Carreira / Emprego - Como desenvolver suas tarefas sem se perder no tempo?
- O dia tem 24 horas, mas, para muitos profissionais, quando o relógio
aponta a hora de ir embora da empresa, sobra o sentimento de que muito
trabalho ainda podia ser feito.
"Se você estava sobrecarregado, agora tem de dar conta de responder e-mails
instantaneamente, senão o remetente fica desesperado; de participar de
conference call de última hora com a filial no exterior; e ainda escrever
atas e postar na extranet da empresa", afirma a sócia da MultiMeta
Treinamentos, Ana Carolina Franceschi Simões.
Tempo é valioso
Diante dessa agitação por conta da falta de tempo, Ana Carolina resolveu
elaborar cinco dicas para que o seu dia renda e você consiga sair do
trabalho com o sentimento de dever cumprido. São elas:
- Estabeleça o que é importante para você e para o seu chefe - Além de ser
necessário diferenciar o que é urgente do que é importante, precisamos nos
adaptar aos pedidos de nossa chefia ou colegas. Um passo importante é sempre
perguntar ao requisitante qual a urgência e o prazo para que esta tarefa
seja concluída. Muitas vezes, a atividade nem é tão urgente assim, mas, ao
recebermos, nos sentimos na obrigação de terminá-las, prejudicando o que
havíamos programado para o nosso dia de trabalho. Comunicação é uma palavra
importantíssima no processo de administração de tempo.
- Saiba dizer "não" - Não é porque negamos a participação em uma reunião,
ou não aceitamos fazer determinada tarefa em tal prazo, que iremos ser
taxados de descomprometidos ou preguiçosos. Ao contrário, se tivermos boas
justificativas para não comprometer as outras atividades em andamento,
demonstramos o quanto temos controle de todas as tarefas. O profissional que
aceita tudo que lhe é pedido, com certeza faz mais horas extras que o
necessário.
- Avalie se reuniões são mesmo necessárias - Reuniões são outro grande mal
das grandes corporações. A quantidade de encontros para os quais somos
chamados certamente poderia diminuir. Analise se realmente a reunião é
necessária. Em caso positivo, envie a pauta para todos os envolvidos com
antecedência, seja objetivo e, como em um debate na televisão, utilize um
cronômetro para que ninguém estoure o tempo.
- Não deixe que e-mails e mensagens instantâneas atrapalhem a sua
concentração - Como lidar com e-mails intermináveis, mensagens instantâneas
e posts em mídias sociais que nos tomam boa parte do dia? Uma dica é
programar um horário para fazer cada uma destas tarefas, para não ficar o
dia todo em meio a todas estas informações. O e-mail, ainda o meio mais
comum de comunicação, pode ficar fechado quando estivermos fazendo uma
tarefa que exija concentração ou que tenhamos um prazo curto para entregar.
- Considere um espaço para imprevistos em sua agenda - Use e abuse do seu
calendário e/ou agenda e mantenha-se sempre a par de suas próximas
atividades e reuniões. Porém, considere sempre um tempo para os chamados
"imprevistos". Se a agenda estiver 100% cheia em um dia e algo inesperado
ocorrer, como um pedido da diretoria ou um telefonema mais longo de um
cliente, a programação vai por água abaixo e teremos de ficar até mais
tarde. Um espaço para imprevistos evita que isso aconteça e aumenta a chance
de sair no horário e assim termos tempo para a família e amigos.
Referência:
InfoMoney
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Autor:
Equipe InfoMoney
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