparecem outras questões a serem priorizadas. Minha dica é não
adiar, não importa se a solução proposta for mediana, pois, 'amanhã' surgirão
novos problemas."
Nas reuniões
Durante uma apresentação ou negociação, seja objetivo. Estará fazendo um
favor a si mesmo e aos outros, que, certamente, agradecerão, uma vez que ninguém
tem tempo para desperdiçar. "A apresentação deve começar pelo resultado, pela
conclusão. Sempre digo aos executivos que a reunião deve ser interessante nos
primeiros trinta segundos. Do contrário, se a pessoa começar pela introdução,
passando pelas estratégias e objetivos, quando chegar na metade da conversa,
ninguém mais estará interessado. Então, os resultados perdem validade."
Quando questionado se uma apresentação muito curta não teria conotação negativa,
ele responde que não. "A chance de ser considerada ruim apenas porque foi breve
é baixíssima, a não ser que tenha sido mal montada e preparada. A verdade é que
ninguém quer saber do passa-a-passo, não por conta da falta de interesse",
conclui, ao lembrar que falta de tempo é um problema geral.