Quem, quando criança ou mesmo na fase adulta, nunca participou do "telefone
sem fio"? Aquela brincadeira aonde um grupo de pessoas se reúne e uma delas
repassa uma informação para o outro, falando bem baixinho, no ouvido do colega.
Em seguida, a "notícia" é repassada à pessoa seguinte e assim sucessivamente,
até chegar ao último. Esse, por sua vez, fala em alto e em bom tom o que escutou
e entendeu. Até hoje, nunca ouvi um consenso entre a informação inicial e a
final. Sempre, no meio do caminho, há distorções, troca de nomes de pessoas ou
lugares, e até mesmo a inclusão de fatos que em nada tem a ver com o que foi
dito no início da brincadeira. A princípio, isso pode parecer sem importância
por se tratar de um momento de descontração entre amigos.
No entanto, fato similar ocorre no dia a dia das empresas. Prova disso, são os
ruídos, os rumores e as fofocas que transitam pelos corredores da organização,
dando margem e "credibilidade" à tão conhecida "rádio peão". Ao contrário do que
muitos possam imaginar, trabalhar o fluxo de informações no ambiente de trabalho
é extremamente necessário. Abaixo seguem algumas sugestões para quem não quer
ver sua empresa transformar-se em uma Torre de Babel, onde cada colaborador fala
uma linguagem diferente.
1 - A comunicação interna tem um forte aliado: a liderança.
Isso porque cabe ao gestor ser o agente disseminador das informações oficiais da
empresa, evitando que rumores ou fofocas ganhem espaço.
2 - Para que a equipe mantenha-se informada sobre o que
envolve assuntos relacionados à empresa e às suas atividades laborais, a
realização de reuniões periódicas torna-se um recurso valioso.
3 - Ao promover os encontros com a equipe, o gestor deve
preparar uma pauta para não se esquecer de abordar algum assunto relevante aos
seus subordinados. Mesmo que tenha uma "mente de elefante", em algum momento a
liderança pode deixar de mencionar um fato importante e que não pode ser deixado
para depois.
4 - Se no decorrer da semana, alguma informação importante
deve ser repassada aos colaboradores, o gestor não deve esperar. É aconselhável
que se faça uma reunião "extra". Isso pode evitar, por exemplo, que um rumor
sobre demissão em massa tome proporções que fertilizem a imaginação das pessoas
e as deixem preocupadas.
5 - Lembre-se que comunicação pede um fluxo de informações.
Ou seja, não é suficiente apenas repassar um dado, um acontecimento. É preciso
abrir espaço para que os funcionários possam tirar dúvidas e apresentar
sugestões. Afinal, eles fazem parte da organização e como tal, merecem o direito
serem ouvidos.
6 - Durante a reunião com a equipe, é interessante que as
informações mais relevantes sejam anotadas e, posteriormente, registradas. Essa
"Ata" poderá ser distribuída no mural do departamento ou através do e-mail
corporativo. Caso algum funcionário não tenha comparecido ao encontro, ele
também ficará ciente do que foi mencionado, debatido ou analisado na sua
ausência.
7 - Caso alguma questão seja apresentada por um colaborador
e o gestor não tenha a resposta exata naquele momento, deve-se averiguar e dar
um feedback não apenas a quem fez a pergunta, mas também aos demais
profissionais.
8 - Mantenha-se disposto a dar mais informações aos membros
de sua equipe. Algumas pessoas podem ficar inibidas para apresentar dúvidas,
fazer questionamentos diante dos colegas.
9 - Se um membro da sua equipe procurá-lo para tirar alguma
dúvida ou mesmo quiser conversar sobre alguma "novidade" que circula pelos
corredores da empresa, não hesite em ouvi-lo. Mesmo que naquele momento a
liderança esteja resolvendo algum assunto que não pode "esperar", deve-se pedir
ao colaborador que volte em algum outro horário. Mas, nunca se deve mostrar ar
de desdém, pelo contrário. Pois se isso ocorrer, dificilmente aquela pessoa
recorrerá novamente à sua liderança.
10 - Quando a organização oferece canais de comunicação
formais como impressos, e-mail corporativo ou intranet, por exemplo, a liderança
deve aproveitar esses recursos e estimular que os membros da sua equipe leiam o
conteúdo divulgado. Essa é uma forma de disseminar informações com total
credibilidade.