1. Comece na hora – Parece que, se uma reunião deve começar às
duas horas da tarde, esse é o horário exato em que os participantes avisam seu
pessoal: “Olha, vamos para a reunião”, pegam os papéis e dão algumas
recomendações.
Ou seja, só há quorum dez ou quinze minutos após o
horário estabelecido. Experimente começar as reuniões
rigorosamente na hora e recuse-se a dar um resumo do que foi
discutido para quem chegar tarde. Em pouco tempo, todos
estarão presentes no horário marcado.
2. Defina um objetivo ou resultado desejado – Comece a
reunião dizendo: “Estamos aqui para...” e não permita que ela se desvie desse
assunto.
3. Desligue – Celulares, PDAs, BlackBerrys com Bluetooth e
todo o resto da traquitana eletrônica que possa distrair os participantes.
4. Escolha alguém para tomar notas da reunião – O objetivo
não é fazer uma minuta no padrão da ABNT, mas simplesmente anotar o que foi
decidido, que sugestões surgiram, quais ações serão tomadas e quem vai fazer o
que.